Endlich alles elektronisch verteilen können

Als Poststelle wird eine Einrichtung in Unternehmen und Organisationen bezeichnet, die für die Erledigung der Post zuständig ist. Die Poststelle gehört zum internen Service eines Unternehmens und hat zur Aufgabe, die geschäftlichen Kernprozesse zu unterstützen. Die Aufgaben einer Poststelle gliedern sich in drei Bereiche: Posteingang, Postverteilung und Postausgang.

Probleme

• Mehrfachkopien und Redundazen im Zuge der Verteilung
• Dokumente bleiben liegen, werden falsch verteilt oder verschwinden
• Ablaufprozesse sind häufig nicht klar definiert
• umständliches Transportwesen durch Postfächer
• großer Raumbedarf und Sachmittelkosten
• Mehrfachzugriff bei papiergebundenen Informationen nicht möglich
• automatische Klassifizierung und Auswertung fehlt

Lösung

• Alle Informatinen werden digitalisiert
• Auch Faxe, E-Mails und binäre Dateien können dem Prozess zugefügt werden
• Hinterlegbare Verteilungsregeln befüllen die elektronischen Eingangspostfächer
• uneingeschränkte Weiterleitung an andere Stellen einfach möglich
• Alle Berechtigten haben gleichzeitigen Zugriff auf das selbe Dokument
• automatische Übergabe bestimmter Dokumententypen an weitere Workflows
• Bearbeitung auch vom Homeoffice oder externen Arbeitsplätze möglich

Fazit

elektronische Posteingangsverarbeitung sind typische Beispiele für Workflowanwendungen im Zuge der Optimierung und Verbesserung der Arbeitsabläufe . Sie ermöglichen eine starke Verbesserung gegenüber der konventionellen Postverarbeitung. Ihre Einführung erfordert zwar Veränderungen in der Organisation, große Chancen und Verschlankungen erhöhen aber die Qualität der erbrachten Dienstleistung.