Stellen Sie sich folgende Situation vor:

Schuld an den hohen Verwaltungskosten ist das Lizenzmodell des aktuellen Systems: denn für jede einzelne Spesenabrechnung werden teure Lizenzkosten fällig. Neben der anwenderunfreundlichen Benutzeroberfläche, die bei jeder Abrechnung für Erfassung, Genehmigung und Finanzbuchhaltung enorme Zeit in Anspruch nimmt, fordert das System auch noch einen immensen Bearbeitungsaufwand für die Konfiguration. Schnelle Änderungen und Anpassungen sind damit nicht möglich.

Verstärkt werden die hohen Lizenzkosten zusätzlich dadurch, dass die intern festgelegte Regel eines Mindestbetrags pro Spesenabrechnung nicht geprüft und nicht konsequent eingehalten wird. Dadurch gibt es eine Vielzahl an Spesenabrechnungen von geringen Eurobeträgen, bei denen die Lizenzkosten eines Vorgangs höher als die Spesenbeträge selbst sind.

Zudem gibt es keine Kontrolle über den regelkonformen Ablauf, was fehlerhafte Zuordnungen des Sachkontos, fehlende Genehmigungen nach geänderten Beträgen und andere Probleme zur Folge hat. Nebenbei entsteht durch fehlerhafte Vorgänge ein unnötiger Bestand an Papier, der durch das Unternehmen wandert, um anschließend wieder im Aktenvernichter zu landen. Auch regelmäßige Mitarbeiterbeschwerden über die umständliche Erfassung und der damit verbundenen langen Bearbeitungszeit der Spesenabrechnungen gehen regelmäßig bei Heinz Welmann ein. Als er in der Mittagspause mit seiner Kollegin Kathrin Bellbaum aus der Personalabteilung zusammen am Tisch sitzt und ihr seine problematische Situation erklärt, entgegnet sie ihm, dass in ihrer Abteilung früher ähnliche Probleme existierten. Seit der Einführung des JobRouters ist die Mitarbeiterverwaltung allerdings ein Kinderspiel. Das Workflow- Management-System JobRouter ist Heinz Welmann natürlich bekannt, da es im Unternehmen bereits seit vielen Jahren eingesetzt wird. Damit werden die Eingangs- sowie Ausgangsrechnungsbearbeitung, die Lastschriften, Stornierungen und andere Buchungen problemlos abgewickelt.

Warum eigentlich nicht auch die Spesenabrechnungen?

JobRouter ist ein System, das bereits vielen Mitarbeitern bekannt ist, das einwandfrei funktioniert und absolute Prozesskontrolle bietet. Kurzerhand entschloss man sich also dafür, nun auch die Spesenabrechnung über JobRouter abzuwickeln.

Seit der Einführung von JobRouter:

Die vorher entstandenen hohen Lizenzkosten sind Schnee von gestern. Für JobRouter werden anfangs einmalig Lizenzkosten bezahlt, anschließend kann das System unabhängig von Anwenderanzahl und Vorgängen genutzt werden. Damit hat Heinz Welmann eine enorme Kosteneinsparung in seiner Abteilung erreicht. Zugleich garantiert ihm JobRouter eine sichere Einhaltung der festgelegten Compliance. Die Mitarbeiter müssen sich keine Mindestbeträge mehr merken, da alle Regeln im JobRouter hinterlegt sind. So lässt sich z. B. eine Spesenabrechnung unter dem festgelegten Betrag nicht mehr erstellen und erfordert das Sammeln der Belege bis zum definierten Mindestwert. Dadurch entstehen weniger Vorgänge und weniger Arbeitsaufwand. Die von der Geschäftsführung festgelegte Genehmigungsgrenze, die eine zusätzliche Genehmigung des Vorgesetzten erfordert, wird von JobRouter automatisch erkannt und die entsprechende Freigabe eingeholt.

JobRouter gewährleistet einen regelkonformen Ablauf und kümmert sich um alle Freigaben, erkennt im Nachhinein geänderte Beträge und durchläuft die Freigabepfade so lange, bis endgültig grünes Licht gegeben wird. Die Papierbestände werden auf ein Minimum reduziert, da statt der zwischendurch anfallenden Belege, am Ende ein automatisiertes Deckblatt mit einer Zusammenfassung aller Abrechnungsdaten sowie Informationen zu den Freigaben als PDF erstellt und dem Erfasser zugesandt wird. Dieser Ausdruck ist zusammen mit allen Originalbelegen Voraussetzung für die FiBu, die Rechnung überprüfen zu können und nach erfolgter Freigabe dort abzugeben. Die geprüften und genehmigten Spesenabrechnungen werden automatisch in das Buchhaltungssystem übertragen und zur Zahlung angewiesen.

Im Falle der Nichtgenehmigung einzelner Positionen oder der gesamten Abrechnung, kann die FiBu aus einer vordefinierten Liste von Fehlerhinweisen den entsprechenden Hinweis auswählen. Anschließend gelangt der Schritt wieder zum Erfasser, der die Abrechnung zu vervollständigen oder zu korrigieren hat. Diese Prozessschleife wird solange durchlaufen bis alle Prüfungen der FiBu erfolgreich abgeschlossen sind. Alle eingegebenen Daten und Belege können anschließend im Archivsystem archiviert werden. Über eine Suchfunktion steht den Mitarbeitern jederzeit eine Einsichtnahme auf den Status aktueller bzw. erledigter Spesenabrechnungen zur Verfügung. Die Mitarbeiter haben einen weiteren Vorteil durch die Spesenrechnungsabwicklung über JobRouter. Die Erfassung ist wesentlich einfacher als vorher und beansprucht deutlich weniger Zeit. Über den Webbrowser können Reisende sogar unterwegs die Spesenabrechnung erstellen und damit Reise- und Wartezeiten für die Erfassung nutzen. Darüber hinaus sind viele schon mit JobRouter vertraut. Auch hierin sieht Heinz Welmann einen Vorteil, da eine einzige Plattform für verschiedene Anwendungen genutzt wird und somit der Einarbeitungsaufwand für neue Systeme wegfällt.

Fazit:

Mit JobRouter laufen die Prozesse so, wie es Heinz Welmann sich wünscht. Die definierten Regeln und Freigabepfade werden ohne Ausnahmen eingehalten und sorgen damit für die Erfüllung der festgelegten Compliance. Es ist weniger Arbeitsaufwand nötig, gleichzeitig können Spesenabrechnungen schneller bearbeitet werden als vorher. Durch das einfache Lizenzmodell des WfM-Systems JobRouter erfährt die Abteilung eine enorme Kosteneinsparung.

Durch JobRouter spürt Heinz Welmann eine wesentliche Entlastung, er kann sich wieder seinen zentralen Aufgaben widmen und der nächste Urlaub kann ohne schlechtes Gewissen gebucht werden, denn JobRouter gibt ihm die Gewissheit, dass die Prozesse weiterhin so laufen, wie sie sollen.

Diese Geschichte ist frei erfunden. Die Inhalte basieren jedoch auf tatsächlichen Projekten mit JobRouter, lediglich die Personen und Situationen sind fiktiv.

Die Vorteile für Geschäftsführer, Manager und Abteilungsleiter

• • Kosteneinsparung gegenüber dem Altsystem
  • Dokumentation und Rückverfolgung aller Aktivitäten
  • Sichere Archivierung und schneller zugriff auf Dokumente
  • Erhöhung der Prozessqualität
  • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
  • Zeitgerechte Bearbeitung
  • Verkürzung der Durchlaufzeiten
  • Reduzierung des Verwaltungsaufwands

Die Vorteile für Mitarbiter

• • Vereinfachte Spesenerfassung
  • Hinterlegte Hilfeanleitung im Workflowsystem
  • Zeiteinsparung und hohe Übersichtlichkeit über den Vorgang
  • Scnelle Weiterbearbeitung des Spesenantrages