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erneut erfolgreich in 2016

DocuWare - Dokumentenmanagement

Modernes Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management

DocuWare ist eine umfassende Dokumentenmanagement-Software, die sich an Ihrer Arbeitsweise und an den Anforderungen Ihres Unternehmens orientiert. Sie haben damit immer alle Dokumente sofort im Zugriff – personalisiert und individuell.

Schon mit der Basislösung erzielen Sie von Anfang an eine höhere Arbeitseffizienz und Produktivitätssteigerungen. Das Grundprinzip von DocuWare basiert auf der gewohnten Büroumgebung und den bekannten Vorgehensweisen Ihrer Mitarbeiter und wird dadurch besonders gut durch Ihre Mitarbeiter angenommen. Ressourcen und Kosten sparen Sie so ab der ersten Minute.

Ihre Vorteile im Überblick:

  • Vorsprung durch DMS

    Vorsprung durch DMS

    Mit DocuWare ist ein müheloses Informationsmanagement über einen langen Zeitraum gewährleistet – eine solche Langzeitarchivierung sichert Sie dauerhaft ab.

  • Compliance

    Compliance

    DocuWare gewährleistet die Umsetzung der Compliance, die nicht nur den rechtlichen Vorschriften zur Archivierung, zum Datenschutz und zur Revisionssicherheit entspricht, sondern auch hilft, behördliche und branchenspezifische Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten zu erfüllen.

  • Integration

    Integration

    Die einfache Integration von DocuWare in bestehende ERP-, CRM- oder Warenwirtschafts-Systeme sowie andere bestehende Anwendungen erfolgt über Standard-Schnittstellen oder zertifizierte Connectoren und ermöglicht so die direkte Ablage und den direkten Aufruf von Dokumenten aus Ihrem gewohnten Umfeld.

  • Effizienz

    Effizienz

    Durch die Digitalisierung analoger Prozesse geschehen diese automatisiert und unvergleichlich schneller. Dadurch wird der Fehlerquotient minimiert, zudem entstehen Zeitpuffer, die Ihre Mitarbeiter für neue Aufgaben nutzen können.

  • Übersichtlichkeit sämtlicher Prozesse

    Übersichtlichkeit sämtlicher Prozesse

    Die einheitliche Archivierung mittels DocuWare schafft eine zentrale Dokumenten-Infrastruktur, zudem wird ersichtlich, wer wann Zugriff auf welche Dokumente hat. Transparenz wird also zur Selbstverständlichkeit - kein Dokument bleibt mehr liegen, wird fehlgeleitet oder verschwindet.

Warum DocuWare?

Wenn Sie sich für DocuWare entscheiden, sind Sie auf der sicheren Seite: Wir fühlen uns leidenschaftlich verpflichtet, Ihnen alle Vorteile des elektronischen Dokumenten-Managements zu bieten und Ihre geschäftskritischen Dokumente vor Verlust, Beschädigung und dem Zugriff Dritter zu schützen. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung erhalten Sie von uns die sicherste Lösung zur Verwaltung Ihrer Dokumente. Über 14.000 Unternehmen weltweit sind der gleichen Meinung: Manuelle und sich wiederholende Ablage- und Archivierungstätigkeiten werden automatisiert und Mitarbeiter können sich vollständig auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Das Besondere

Im Bereich Innovationen ist DocuWare führend. Selbstlernende Lösungen wie z.B. Intelligent Indexing, das mit Hilfe von Crowdlearning besonders zuverlässig und kostengünstig Rechnungsdaten vollautomatisch von Papierbelegen liest, ist nur eine der Bahnbrechenden Entwicklungen von DocuWare. Diverse Zertifizierungen durch Soft- und Hardwarehersteller belegen die nahtlose Integrationsfähigkeit von DocuWare in Fremdapplikationen. Diese 360° Integration bezieht bestehende Anwendungen und Prozesse mit ein und optimiert diese, ohne dass sich der User umgewöhnen muss. Es werden dadurch Ausfallzeiten vermieden, wodurch die Benutzerakzeptanz entsprechend hoch ist. DocuWare erfüllt zudem alle Anforderungen an eine revisionssichere Langzeitarchivierung nach dem Handelsgesetzbuch (HGB), spezifisch der Abgabenordnung (AO), sowie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)– die Überprüfung der Software erfolgt hinsichtlich Ordnungsmäßigkeit und Revisionssicherheit regelmäßig durch unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaften.

Einstieg

Durch die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems halten Sie Ihre Kosten unter Kontrolle und verbessern Ihre Effizienz erheblich.

Um diese Ziele mit elektronischem Dokumenten-Management zu erreichen, ist die richtige Planung im Vorfeld wichtig.

  1. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir ein Konzept – ganz an Ihre individuellen Anforderungen angepasst. Hier können Sie sich bereits ein Bild von einer phasenweisen Einführung eines DMS machen. Wir stehen Ihnen dabei in allen Phasen zur Seite: Von der Bestandsaufnahme über die Planung bis hin zur Implementierung und Schulung.
  2. In der Orientierung werden Abteilungen, Dokumentarten und Vorgänge ermittelt, die am meisten durch DocuWare profitieren können.
  3. Die Präsentation erfolgt in Ihrem Unternehmen als Demonstration für Anwender, IT-Personal und Entscheider.
  4. Ein Lösungsworkshop bietet die Möglichkeit zur Ausarbeitung der konkreten Anforderungen.
  5. Das Angebot erstellen wir basiert auf den zuvor erarbeiteten Punkten.
  6. Die Einrichtung und gemeinsame Einführung des DMS erfolgt genau wie die Schulung ohne Unterbrechung des Geschäftsalltages.

Anwendungsbeispiele:

  • Archivieren Sie während des Druckvorgangs

    → Das Auslesen der Ablagekriterien erfolgt automatisch beim Ausdruck

  • Fügen Sie Markups, Kommentare und elektronischen Stempel hinzu

    → Anmerkungen können zentral für alle sichtbar und entsprechend der Berechtigung gesetzt werden

  • Stellen Sie um auf elektronische Rechnungen

    → Minimieren Sie Versand- und Empfangskosten und archivieren sie gemäß GoBD, die volle Unterstützung des ZUGFeRD Standards macht dies besonders einfach

  • Ordnung durch datenbankgestütztes Archivieren

    → Die Kategorisierung, Indexierung und Ablage erfolgt vollautomatisch in durch Sie festgelegte Strukturen

  • Intelligent Indexing

    → Automatische Erkennung der Metadaten durch lernfähige und einzigartige Erkennungsfunktion – profitieren Sie von der Arbeit anderer

  • Administration und Bedienbarkeit

    → Eine zentrale Administration, modulare Erweiterbarkeit und die browserbasierten Oberflächen machen DocuWare bei gleicher oder sogar mehr Funktionalität wie Client/Server-Anwendungen vergleichsweise kostengünstig

Zufriedene Kunden

Hier finden Sie eine Auswahl unserer Kunden, die unsere Software-Lösungen für Dokumentenmanagement bereits nutzen – unter anderem auch mit einer DMS-Lösung nach Maß von DocuWare.

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