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Digitale Akte

Immer alles im Blick

Mit DocuScan erleben Sie eine effiziente und elektronische Aktenführung statt analoger Aktenberge. Das bedeutet mehr Leistung durch mehr Überblick!

Digitale Akte - E-Akte

Zentrale Archivierung verschiedenster Medien

Im Geschäftsalltag begegnen Ihnen unterschiedlichste Medientypen an dezentralen Orten – ob Faxe, Zeichnungen oder andere Papiere, E-Mails, Office-Dateien etc.: Alle wollen archiviert werden. Mithilfe unserer Digitalen Akte können Sie all diese unterschiedlichen Objekte zu einem ganzheitlichen Vorgang zusammenfassen. Der Medienbruch wird überwunden und eine uneingeschränkte Verknüpfung sämtlicher Daten und Prozesse wird möglich, während diese Hochsicherheitslösung den besseren Schutz Ihrer Dokumente garantiert.

Ihre Vorteile im Überblick:

  • Effizienz

    Effizienz

    Der zentrale Informationspool erhöht die Produktivität Ihrer Mitarbeiter um ein vielfaches. Auf lange Sicht steigert dies außerdem die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden und maximiert Ihre Gewinne.

  • Verfügbarkeit

    Verfügbarkeit

    Such- und Transportzeiten werden verkürzt und ein Mehrfachzugriff sowie die geographische Unabhängigkeit bei der Bereitstellung von Dokumenten ermöglicht. Mehrere Standorte können so beispielsweise optimiert zusammenarbeiten.

  • Einfachheit

    Einfachheit

    Eine integrierte Verarbeitung knüpft an gewohnte Anwendungen und bestehende Prozesse an, sodass die Nutzungshürde gering bleibt und die Integration keine Umgewöhnung des Nutzers erfordert.

Vorteile gegenüber Papierarchiven

Die dezentrale Speicherung der verschiedenen Information in Papierform wird grundlegend effektiver und zentral realisiert.

Mehrere Benutzer können nun von unterschiedlichen Orten, gleichzeitig - schnell und unkompliziert auf die Dokumente zugreifen. Parallel sinkt der Platzbedarf für das Archiv drastisch. Die Integration in firmenweite Informationssysteme ermöglicht die Anreicherung der Dokumente durch zusätzliche Informationen, ob datenbankgestützt, per Volltextanalyse oder durch Annotationen, während die Unveränderbarkeit der Dokumente dennoch gewährleistet wird. Das Erfüllen von Aufbewahrungs- und Löschpflichten im Sinne der Revisionssicherheit wird realisierbar.

Einsatzsbeispiele

Digitale Bauakte – Alle relevanten Dokumente zu einem Bauprojekt/ Vorhaben wie Pläne, Gutachten, Genehmigungen, Vorschriften oder sonstige Dokumente werden spezifisch zu einem Bauvorhaben zusammengefasst und stehen elektronisch jederzeit und überall vollständig zur Verfügung, auch auf der Baustelle.

Digitale Personalakte - Von der Bewerbung, dem Anstellungsvertrag, dem Urlaubsantrag oder dem Krankenschein, bis hin zur Gehaltsabrechnung stehen Ihnen alle Dokumente Mitarbeiterbezogen im Zugriff. Durch den vielfältigen Zugriffsschutz sind alle Dokumente absolut sicher und vertraulich gespeichert.

Die Einkaufsakte – Anfragen, Angebote, Bestellungen Auftragsbestätigungen und Lieferscheine sowie Rechnungen und ggf. Reklamationsschreiben stehen zusammen mit Verträgen, Preisvereinbarungen oder Kontingentinformationen jederzeit übersichtlich und vergleichbar auf Knopfdruck zur Verfügung. Hierdurch werden Verhandlungen effektiver, Beschaffungszyklen verkürzt und Ihre Mitarbeiter wesentlich entlastet.

Diese Vorteile lassen sich natürlich auf jede Art von, heute häufig noch rein in Papierform gehaltener Akten anwenden wie z.B. die Bürgerakte, Steuerakte, Verkaufsakte, Kundenakte, Lieferantenakte, Mandantenakte, Vertragsakte, Projektakte, Geschäftspartnerakte usw.

Anwendungsbeispiele:

  • Check-in/Check-out-Funktion

    → Schützen Sie Ihre Dokumente vor gleichzeitigen Zugriffen und Änderungen durch die Benutzer.

  • Versionsverwaltung und Logging / Protokollierung

    → Bei Änderungen können automatisch neue Versionen des Dokuments erzeugt und gespeichert werden, was jede Änderung nachvollziehbar macht. Jeder Zugriff auf Dokumente aber auch Systemänderungen werden automatisch protokolliert und so lückenlos dokumentiert.

  • Universelle Anzeige

    → Der universelle Bildbetrachter erlaubt es neben allen gängigen Bild-Formaten wie z.B. PDF, PDF/a, TIF, JPG usw. auch andere häufig verwendete Dateiformate wie Microsoft Office Dateien XLS, DOC, MSG aber auch DXF, ohne weitere Software direkt im Browser anzuzeigen. Durch die integrierten Management Werkzeuge lassen sich diese Formate einheitlich direkt im Browser Annotieren, Drucken, per E-Mail versenden oder als PDF herunterladen, was die Bearbeitung deutlich vereinfacht.

Zufriedene Kunden

Hier finden Sie eine Auswahl unserer Kunden, die unter anderem die Vorteile der Digitalen Akte für sich entdeckt haben.

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