Perfektion im Detail durch automatisierte Belegerfassung

RecSolution ist eine Softwarelösung für die Erfassung, Verarbeitung und Klassifizierung von papiergebundenen und elektronischen Dokumenten, sowie für die Extraktion und Validierung von Dokument-inhalten. Als Komplettlösung deckt RecSolution ein breites Spektrum an Funktionen und Anwendungsbereichen ab.

Die täglich wachsende Papierflut stellt Unternehmen vor große Probleme. Wer das alles noch manuell erfassen will, bindet teure personelle Ressourcen. Und erhöht die Fehlerquote. Wir bieten komplette elektronische Posteingangslösungen. Scannen und Erfassen aller papiergebundener und elektronischer Dokumente, deren automatische Klassifizierung, Sortierung und Verteilung, sowie die digitale Archivierung.

Das führt zu besseren Ergebnissen - und sinkenden Kosten.

Wir setzen dabei auf modernste Technologien, wie dynamische Bildoptimierungsverfahren und lernende, hierarchische Klassifizierungsverfahren.

Mit unseren Lösungen sind Sie in der Lage Ihren bestehenden manuellen Posteingang Schritt für Schritt zu digitalisieren. Und die frei werdenden Ressourcen zu Ihrem Vorteil und besser zu nutzen.

Zahlungsrelevante Belege, wie Rechnungen und Avisen, aber auch Kundenkorrespondenzen, wie Aufträge, Anmeldeformulare, Kundenakten und andere Dokumente, manuell zu erfassen, zu prüfen und weiterzuverarbeiten ist teuer und zeitaufwändig. Setzen Sie deshalb auch hier auf unser Belegerfassungssystem "RecSolution".

Wir bieten Ihnen effektive Lösungen zur automatischen Erfassung und Datenextraktion von und aus Rechnungen, Avisen und weiteren Dokumenten. Diese Dokumente können dabei nicht nur ausgelesen und mit bestehenden Datenstämmen abgeglichen werden, sondern auch direkt klassifiziert, geprüft, archiviert und verbucht werden.

Unsere Lösungen offerieren das ganze Spektrum intelligenter OCR- und ICR-Komponenten mit vorlagenbasierten und adaptiven freiformbasierten Erkennungsverfahren. Durch den gezielten Einsatz neuester ICR- und OCR-Technologie lesen Sie mit unseren Systemen alles - vom einfachen Barcode, über gedruckte Dokumente bis hin zu handschriftlich ausgefüllten Formularen. Der direkte Import von elektronischen Dateien rundet das Einsatzspektrum unserer Lösung ab und versetzt Sie in die Lage alle eingehenden Informationen mit einem System zu verarbeiten.

Bei der Klassifizierung setzen wir auf textuell semantische und graphische Analysen. So sind Sie in der Lage wirklich alle Belege schnell zu erfassen, zu prüfen und zu verbuchen.

Übrigens: Eine eventuelle Anbindung an CRM, Workflow, ERP- und DMS/Archiv-Systeme ist jederzeit möglich.

Funktionen und Eingenschaften

• Scannen von Papierdokumenten und Erfassen von elektronischen Dokumenten aus Bilddateien (PDF, TIF…) oder aus strukturierten Textdateien (CSV, XLS, XML, EDIFACT…) über integrierten Scanclient oder automatische Verzeichnisüberwachung
• Automatische Bildoptimierung zur Erzeugung optimaler Schwarz-/Weißbilder aus Farb- oder Graustufenbildern, automatische Seitendrehung anhand von enthaltenem Text und automatische Dokumententrennung anhand von Trennblättern, Barcodes oder Trennstempeln
• Automatische Volltexterkennung und Barcodeerkennung als Vorstufe für die Datenextraktion und Index für die Archivierung
• Integrierte Scanstapelbearbeitung und Dokumentenübersicht zur Bearbeitung, Kontrolle und Verwaltung von Dokumentseiten und Dokumenten
• Automatische Dokumentenklassifizierung für die automatische Ermittlung von Belegarten und Dokumentenklassen auf Basis von Textinhalten und Logos
• Manuelle Dokumentenklassifizierung über integrierten Klassifizierungsclient mit Anzeige des Originaldokuments und der zur Verfügung stehenden Belegarten und Dokumenten-klassen
• Automatische Datenextraktion und Indizierung von Kopf-/Fußdaten und Detail-/Positionsdaten über Vorlagenerkennung oder selbstlernende Freiformerkennung
• Automatischer Datenabgleich mit externen Datenbeständen z.B. für den Kreditorenabgleich oder zum Bestelldatenabgleich mit einem Warenwirtschaftssystem per CSV-Datei, ODBC-Datenbankverbindung oder SAP® RFC-Funktion
• Automatische Datenvalidierung und Datenergänzung über integrierte Formelprüfung und Formelskripte und Manuelle Datenvalidierung über integrierten Validierungsclient für die Validierung und Korrektur von Kopf-/Fußdaten und Detail-/Positionsdaten mit Anzeige des Originaldokuments und Prüfassistent
• Export von extrahierten Daten in strukturierte Textdatei, XML-Datei oder in eine kunden-spezifische Schnittstelle z.B. nach SAP® R/3
• Archivierung von Dokumentbildern im Farb-, Graustufen- oder Schwarz-/Weiß-Format in eine Multipage-TIFF-Datei, PDF-Datei oder direkt über eine Archivschnittstelle in ein Archivsystem wie z.B. DocuWare® 5.1
• Automatische Steuerung und Verwaltung von dokumentenbasierten Workflows z.B. für die automatische Verteilung von Dokumenten und Freigabeprozessen an verschiedene RecSolution Benutzer und Gruppen
• Integrierte Trainings- und Lernfunktion zur Steigerung der Extraktionsquote und Minimierung von Erkennungsfehlern automatisch und transparent auf Basis von manuellen Korrekturen im Validierungsclient
• Erstellung von Statistiken über das integrierte Statistikmodul für die Auswertung von Extraktionsquoten und Identifizierung von Optimierungspotentialen
• Erstellen von Berichten und Antwortschreiben direkt aus der Validierung z.B. für die automatische Generierung von Anschreiben an Lieferanten per Drucker oder per E-Mail.