Kosten senken und Liquidität steigern durch schnellere Prozesse

Kaufmännische Abteilungen sind das Haupteinsatzgebiet von DocuWare. Um Dokumentations- und Nachweispflichten nachzukommen, ist der Einsatz eines elektronischen Archivs unumgänglich.
Weitere Vorteile: Deutlich geringere Recherchearbeit, große Platzersparnis, höhere Skontoerlöse und beschleunigte Zahlungseingänge.

Im Rechnungswesen fallen aufgrund wirtschaftlicher und gesetzlicher Anforderungen große Mengen an aufbewahrungspflichtigen Dokumenten an. Die systematische Ablage der Unterlagen ohne ein Dokumentenmanagement-System (DMS) kostet viel Zeit und viel Platz. Auch die Recherche nach Dokumenten ist oft sehr zeitraubend, wenn Belege ausgelagert oder falsch eingeordnet sind.

Gesetzliche Anforderungen

- GoB - Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Vollständigkeit, Zeitgerechtigkeit, Nachprüfbarkeit und die Maxime „Keine Buchung ohne Beleg" sind das tägliche Brot jeder kaufmännischen Abteilung.

Debitorenbuchhaltung

Vom Rechnungsausgang über die Mahnung bis hin zum Geldeingang ist es oft ein langer Weg. Immer wieder tauchen zahlreiche Fragen auf, bevor ein Kunde seine Lieferung bezahlt.

Nutzen durch DocuWare

Wenn alle relevanten Dokumente in einem zentralen Dokumenten-Pool liegen, Fragen sofort geklärt und Belegkopien per Mausklick gesendet werden können, steht einem zeitgerechten Zahlungseingang nichts mehr im Weg. Die Abwehr von Gewährleistungsansprüchen sowie eine bessere Kontrolle und Zusammenarbeit der dezentralen operativen Einheiten sind geldwerte Vorteile. Durch den geringeren Rechercheaufwand haben Mitarbeiter mehr Zeit für Kernaufgaben. Motivation und Zufriedenheit steigen deutlich.