Transport, Verkehr und Logistik - diese Branche ist einem zunehmenden Preisdruck durch Anbieter aus den ehemaligen Ostblockländern ausgesetzt. Gleichzeitig sieht sie sich etwa mit Mautgebühren sowie steigenden Dieselpreisen konfrontiert. Mehr denn je hängt somit der Erfolg eines Unternehmens von kostengünstigen und flexiblen Geschäftsprozessen sowie einem starken Kundenservice ab.

Nur mit moderner IT lassen sich bereits bestehende Prozesse noch wirtschaftlicher gestalten und weitere innovative Dienstleistungen anbieten. Die Basis, auf die dabei alle Dienste und Prozesse aufsetzen, bilden Dokumente. Auf der einen Seite stehen herkömmliche Papierschriftstücke wie CMR-Frachtbriefe, Versandbelege und Rolllisten, auf der anderen Dateien, etwa die gesamte elektronische Kundenkorrespondenz.Somit kann nur ein Unternehmen mit integriertem Dokumenten-Management auf Dauer dem Wettbewerbsdruck des Marktes Stand halten.

Viele Unternehmen haben Mühe, mit den Entwicklungen Schritt zu halten. CMR-Frachtpapiere werden nach Rückkehr eines Fahrers noch mehrmals kopiert und dann per Hand an die Verwaltung weitergereicht. Die Rechnungsstellung verzögert sich somit um Tage oder gar Wochen. Auch der Kunden- service leidet, denn die elektronische Kundenkorrespondenz wird nach dem Lesen teils gelöscht und nur manchmal gedruckt und eingeheftet. Oftmals existieren je nach Abteilung mehrere Ablagesystematiken wie eine numerische und alphabetische Ablage. Fragen zum Verbleib einer Sendung oder Rechnung lassen sich so zumeist nur Tage später beantworten. Die Gründe dafür sind vielfältig: Kundenakten sind teils unvollständig oder werden erst nach längeren Recherchen gefunden. Oft gibt es nur einen spezialisierten Mitarbeiter, der weiß, in welchem Lager er suchen soll. Mit Dokumenten- Management ist das anders: Jeder autorisierte Mitarbeiter greift rund um die Uhr in Sekunden auf alle Dokumente zu - mit nur einem Mausklick.

So schnell heutzutage eine Spedition ihre Fracht ausliefert, so langsam erfolgt oftmals die Rechnungsstellung im eigenen Haus. Nach dem Eintreffen des CMR-Frachtbriefs mit dem vom Kunden unterschriebenen Lieferschein wird dieser mehrmals kopiert, einsortiert und die Dispositionsmappe an die Buchhaltung per Hauspost geschickt. Diese schreibt dann die Rechnung entsprechend den Kundenkonditionen und sendet sie per Hauspost zurück zum Disponenten. Dort wird sie vor dem Versand noch einmal geprüft. Beim Transport entstandene Auslagen trägt während der Bearbeitungsdauer von oft mehreren Tagen weiter das Logistikunternehmen.

Mit DocuWare ist das anders: Die Rechnung kann sofort nach Eintreffen des Lieferscheins gestellt werden. Der Beleg wird hierfür etwa in der Poststelle mit einem intelligenten Barcode beklebt und gescannt. Je nach Barcode, der etwa Mandanten- und Dispositionsnummer enthält, wird automatisch ein Workflow ausgelöst und das Dokument zudem automatisch im Archiv abgelegt. Der Disponent wird sofort über das Eintreffen des Belegs informiert. Er kann diesen prüfen und ihn mit einem elektronischen Stempel freigeben und somit automatisch an die Buchhaltung weiterleiten. Die Buchhaltung druckt die Rechnung, die gleichzeitig im zentralen Archiv abgelegt wird. Rechnungen lassen sich somit in Sekunden stellen - die Liquidität Ihres Unternehmens erhöht sich.

Immer wieder müssen Mitarbeiter mehrfach etwa Kunden- und Lieferantendaten in unterschiedliche IT-Systeme einpflegen und für die Papierablage kopieren. Fehler schleichen sich ein und Mehrfacheingaben und -ablagen verursachen einen erheblichen Mehraufwand. Die Wettbewerbsfähigkeit leidet.

Mit DocuWare ist das anders, denn DocuWare führt problemlos Daten unterschiedlicher IT-Systeme zusammen. Ihre Mitarbeiter greifen über den zentralen Dokumenten-Pool unternehmensweit auf alle Unterlagen zu - egal ob über DocuWare, eine Buchhaltungs oder Speditionssoftware. Mehrfach- eingaben entfallen. Auch das Eintippen neuer Belegdaten reduziert sich, denn DocuWare aktualisiert problemlos Daten aus anderen IT-Anwendungen.

Immer wieder konfrontieren Kunden Logistikdienstleister mit Rückfragen bezüglich Sendungen. Mitarbeiter müssen sich dann durch Aktenlager wühlen, um gesuchte Belege dingfest zu machen. Oft benötigen sie dafür Stunden oder es muss sogar ein Mitarbeiter für die tägliche Belegsuche abgestellt werden. Somit dauert es meistens sehr lange, bis ein Kunde die benötigten Informationen erhält. Der schlechte Kundenservice verunsichert Ihre Klienten und die Kundenbindung leidet.

Mit DocuWare können Mitarbeiter Kundenanfragen in Sekunden beantworten.  Alle Belege stehen sofort nach der Ablage elektronisch im zentralen Dokumenten-Pool bereit. Jeder autorisierte Mitarbeiter kann auf sie zugreifen. Als Suchkriterien dienen zum Beispiel Mandatennummer und Sendungsdatum. Mitarbeiter beantworten somit täglich 50 bis 60 Kundenanfragen, selbst wenn diese teils Jahre zurückliegende Sendungen betreffen. Zusätzlich können Auftraggeber ihre Belege ganz einfach selbstständig über das Internet abrufen. Benötigten Mitarbeiter früher Stunden, um Belege zu suchen, beantworten sie Kundenanfragen jetzt sofort. Zusätzlich sind die Papierberge in den Lagerräumen verschwunden und die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens hat sich deutlich verbessert.