Revisionssicherheit und Langzeitarchivierung für SharePoint

CONNECT to SharePoint verbindet Microsoft Office SharePoint mit dem Dokumentenmanagement-System DocuWare. SharePoint- Anwender gewinnen eine ideale Lösung, um Dokumente direkt aus SharePoint zu archivieren und ihre Bibliotheken zu entlasten.

Microsoft SharePoint Server (MSS) bündelt und verwaltet Unternehmenswissen über webbasierte Portal-Lösungen: Kollegen arbeiten gemeinsam an Dokumenten, veröffentlichen Informationen, recherchieren nach relevanten Daten, tauschen Know-how und Unterlagen aus. Permanent entstehen neue Inhalte, Dokumente und Versionen. Das Datenvolumen wächst unentwegt.

Performance optimieren und Rechtssicherheit realisieren

Wer die Leistungsfähigkeit seiner SharePoint-Umgebung stabil erhalten will, muss Daten auslagern. Neben dem Wunsch nach lückenloser und übersichtlicher Dokumentation gilt es dabei, gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Gleichzeitig müssen Datenschutzbestimmungen befolgt und Sicherheitsmaßnahmen gewahrt werden. Schnell wird klar: Die Anbindung kompetenter Archivfunktionen ist für SharePoint-Anwender immens wichtig: einerseits, um die SharePoint- Performance zu stabilisieren und Datensicherheit zu gewährleisten. Andererseits, um vielfältigen Compliance- Anforderungen Folge zu leisten.

Auf der sicheren Seite mit DocuWare

DocuWare ist auf die Langzeitarchivierung wichtiger Unternehmensdaten spezialisiert und verwaltet problemlos mehrere Milliarden Dokumente in einem zentralen Dokumentenpool. DocuWare erfüllt rechtliche Anforderungen mühelos und garantiert Revisi- onssicherheit. Alle Informationen sind dauerhaft verfügbar und können über komfortable Suchfunktionen schnell und einfach recherchiert und weiterbearbeitet werden. Je nach Konfiguration löscht DocuWare Daten nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist automatisch. Auch gelingt es problemlos, Dokumente gebündelt und mit Suchfunktion auf CD zu speichern und sie so etwa Kunden oder externen Prüfern zur Verfügung zu stellen. Alle diese Vorteile stehen über CONNECT to SharePoint auch den SharePoint-Anwendern zur Verfügung.

SharePoint und DocuWare — ein starkes Team

SharePoint und DocuWare miteinander zu kombinieren, funktioniert ganz einfach: Der Web Client von DocuWare wird in SharePoint in einem Web Part von SharePoint angezeigt; in diesem Web Part wird ein Link zur Web-Client- Web-Instanz registriert.
Das DocuWare-Zusatzmodul CONNECT to SharePoint ermöglicht zudem die reibungslose, standardmäßige Verknüpfung von SharePoint und DocuWare. CONNECT to SharePoint gewährleistet ein ideales Zusammenspiel der beiden Systeme für die Ablage und Suche direkt aus SharePoint. Auch bei Microsoft Updates sind keine zeitaufwändigen Anpassungen nötig. Ein großer Vorteil: CONNECT to SharePoint unterstützt Single Sign-on: Ein Anwender greift nach seinem erfolgreichen Login in SharePoint ohne weitere Anmeldung auf DocuWare zu.

In DocuWare archivieren — direkt aus SharePoint

Ein Dokument aus SharePoint in einem DocuWare-Archiv abzulegen ist denkbar unkompliziert: Der „Klick der rechten Maustaste“ über einer Datei in SharePoint öffnet ein Kontextmenü, das dem Anwender die Option „senden an“ anbietet. Diese Funktion kopiert das gewählte Dokument ad hoc im Originalformat in ein DocuWare Archiv. Eine Meldung signalisiert den Erfolg der Ablage.
CONNECT to SharePoint sorgt dafür, dass jedes archivierte SharePoint- Dokument automatisch entsprechende Indexkriterien erhält. Dies garantiert dem Anwender bei einer Recherche über DocuWare-Suchdialoge beste Treffsicherheit.

Archivierte Dokumente finden und anzeigen

Mit CONNECT to SharePoint schließt eine Recherche in SharePoint automa- tisch die Suche in DocuWare-Archiven mit ein. So werden auch bereits archi- vierte SharePoint-Dokumente bei jeder Suche berücksichtigt. Für perfekte Übersicht sorgt ein eigener Ergebnisbereich, der die Treffer aus den DocuWare-Archi- ven separat anzeigt. Mit nur einem Klick öffnet der Anwender die Dokumente direkt aus der SharePoint-Applikation.

Erweiterte Suche in SharePoint

DocuWare ergänzt die SharePoint- Recherche um einen hochwertigen Dokumentenpool: Denn DocuWare ver- wahrt Dokumente jeglicher Art und aus unterschiedlichen Quellen. Zum Beispiel COLD-Massendaten aus ERP-Systemen oder eingescannte, digital archivierte Dokumente, wie Eingangsrechnungen. Unabhängig von Applikation und Technologie stellt DocuWare alle Doku- mente einheitlich im zentralen Dokumentenpool bereit.