newsletter

Emailarchivierung

Sicher und zentral

Profitieren Sie durch die rechtkonforme Archivierung aller relevanten Korrespondenzen und Anhänge. Immer und überall verfügbar.

E-Mail Management und Archivierung

revisionssicher und gesetzeskonform

Der Einsatz von E-Mails im Geschäftsalltag bringt Vorteile wie schnelle Reaktionszeiten und umfassenden Informationsaustausch mit sich. Für Ihr Unternehmen bedeutet dies allerdings auch, dass diese geschäftsrelevanten Daten wichtige analoge Unterlagen ersetzen und somit die Basis Ihrer Geschäftsprozesse bilden – rechtlich werden diese Daten also im Originalformat aufbewahrungspflichtig.
Dem hohen Stellenwert dieser Daten entsprechend braucht es an dieser Stelle individuelle, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Archivierungslösungen, die die Inhalte Ihrer E-Mails gemeinsam mit anderen Dokumentenarten in einem zentralen Archiv zusammenführen und damit besagte Geschäftsprozesse vollständig abbilden.

Ihre Vorteile im Überblick:

  • Automatische serverbasierte Archivierung

    Automatische serverbasierte Archivierung

    Die Zuordnung der Inhalte (beispielsweise zu passenden Rechnungen, Projekten, Kunden und Lieferanten) erfolgt nach durch Sie festgelegten Parametern.

  • Zentrale Ablage und Datensicherung aller E-Mails

    Zentrale Ablage und Datensicherung aller E-Mails

    Alle Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung haben zentralen Zugriff auf alle E-Mails.

  • Serverentlastung und Compliance

    Compliance und
    Serverentlastung

    Erfüllung und Einhaltung der gesetzlichen Anforderung an die Archivierung der elektronischen Geschäftsbelege bei gleichzeitiger Entlastung der Mailsysteme

Gesetzliche Anforderungen erfüllen

Als Geschäftsbelege unterliegen auch E-Mails gesetzlichen Aufbewahrungsvorgaben. E-Mails müssen im Originalzustand, also unverändert, elektronisch aufbewahrt werden und bei Bedarf wieder auffindbar sein. Mit den Lösungswerkzeugen von DocuWare zur Archivierung von Emails bedienen Sie alle namhaften Emailsysteme wie Microsoft Outlook bzw. Exchange Server, IBM Lotus Notes oder den David Server von Tobit und können so diese gesetzlichen Anforderungen vollständig erfüllen.

Effizienz der Geschäftsprozesse steigern

Neben den Aufbewahrungspflichten ergeben sich allerdings noch weitere neue Anforderungen, um E-Mails bestmöglich in Ihre Geschäftsabläufe zu integrieren.
Für die Effizienz Ihrer Abläufe ist ein einheitlicher Umgang mit Dokumenten wichtig. Oftmals macht es noch einen großen organisatorischen Unterschied, auf welchem Wege beispielsweise eine Rechnung in Ihrem Unternehmen eintrifft, sodass per E-Mail versandte Rechnungen zunächst ausgedruckt und dann postalisch weitergeleitet werden – die vorher durch den elektronischen Versand geschaffene Zeitersparnis geht verloren.
Da an dieser Stelle ein enormes Optimierungspotential hinsichtlich Zeit und Ressourcen besteht, geben wir diesem Punkt eine ähnlich hohe Priorität wie der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.

Anwendungsbeispiele:

  • Einfache Zuordnung zu Vorgängen

    → Interne Organisationsanweisungen legen fest, welche E-Mails zu archivieren sind. Durch individuelle Ablage-Dialoge werden Ihre Mitarbeiter dann angehalten, die E-Mails mit weiteren Informationen zu ergänzen und diese entsprechend Geschäftspartnern, Vorgängen oder Prozessen zuzuweisen. Eine ordnerähnliche Struktur hilft hier, die E-Mails per Maus in gewohnten Strukturen abzulegen, woraufhin die automatische Ablage ins Archiv erfolgt.

  • Automatische und vollständige Compliance-gerechte Archivierung

    → E-Mails werden regelbasiert und vollautomatisch aus dem Postfach des Nutzers heraus archiviert. An dieser Stelle helfen unterschiedliche Profile dabei, das Verhalten der E-Mails nach der erfolgreichen Archivierung zu bestimmen – Löschung, Integration von Verlinkungen in Anlagen oder auch die Bereinigung speicherintensiver Inhalte sind hier Optionen.

  • Erhebliche Einsparung durch elektronischen Rechnungsversand

    → Rechnungen lassen sich automatisch als elektronisches Dokument ausgeben, in welchem die Rechnungsdaten gemäß des neuen ZUGFeRD-Standards eingebettet sind, und werden automatisch an Ihre Kunden gesendet. Kosten, die sonst durch Druck, Sortierung, Verpackung und Porto anfallen, können Sie nun durch diesen automatischen und rechtskonformen Versand einsparen.

Zufriedene Kunden

Hier finden Sie eine Auswahl unserer Kunden, die unsere Software-Lösungen für Dokumentenmanagement bereits nutzen – unter anderem auch in der E-Mail-Archivierung.

Information

Information

Sie möchten mehr Infomaterial per Email oder Briefpost zugesendet bekommen?

Info anfordern >
OnlineDemo

OnlineDemo

Sie möchten kostenlos und unverbindlich unser System im Live-Betrieb sehen?

Demo ansehen >
ProzessScan

ProzessScan

Der kostenlose Prozessscan ist der ideale Weg unsere Vorteile kennenzulernen.

Mehr erfahren >