Ein kleiner Prozess bringt viel Nutzen

In den meisten Unternehmen bedarf der Urlaubsantrag eines Angestellten der Prüfung durch verschiedene Instanzen. Für das Tagesgeschäft benötigte Kapazitäten müssen berücksichtigt, der Resturlaub des Antragsstellers geprüft und Vorgesetzte informiert und um Freigabe gebeten werden.

Nicht selten durchläuft der papiergebundene Antrag dabei mehrere Etappen auch mehrmals bis zuletzt eine Entscheidung fällt und der Urlaub – sofern genehmigt – in ein oder mehreren Verwaltungssystemen gepflegt wird. Unsere, dem jeweiligen Unternehmensumfeld anpassbare Lösung beschleunigt diesen Vorgang und minimiert den Aufwand mit zahlreichen Automatismen und Eingabehilfen. Die Erfassung beschränkt sich auf wenige Angaben und kann bereits im Vorfeld verschiedene Kriterien wie den verfügbaren Resturlaub und eventuelle Sperrzeiten prüfen.

Die Weiterleitung an weitere Instanzen erfolgt automatisch und ohne Zeitverzögerung. Im Anschluss an die Prüfung lassen sich automatisiert Informationen versenden und Verwaltungssysteme mit den Daten befüllen, der Verlauf ist dabei transparent darstell- und jederzeit nachvollziehbar.

Probleme

• unkoordienierte und uneiheitliche papiergebundene Prozesse
• langwierige Freigabe durch viele manuelle Schritte
• Beachtung der rechtlichen Voraussetzungen selten geregelt
• fehlende Transparenz über den Status des Vorgangs
• häufige Rückfragen per Mail oder telefonisch zur Klärung
• Mehrfacherfassung in zum Teil unterschiedlichen Systemen
• Personaldaten aus anderen Systemen nicht nutzbar

Lösung

• zentrale Erfassung aller Anträge durch elektronische Dialoge
• Daten aus allen Systemen zusammenfassbar
• automatische Benachrichtigung der Mitarbeiter bei Zustandsänderng
• Vorgangsübersicht über alle laufenden, eskalierten oder abgeschlossenen Prozesse
• Mehrstufige genehmigungsverfahren auch parallel möglich
• unterschiedliche Ansichte erlauben die Betrachtung auf das Wesentliche