Heutzutage tauschen Mitarbeiter ständig Daten wie E-Mails, Verträge, Kundenanfragen, Rechnungen und technische Pläne aus. Immer wieder werden neue Dokumente erstellt und aktualisiert. Anfragen etwa von Kunden, Geschäftspartnern und Zulieferern müssen beantwortet werden. Alle berechtigten Mitarbeiter sollen jederzeit sofort auf alle benötigten Schriftstücke zugreifen können. Die Realität in vielen Unternehmen ist aber, dass Mitarbeiter Informationen suchen und sie in anderen Abteilungen anfordern müssen. Oft warten sie dann Tage auf diese Unterlagen. Die Folge: Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens leiden.

Sämtliche von Ihrer ERP-Lösung generierten Dokumente archivieren Mitarbeiter wie Kundenberater in Ordnern, nachdem sie diese gedruckt, fotokopiert, gelocht und abgeheftet haben. Die Kundenkorrespondenz aus E-Mailsystemen wird oft gar nicht strukturiert abgelegt. Deshalb müssen Service- und Supportmitarbeiter bei Kundenanfragen nach entsprechenden Belegen und E-Mails suchen. Die Recherche im Aktenlager nimmt jedoch häufig Stunden in Anspruch. Die Folgen: Anfragen lassen sich nicht sofort am Telefon beantworten - die Wettbewerbsfähigkeit leidet.