Auslagerung von Archiven inklusive

DocuWare REQUEST speichert beliebige Archivdokumente inklusive komfortabler Such- und Anzeigefunktion auf externen Medien wie DVD, Festplatte oder USB-Stick. So machen Sie Ihre Archive mobil - und sichern sie parallel langfristig.

Mit DocuWare REQUEST stellen Sie Ihre kompletten DocuWare-Archive oder ausgewählte Dokumente auf DVD bereit. So bieten Sie Ihren Mitarbeitern, Partnern und Kunden einen universellen Wissenspool, ohne dass diese über eine DocuWare-Installation verfügen. Um die Dokumente an einem Rechner anzuzeigen, muss keine Software installiert sein.

Dennoch stehen dem Benutzer die aus DocuWare bekannten, komfortablen Such- und Anzeigefunktionen auf DVD zur Verfügung. Selbst eine Volltextsuche in den Dokumenten ist möglich. Der REQUEST-Client zeigt alle gängigen Dateiformate an, auch wenn das zugehörige Fremdprogramm nicht installiert ist. Eine REQUEST-DVD bietet auch nach Jahren systemunabhängigen Zugriff auf die DocuWare-Archive.

Mit DocuWare REQUEST lassen sich zudem Archive oder ausgewählte Dokumente eines DocuWare-Systems von DVD oder externer Festplatte in andere DocuWare-Installationen importieren und allen Clients zur Verfügung stellen. Sie bieten so Mitarbeitern verteilter Standorte den Zugriff auf zentrale Archive - auch ohne Onlineverbindung und ohne Archivsynchronisation.

Beispiele

Aufgrund der unterschiedlichen Einstellungsmöglichkeiten von DocuWare-REQUEST unterstützt Sie die Lösung in vielfacher Hinsicht:

Beispiel: Informationen verteilen Vertriebsmitarbeiter

Aufgrund der Filterfunktionen können Sie für einen Vertriebsmitarbeiter jeweils eine persönliche DVD erstellen, die nur die Dokumente des jeweiligen Vertriebsgebiets enthält: Seine Leads, seine Angebote, seine Abschlüsse, seine Rechnungen und alle weiteren vertriebsrelevanten Dokumente.

Beispiel: Technischer Kundendienst

Mit REQUEST statten Sie alle Mitarbeiter des Reparaturdienstes mit einer DVD aus, auf der alle Handbücher, Pläne und Ersatzteillisten der technischen Geräte im Zugriff stehen. Der Techniker hat so alle notwendigen Dokumentationen vor Ort beim Kunden immer bereit, er muss nicht in der Zentrale um Informationen nachfragen. Mit seiner persönlichen DVD ist jeder Mitarbeiter unterwegs immer auf dem neuesten Stand und hat Zugriff auf alle wichtigen Dokumente – auch wenn gerade kein Internet zur Verfügung steht.
Ob Vertriebsdokumente oder Unterlagen des technischen Kundendienstes - die Datensammlung lässt sich regelmäßig automatisch ohne Zutun - oder bei Bedarf auf Anforderung - leicht aktualisieren.

Beispiel: Steuerberatungsbüro

Ein Steuerberatungsbüro, das für seine Kunden die Buchhaltung erledigt, liefert mittels REQUEST in regelmäßigen Abständen sämtliche Belege auf DVD an seine Mandanten. Die DVDs werden beispielsweise Monat für Monat automatisch mit den jeweils aktuellen Unterlagen des Mandanten erstellt und anstelle von Aktenordnern ausgeliefert.

Beispiel: Unterlagen an Dienstleister

Auch lassen sich über REQUEST leicht und schnell Daten an Dienstleister weiterleiten: So ist es beispielsweise ein Leichtes, alle Steuerunterlagen gesammelt auf einer DVD an den Wirtschaftsprüfer zu liefern. Auf der DVD sind alle Rechnungen, Lieferscheine und sonstige steuerrelevanten Belege enthalten.

Beispiel: Scan-Dienstleistungen

Mit REQUEST lassen sich auch umfangreiche Scanprojekte leicht und effektiv verwalten. Dokumente lassen sich scannen, indexieren und mittels eines umfangreichen Medienmanagements gezielt verteilt auf CDs oder DVDs brennen. Liefert beispielsweise ein Dienstleister gescannte kaufmännische Belege oder Akten regelmäßig an einen Kunden aus, so brennt er immer nur die neu hinzugekommen Dokumente sowie die aktualisierte Datenbank auf eine DVD (oder auf so viele Medien, wie entsprechend der neuen Menge an Daten erforderlich sind). Die Datenbank, die der Dienstleister jedesmal mit ausliefert, wenn das Projekt wieder angewachsen ist, enthält dabei immer die Informationen zu allen Dokumenten, auch zu den Dokumenten auf den früher gelieferten Medien. Die früher gelieferten Medien ergänzen daher die aktuelle Lieferung. Das Verwalten der Projekte auf diese Art und Weise ist sehr einfach, da REQUEST weiß, welche Dokumente neu sind, und diese automatisch mit der aktuellen Datenbank auf die neue DVD brennt. Durch die Einbindung eines DVD-Produktionssystems können mehrere Jobs automatisch abgearbeitet und die Daten beispielsweise nachts gebrannt werden.

Beispiel Langzeitarchivierung

Mit REQUEST ist die langfristige Aufbewahrung von gesetzesrelevanten und für das Unternehmen wichtigen Dokumenten in jedem Fall gesichert. Der Zugriff auf die Informationen ist auch dann noch möglich, wenn das System, in dem ein Dokument, beispielsweise eine Rechnung, erstellt wurde, im Unternehmen längst nicht mehr vorhanden und womöglich gar nicht mehr lieferbar ist. Da REQUEST Such- und Anzeigefunktionen auf CD/DVD gleich mitliefert, ist ein systemunabhängiger Zugang zu den wichtigen Informationen gewährleistet. DocuWare muss nicht installiert sein, es reicht das Speichermedium, um die Informationen zu finden und anzuzeigen. Eine tägliche Sicherung der einmal auf CD/DVD gebrannten Daten entfällt, da die Dokumente unveränderbar auf diesen Langzeitmedien gespeichert und geschützt sind. Um die Daten vor äußeren Einflüssen, wie Feuer und Wasser, zu schützen, kann man sie an einem sicheren Ort wie beispielsweise in einem Tresor aufbewahren.

Beispiel: Backup

Mit DocuWare REQUEST sichern Sie Ihre Daten automatisch in regelmäßigen Abständen. Das Modul ermög-licht eine automatische Aktualisierung der Daten in Verbindung mit einer Terminierung. Daher ist es ein Kinderspiel, die DocuWare-Archive je nach Dokumentaufkommen jeden Abend, jede Woche oder in einem anderen Zeitraum - ohne manuelles Zutun - in das Dateiverzeichnis zu exportieren und anschließend zu brennen oder auf einer externen Festplatte zu sichern. Die Datensicherung über REQUEST hat den bestechenden Vorteil, dass im Notfall die Informationen (bis auf die zuletzt gespeicherten) weiterhin sofort im Lesezugriff stehen – noch bevor das IT-System wiederhergestellt ist. Wichtige Informationen stehen damit im Zugriff, und die Business Continuity ist gewährleistet.