Recruiting mit elektronischer Unterstützung

Die Bearbeitung von Bewerbungen mit ihren unterschiedlichen Herkunftsarten in Form von Papier, Fax, E-Mail und digitaler Dokumente ist eine große Herausforderung im Unternehemen. Bewerbungen müssen verteilt und Bearbeitungsfristen überwacht werden. Reaktionen und automatische Erzeugung von Antwortschreiben per Office oder E-Mail fehlen gänzlich und die Übersichtlichkeit über die laufenden Vorgänge sind ohne elektronik kaum nachvollziehbar.

Jede neu eingehende Berwerbung wird nun im Zuge eines Postverteilungsworkflows klassifiziert und an die zuständigen Mitarbeiter der Fachbereiche weiterglelietet, die eine entsprechende Berwertung vornehmen. Dabei erfolgt eine elektronische Vorsortierung und Prüfung der Unterlagen auf Vollständigkeit. Werden an dieser Stelle schon Bewerbungen abgelehnt, erzeugt das System auf Wunsch direkt ein standardisiertes Ablehneungsschreiben in Form einer Word Datei oder direkt als fertiges E-Mail Element.

Die zuständigen Mitarbeiter werden über jede neu eingegangene Bewerbung dirket per E-Mail informiert und gelangen aus der E-mail heraus per Hyperlink direkt in die erfassten Daten zum Bewerber und die zentral hinterlegten Dokumente. Ein immer wiederkehrendes Nachschauen nach neuen Vorgängen entfällt somit und wird durch den integrierten Benachrichtungsdienst elegant gelöst und führt in der Regel zu wesentlich mehr Zufriedenheit bei der Bearbeitung der Neueingänge. Müssen wietere Personen bei der Enscheidung hinzugezogen werden, sorgen die eingerichteten Unterprozesse für eine sekundenschnelle Verteilung und Prüfung. Alle Aktivitäten bei diesem Entscheidungsprozess können auf Wunsch genau dokumentiert und historisiert werden. Sollten innerhalb der Bearbeitung von Bewerbungen Liegezeiten überschritten werden oder Ausfälle von Kollegen vorkommen, können die eingerichteten Eskalationsmechanismen dafür sorgen, dass Vorgesetzte und Prozessverantwortliche über die Verzögerung informiert werden. Bei unvorhersehbaren Ausfällen ist das elektronische Bewerbermanagement sogar in der Lage gegen die hinterlegten Stellvertreter zu eskalieren.

Positive Entscheidungen und die damit einhergehende Erzeugung der Einladung per Word oder E-Mail und die Mitteilung an die zuständigen Personen im eigenen Hause inklusive der Rückmeldung an den Bewerber geschehen automatisch in vorgegebener Form. Diese Rückmeldungen können aber auch schon mit den Inhalten aus der Prozesssteuerung befüllt werden, so dass der Empfänger immer im Bilde ist um welchen Vorgang es sich handelt. Immer wiederkehrende Rückfragen und interne Kommunikation kann dadurch erheblich vermindert und vereinfacht werden.