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DAF Trucks

Driven by Quality

Maximale Kundenzufriedenheit ist das oberste Ziel des Nutzfahrzeugherstellers DAF Trucks N.V. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, strebt das in den Niederlanden ansässige Unternehmen für seine Produktions- und Verwaltungsprozesse höchste Qualität an, die sich jedoch ohne den Einsatz modernster Technologien nicht mehr so einfach erreichen lässt.

Digitale Geschäftsprozesse

Als Ausgangspunkt für die DMS-Implementierung wählten die DAF-Verantwortlichen den Bereich Rechnungswesen. Durchschnittlich 50.000 Ausgangsrechnungen mussten hier bisher monatlich in doppelter Ausfertigung ausgedruckt und parallel an die circa 1.000 Handelspartner und Service-Stützpunkte in Europa, dem Mittleren Osten, Afrika, Australien, Neuseeland und Taiwan versandt werden. Noch brisanter stellte sich die Situation bei der Bearbeitung der jährlich etwa 450.000 Eingangsrechnungen dar, die zu gleichen Teilen per EDI und per Briefpost eintreffen.

Durch die Digitalisierung der Geschäftsprozesse sollten die enormen Papierberge abgebaut und der Bearbeitungsaufwand drastisch reduziert werden. Ein spezielles Händler-Portal wurde im Internet errichtet, in dem jeder Händler die Möglichkeit hat, die an ihn adressierten Rechnungen rund um die Uhr aus seinem Postfach elektronisch abrufen zu können, um sie dann lokal auszudrucken. Auch die Bearbeitung der Eingangsrechnungen wurde optimiert. Alle bislang papierbasierten Rechnungsdokumente sollten zu diesem Zweck über Dokumentenscanner digitalisiert, zentral archiviert und im Rahmen eines elektronisch gesteuerten Prozesses geprüft und zur Zahlung freigegeben werden.

Insgesamt greifen etwa 1.000 Mitarbeiter, sowohl in der Eindhovener Firmenzentrale als auch dem Unternehmensnetzwerk angeschlossenen europäische und außereuropäische Niederlassungen auf den zentralen Dokumenten-Pool zu.

daf

“Jährlich rund 600.000 Ausgangsrechnungen und circa 450.000 Eingangsrechnungen werden heute über automatisierte Dokumenten-Workflows bearbeitet. Die Zeitersparnis ist enorm und der Service gegenüber Händlern und Zulieferern konnte deutlich verbessert werden. Da das DMS-Projekt sich innerhalb eines Jahres amortisiert hat, sparen wir viel Geld.”

Teun Kremers, IT-Projektmanager DAF-Trucks Eindhoven

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