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Seite 1 von 2 Rechnungsprüfung vom "Feinsten"
Zusammen mit dem gesetzlich vorgeschriebenen Neuen Kommunalen Finanzmanagement hat die Stadt Troisdorf DocuWare eingeführt. Rund 30.000 Steuerbescheide jährlich werden zentral archiviert. In den Fachämtern der Stadtverwaltung sorgt ein abteilungsübergreifender Workflow für die schnelle Bearbeitung der circa 45.000 Eingangsrechnungen pro Jahr. AnforderungenMit 76.000 Einwohnern ist Troisdorf die größte Stadt des Rhein-Sieg-Kreises in Nordrhein-Westfalen. Um bei der kommunalen Verwaltung ihrer Einwohner Wirtschaftlichkeit, Transparenz und Bürgernähe zu sichern, stellt dies hohe Anforderungen an deren Organisation.Immer einen Schritt voraus führte die Stadtverwaltung Troisdorf schon Ende 2007 die für Kommunen ab 2009 gesetzlich vorgeschriebene doppelte Buchführung – Doppik – ein, unterstützt durch die Finanz-Software newsystem kommunal. Anforderungen und RahmenbedingungenMit dem Umstieg wurde gleichzeitig ein weiteres Ziel verfolgt: die elektronische Bearbeitung aller Rechnungen, die die Fachämter der Stadtverwaltung erhalten – von der zentralen Beschaffung bis zu den Kindergärten, zur Musikschule oder der Bauverwaltung. Um die bislang üblichen langen Postlaufzeiten zu vermeiden, sollte ein abteilungsübergreifender digitaler Rechnungsprüfungs-Workflow verwirklicht werden. Auf der To-do-Liste ganz oben standen auch die automatische Archivierung aller Steuerbescheide und die elektronische Ablage von Unterlagen im Bauordnungsamt.
Die LösungIn Troisdorf entschied man sich deshalb für den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems. „Die Integration des DMS in die Finanz-Software war das stärkste Argument", begründet Stefan Dierker, Sachgebietsleiter des IuK Service Centers der Stadt, die Entscheidung für DocuWare. Wichtige Auswahlkriterien waren jedoch auch die Fachkompetenz und Nähe des autorisierten DocuWare-Partners, der die Lösung realisierte.DocuWare läuft derzeit auf einem physikalischen Windows-2003-Server, geplant ist der Betrieb in einer virtuellen VMware ESX-Landschaft. An zusätzlicher Hardware wurden zwei Fujitsu-Scanner vom Typ FI-5120C gekauft. Von den rund 1000 Beschäftigten der Stadtverwaltung sind knapp 300 Mitarbeiter in den Workflow eingebunden und greifen regelmäßig auf den zentralen Dokumenten-Pool zu. Um die Sachbearbeitung durch eine ganzseitige Beleganzeige optimal zu unterstützen, wurde an rund 60 Arbeitsplätzen ein zweiter Bildschirm installiert. „Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kernverwaltung haben über den DocuWare Web Client detaillierte Zugriffsmöglichkeiten auf die Archive, die sie für ihre Arbeit brauchen", erklärt der Leiter des IuK Service Centers. Der Workflow für die Rechnungsbearbeitung wurde genau auf die spezifischen Bedürfnisse der Stadtverwaltung zugeschnitten. Die täglich rund 200 eingehenden Rechnungen wurden früher in Postmappen gesammelt und waren zur Prüfung und Bearbeitung bei den Sachbearbeitern und Vorgesetzten der verschiedenen Ämter mitunter lange unterwegs. Nach der Bearbeitung |
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