Große Organisationen stehen vor der Herausforderung ihre Datenbestände stets konsistent und aktuell zu halten. Egal ob am Hauptsitz oder an verteilten Standorten jeder will sicher und zuverlässig rund um die Uhr auf seine Geschäftsdaten zugreifen können. Somit muss das System sehr gut skalierbar und steigenden Mitarbeiterzahlen gewachsen sein. Dazu soll seine Verwaltung ohne eignen Administrator laufen und die IT-Abteilung nicht belasten. Kleine Abteilungen oder Standorte mit nur wenigen Mitarbeitern sollen das Dokumentenmanagment- System ohne spezielles IT-Know-how problemlos bedienen. Mobil müssen Anwender ihre Daten zuverlässig über eine simple Internet-Verbindung synchronisieren können. Doch der Zugriff allein genügt nicht: Auf die hohe Funktionalität und den vollen Funktionsumfang will dabei niemand verzichten. Bei all dem soll die Total Cost of Ownership (TCO) gering ausfallen, damit sich ein Einsatz bereits für eine einzige Abteilung lohnt. Mit DocuWare kein Problem!

Doch auch wachsende Mitarbeiterzahlen und sich ändernde Anforderungen sind für DocuWare kein Problem. Die auf Standards basierende Software-Architektur, die Client-, Server- und Infrastrukturkomponenten unterscheidet, passt sich problemlos an. Unabhängig davon ob Single User, Small Network oder Enterprise Clustering das System lässt sich einfach skalieren. Und bei großen Benutzerzahlen können die DocuWare Server-Module auch auf mehrere Rechner verteilt werden. Die Lastverteilung garantiert an jedem Arbeitsplatz eine optimale Performance.

DocuWare bedient sich stets der gleichen Komponenten und Funktionen - egal ob für mobile Nutzer, Einzelplatzsysteme oder verteilte Konzernlösungen. Somit bleibt die Administration einfach und übersichtlich, auch wenn das System auf immer mehr Ableitungen sowie Standorten und mobile Nutzer ausgedehnt wird.

Bereits mit der DocuWare Basisversion ist auch der Online-Zugriff mobil und Standortunabhängig möglich. Mit dem DocuWare Client-Programm kann jeder mobile Mitarbeiter weltweit über das Internet in Echtzeit auf Archive und Dokumente der Zentrale zugreifen sowie alle Funktionen nutzen - sicher und zuverlässig.

Archive unterschiedlicher Standorte lassen sich problemlos miteinander synchronisieren. Mit feingliedrigen Regeln wird etwa eingestellt, welche Dokumente eines Archivs in der Zentral beim automatisierten nächtlichen Synchronisationslauf auf das Archiv einer bestimmten Niederlassung abgeglichen werden sollen. Die Zusammenarbeit belastet so nicht die Standleitungen. Somit lassen sich entlegene Zweigstellen und Tochtergesellschaften weltweit optimal in das Dokumenten Management einbinden. Genauso läuft auch die Synchronisation von Notebooks mobiler Mitarbeiter. Der Mitarbeiter hat dadurch immer alle Unterlagen aktuell zur Hand, kann aber vor Ort Offline arbeiten. Um die Zugriffsicherheit muss sich dabei niemand sorgen, denn DocuWare trennt Nutzer- und Rechteverwaltung genauso wie System- und Organisationsverwaltung.  Die Datensicherheit wird unter anderem durch die Protokollierung aller Anwender-, Administrator- und Servervorgänge sowie die doppelte Indexdatenhaltung in Datenbank und Dokument-Header gewährleistet.

Auch die Bedienung des Systems ist für den Benutzer ein Kinderspiel. DocuWare bildet mit digitalen Briefkörben, Archiven und Stempeln genau die herkömmlichen Werkzeuge und Arbeitsprozesse der Mitarbeiter an ihren Schreibtischen ab. Eine kurze Einführung ohne Schulung genügt und der Anwender kann problemlos mit dem Dokumentenmanagement-System arbeiten.