Optimieren Sie Ihr BusinessOne

Mit „DocuWare One‐Link to SAP Business One" optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse, denn Sie arbeiten wie bisher und haben dennoch alle Belege, die Sie aus SAP Business One archiviert haben, im direkten Zugriff. 

 „DocuWare One‐Link to SAP Business One" wurde bedarfsorientiert entwickelt und hat sich in im täglichen Umgang bewährt. Dank der UI‐Integration ist es ohne Schulungsaufwand leicht zu bedienen und in sehr kurzer Zeit eingerichtet.

Mit einem Customizing lassen sich zudem noch jeder Zeit nachträgliche Anpassungen vornehmen, wodurch sich Ihre Geschäftsprozesse noch besser abbilden lassen. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Ausgangsrechnungen auch im DocuWare‐Archiv abgelegt worden sind, so prüfen Sie es mit einem einzigen Mausklick! Es wird Ihnen ein Bericht angezeigt, (welchen Sie sich bei Bedarf auch ausdrucken, als PDF‐Dokument exportieren oder per E‐Mail versenden können) sofern dort Unstimmigkeiten festgestellt wurde. Das lange manuelle Suchen hat
damit ein Ende!

Und wann optimieren Sie mit „DocuWare OneLink to SAP Business One" Ihr Business?

Geschäftspartner

Integrierter Belegaufruf

 Um die visuelle Unterscheidung zwischen Eingangs‐ und Ausgangsbelegen besser darzustellen, wurden die Icons entsprechend eingefärbt. Das steigert Ihre Produktivität und erspart Ihnen langes Suchen.

Innerhalb von wenigen Sekunden werden Ihnen exakt alle gewünschten Belege angezeigt, die anschließend bei Bedarf weiterverarbeitet werden. Schneller und komfortabler haben Sie noch nie suchen und finden können.   

Verkauf ‐ Ausgangsrechnungen

Sie mussten bislang jede Rechnung einmal auf Ihrem Drucker und zusätzlich in Ihr DocuWare‐Archiv ‐ mit Hilfe des DocuWare TIFFMAKER 5 Druckers ‐ und somit doppelt drucken?
Das hat mit „DocuWare One‐Link to SAP Business One" ein Ende!

In dem Moment, in dem Sie Ihre Ausgangsrechnung ausdrucken, wird eine Kopie sofort an DocuWare übergeben. Standardmäßig wird für die Indizierung ein Barcode generiert. Dieser setzt sich aus der verwendeten Serien- und der eigentlichen Belegnummer zusammen. Es können jedoch auch eigene Barcodes oder andere Werte, welche Sie für die spätere Indizierung verwenden möchten, Anwendung finden.

Zudem wird Ihnen auch angezeigt, wann die Ausgangsrechnung an DocuWare übergeben worden ist. Wenn entweder kein Barcode beziehungsweise kein Matchcode angegeben wird, so wird Ihnen das visuell angezeigt. Erst wenn ein Barcode (Matchcode) und/oder der Druck in das Archiv vorgenommen worden ist, werden die zugehörigen Felder in grün, ansonsten in rot dargestellt.

integrierte Belegaufruf

• Barcode (Matchcode)
• Belegnummer (DocNum)
• Referenzzeile

Zum Beispiel kann die Referenzeile mit Werten aus vorangegangen oder nachgelagerten Belegen zusammen hängen, so dass Sie schnell das gewünschte angezeigt bekommen. Auch hier haben Sie mit zwei Mausklicks Ihr Ergebnis. Die Auswahlmöglichkeiten beziehungsweise Suchkriterien für die Suche eines archivierten Dokumentes sind in allen Verkaufsbelegen gleich, wobei eine kontextbezoge Benennung obligatorisch gegeben ist.

• Angebot
• Kundenauftrag
• Lieferung
• Retoure
• Ausgangsanzahlungsanforderung
• Ausgangsanzahlungsrechnung
• Ausgangsrechnung
• Ausgangsgutschrift
• Ausgangsvorausrechnung

In der Regel werden nur die Ausgangsrechnungen‐ oder Gutschriften archiviert, damit jedoch alle weiteren Geschäftsprozesse berücksichtigt werden, war es nur konsequent, diesen Komfort durchgängig zu implementieren.

Einkauf ‐ Eingangsrechnung

Analog zu den Verkaufs‐ wird bei den Einkaufbelegen mit Barcodes (Matchcode) gearbeitet, welche für die spätere Indizierung unabdingbar sind. Aus diesem Grund werden diese standardmäßig aus der Serien‐ und der eigentlichen Belegnummer generiert ‐ und zwar für jeden einzelnen Prozess (Belegtyp).
Selbstverständlich lässt sich dieser Automatismus abschalten und es kann an Stelle dessen mit eigenen Barcodes oder Identifizierungskennzeichen (Matchcode) gearbeitet werden. Auch ist es möglich, einen generierten Matchcode in die nachfolgenden Belege automatisch zu übernehmen.
Anhand der Barcode‐ beziehungsweise Matchcode‐Informationen können Sie über das Kontextmenü einen Barcode beispielsweise auf einem „Dymo‐LabelWriter" ausdrucken, welcher sodann auf dem in Papierform vorliegenden Beleg angebracht werden kann. Diese Informationen können über eine nachgelagerte Barcode‐Erkennung für eine Indizierung herangezogen werden. Standardmäßig wird das Barcodelayout „Code39" angewandt, kann aber grundsätzlich angepasst werden.
Sie sehen, es lassen sich zahlreiche Szenarien abbilden und maßgeschneidert auf Ihre Prozesse darstellen.

Dank einer intelligenten Druckersteuerung wird für den Barcodedruck nur einmal ein Drucker zugewiesen, was zur Folge hat, dass das Auswählen des jeweils richtigen Druckers der Vergangenheit angehört.
Dieser Komfort erspart Ihnen wertvolle Zeit und schafft Freiräume, speziell wenn Sie ein hohes tägliches Belegaufkommen haben.
Ihre Standardformulare können Sie weiterhin ganz normal drucken.
Zum Beispiel kann die Referenzeile mit Werten aus vorangegangen oder nachgelagerten Belegen zusammen hängen, so dass Sie schnell das gewünschte angezeigt bekommen. Dies lässt sich auch anhand des Barcodes beziehungsweise der Matchcode‐Informationen darstellen. Auch hier haben Sie mit zwei Mausklicks Ihr Ergebnis.
Die Auswahlmöglichkeiten beziehungsweise Suchkriterien für die Suche eines archivierten Dokumentes sind in allen Einkaufsbelegen gleich, wobei eine kontextbezoge Benennung obligatorisch gegeben ist.

• Bestellung ‐ Vordruck
• Wareneingang
• Retoure
• Eingangsanzahlungsanforderung
• Eingangsanzahlungsrechnung
• Eingangsrechnung
• Eingangsgutschrift
• Eingangsvorausrechnung

Abgleich der archivierten Belege Sie möchten überprüfen welche Belege aus „SAP Business One" bereits in Ihrem DocuWare‐Archiv sind oder ob es im DocuWare‐Archiv Belege gibt, welche in „SAP Business One" nicht vorhanden sind?
Bislang war dies ohne größere Umstände nicht möglich. Mit „DocuWare One‐Link to SAP One" ist dies mit der Auswahl des entsprechenden Berichts möglich. Innerhalb von Sekund eBnu wsiinsseesns Sie um die Vollständigkeit Ihrer Archive. Sofern es Differenzen gibt, haben Sie die Möglichkeiten diesen Bericht auszudrucken, als PDF‐Dokument abzuspeichern oder zur Kontrolle an einen anderen Mitarbeiter per E‐Mail zu versenden.
Untergliedert nach Einkauf‐ und Verkauf finden Sie unterhalb von dem DocuWare Menü den Bereich „Berichte". Wählen Sie den gewünschten Bericht aus und das Ergebnis wird Ihnen am Bildschirm angezeigt.
Mit einem Klick auf die Belegnummer wird der zugehörige SAP‐Beleg angezeigt und dort kann dieser direkt geprüft werden. Sofern es sich um ein bereits archiviertes Dokument handeln sollte, können Sie DocuWare direkt aufrufen und mit Angabe der Belegnummer dieses betrachten beziehungsweise bearbeiten.
So sind Belege schnell zu überprüfen und Korrekturen sehr schnell durchgeführt.

Durch die nahtlose Integration wird Ihnen das Arbeiten mit DocuWare und SAP Business One in einer bislang noch nicht dagewesenen Art und Weise erleichtern.