Word Integration ganz individuell

Microsoft® Office® in Verbindung mit Dokumenten-Management ist DIE CHANCE für Ihr Unternehmen Ressourcen zu schonen, effizienter zu arbeiten, Mitarbeiter zu motivieren und mehr Kundennähe zu gewinnen.

Kurzum: mit unseren modernen Systemen für Office und Dokumenten Management sparen Sie Zeit, Platz und Geld und steigern Ihre Produktivität.

Wie kann man die Leistungsfähigkeit von Office-Produkten wie MS Excel und Word in Archivierungssysteme integrieren, um optimale Synergieeffekte zwischen Datenbankanwendungen einerseits und Tabellenkalkulation bzw. Textverarbeitung andererseits zu erzielen?Unsere Office Anpassungen machen dies möglich.

Funktionsweise

Neue Office Dokumente werden mit den Vorlagenfunktionen von Office aus dem Netzwerk oder aus dem lokalen Vorlagenverzeichnis erzeugt.

Die individuell gestaltete Eingabemaske gibt dem Anwender die Möglichkeit Schriftverkehr effizient, schnell und komfortabel zu erzeugen.
Absenderinformationen, Datumsangaben und Briefende werden automatisch in die Ausfüllmaske übernommen und später an vorher definierten Positionen in dem Dokument eingefügt.

Einen zusätzlichen Nutzen bietet die integrierte Adressverwaltung, die jederzeit Kunden, Personal oder Lieferantendaten mit den jeweiligen Ansprechpartnern verfügbar macht. Ein im Lieferumfang enthaltenden Connector synchronisiert bestehende Adressdaten aus einer ODBC fähigen Firmen-Datenbank.

Das Erstellen eines Briefes geschieht im Anschluß vollautomatisch. Alle gemachten Angaben werden an vorbereiteten Positionen in das Dokument gesetzt und layoutiert. Ein nachträgliches Verändern von Informationen ist jederzeit möglich, so daß Änderungen oder fehlerhafte Eingaben sofort korrigiert werden können. Durch das versteckte Einfügen einer Faxnummer mit entsprechender Syntax ist ein automatischer Versand als Fax jederzeit möglich.

Im Anschluß werden die Dokumente nicht im klassischen Filesystem sondern komplett indiziert in einem DocuWare Archiv abgelegt. Als Speicherformate sind alternativ DOC, PDF oder TIF verfügbar. Eine Recherche ist nun mit dem gewohnten Komfort von DocuWare mit voller Transparenz durchführbar. Aus der Ergebnisliste heraus lassen sich die Dokumente direkt wieder im Office öffnen, verändern und speichern bzw. neu ablegen.

• Automatisches Speichern sämtlicher Office -Dokumente in DocuWare
• Hohe Transparenz durch automatische Indizierung nach beliebigen Begriffen
• Vorlagenbasierte Erstellung mit Ausfüllhilfen und integrierter Adressverwaltung
• Individuelle Möglichkeit der Konfiguration
• Integrierte Mitarbeiter- Datenbank zur Angabe von Absenderinformationen
• Adressaktualisierung aus jeder ODBC-fähigen Datenbank - optional
• Alternatives archivieren als Binärdatei oder als unveränderbares TIF – Dokument