Automatische Indexierung anhand externer Daten

Für viele zu archivierende Dokumente liegen Ordnungskriterien und Suchbegriffe bereits in der EDV vor. DocuWare AUTOINDEX übernimmt die Daten und fügt sie dem Archiv als Indexbegriffe selbständig hinzu. Die manuelle Eingabe entfällt, die Ablage erfolgt automatisch.

Anwendungsbeispiel

Die Finanzbuchhaltung erfasst zu jeder Rechnung beim Buchen Absendername, Belegnummer, Datum und Summe. Anhand dieser Informationen sollen Mitarbeiter später den Beleg im Archiv wiederfinden.

Zunächst wird die Rechnung mit der Belegnummer als Indexbegriff im Archiv abgelegt. Dann wird als Matchcode eine Zeichenfolge definiert, die identisch im Datenbestand der Finanzbuchhaltung sowie im DocuWare-Archiv vorkommt. Mit dem Matchcode - in diesem Fall die Belegnummer - lassen sich die Datensätze einander zuordnen. AUTOINDEX ergänzt die Inhalte des externen Datensatzes automatisch als Indexinformationen in DocuWare.

Je nach Konfiguration arbeitet AUTOINDEX entweder automatisch die Datensätze des externen Datenbestandes ab und sucht im DocuWare-Archiv anhand des Matchcodes die zugehörigen Dokumente oder AUTOINDEX arbeitet umgekehrt und sucht zu den Dokumenten im DocuWare-Archiv die zugehörigen externen Datensätze. Zudem gibt der Benutzer vor, ob alle externen Datensätze und Dokumente in DocuWare abgearbeitet werden sollen oder über Filter nur bestimmte Datensätze und Dokumente.

AUTOINDEX unterstützt als externe Datenquellen DocuWare-Archive, Datenbanktabellen, Datenbanksichten, SQL-Kommandos oder Dateien mit Trennzeichen oder festen Feldlängen. Ist die externe Datenquelle editierbar, das heißt im Read/Write-Modus geöffnet, lassen sich auch Felder der externen Datenquelle über AUTOINDEX füllen und ändern. Zum Beispiel kann in einem Status-Feld vermerkt werden, dass der Datensatz verarbeitet wurde.

Nutzen

• Automatische Indexierung
• Fehlerfreie Datenerfassung
• Sicherung der Datenkonsistenz
• Abvergleich mit anderen Datenbanken
• Schreiben in andere Datenbanken zur Prozessoptimierung
• Reorganisation von Archiven

Download Datenblatt DocuWare Autoindex