der Klassiker im Bereich Workflow

Die Freigabe von Eingangsrechnungen ist Voraussetzung für effizientes Cash-Management, insbesondere für die Wahrung von Skontofristen.

Der meist von Papierdokumenten gesteuerte Prozesse wird durch Abwesenheit von Verantwortlichen oder Fehlleitung der Belege oft behindert. Mitarbeiter verbringen kostbare Zeit mit Nachverfolgung und halten Zahlungstermine nicht ein.

Probleme

• Abgleich mit dem Bestellwesen und Einkauf
• formelle Rechnungsprüfung (9 Pflichtangaben z.B. Lieferdatum, Umsatzsteuer-Konformität)
• Mehrfachprüfung der Einzelposten und des Netto-, MwSt- und Gesamtbetrags
• Prüfung der Menge gegen Wareneingangsbelege (Lieferscheine)
• Rahmenvereinbarungen und Sonderkonditionen
• Unkontrollierter Rechungskontroll- und Freigabeprozess
• Fotokopieren von Rechnungen und Mehrfachablage in unterschiedlichen Abteilungen
• Dokumente bleiben liegen, sind nicht auffindbar oder verschinden gar
• Skonto-Verluste durch lange Durchlaufzeiten
• teilweise Doppelbezahlungen von Rechnungen
• Manuelle Überprüfung von Zahlungskonditionen

Lösung

Alle Rechnungen und dazugehörigen Dokumente im Überblick

Im Zuge der Rechnungsprüfung werden zusätzlich zu der eigentlichen Rechnung oft auch weitere Informationen wie Wareneingangs Dokumente, Bestellungen aber auch globale Rahmenvereinbarungen oder Lieferantenverträge benötigt. Alle benötigten Belege werden automatisch innerhalb der Prüfung in einer Oberfläche bereit gestelle, so dass ein Wechsel in andere System entfällt.

integrierter Benachrichtigungsdienst

Alle am Workflow / Prozess Beteiligten Mitarbeiter können auf Wunsch per E-Mail eine Benachrichtigung erhalten, in dem Sie zum Einen Informationen über den anstehenden Schritt erhalten und zum Anderen direkt mit einem Hyperlink in den Prozessschritt und den dazugehörigen Dialog gelangen. Das Format der Benachrichtigungen lässt sich individuell gestalten.

Stellvertreterfunktion

Jeder Benutzer kann für jede Rolle, in der er Mitglied ist, einen Vertreter wählen. Dieser kann jederzeit aktiviert werden, um die Aufgaben des Benutzers während dessen Abwesenheit auszuführen. Es ist also möglich, für verschiedene Aufgaben unterschiedliche Vertreter zu wählen.

Eskalationsstrategien

JobRouter bietet Funktionalitäten zum Definieren von Zeitüberschreitungen von Workflowschritten. D.h. für jeden Vorgangsschritt kann eine bestimmte Anzahl von Tagen hinterlegt werden, in der der Schritt bearbeitet werden muss. Wird diese Zeit überschritten wird automatisch eine „Erinnerungs“-E-Mail an einen frei definierbaren Empfänger versendet mit der Information über den eskalierten Vorgangsschritt.

Wiedervorlage

JobRouter bietet die Möglichkeit Vorgangsschritte für eine bestimmte Zeit zurückzustellen und anschließend zur Wiedervorlage erneut zu aktivieren. Die Benutzer können beim Bearbeiten eines Schrittes den Vorgang zur Wiedervorlage zurückstellen. Die Zeit bis zur Wiedervorlage ist frei wählbar und kann in Minuten, Stunden oder Tagen, aber auch durch Eingabe eines Wiedervorlagedatums definiert werden. Zusätzlich kann die Wiedervorlage auch automatisch in den JobRouter-Regeln für Schritte aktiviert werden, wenn diese erst zu einer bestimmten Zeit aktiviert werden sollen.