Archivierung von Spool-Daten

In Unternehmen werden große Mengen an Belegen und Journalen über den Drucker ausgegeben. Die dabei erzeugten Spool-Dateien übernimmt COLD/READ für die Archivierung in DocuWare 5. Die in den Dateien enthaltenen Dokumente lassen sich originalgetreu anzeigen, mit Anmerkungen und Stempeln versehen und ausdrucken.

Funktionsweise

DocuWare COLD/READ läuft als selbständiger Prozess auf einem Arbeitsplatz-PC oder einem Server, der sowohl auf die Spool-Daten als auch auf die DocuWare-Archive Zugriff hat. Der Einleseprozess wird manuell, ereignisgesteuert oder zeitversetzt, z.B. nachts, angestoßen. Anhand der spezifisch für die jeweiligen Spool-Daten vorgenommenen Anpassung liest COLD/READ die Ordnungskriterien für die Ablage aus den Daten aus. Die Spool-Daten konvertiert DocuWare entweder in ein spezielles DocuWare-Format (CL5-Datei) oder in das TIFF-Format. Im zweiten Fall wird für jedes in einer Spool-Datei enthaltende Dokument ein TIFF-Dokument erzeugt. Dies ist speicherintensiver, erlaubt dafür aber das Anbringen von Anmerkungen und Stempeln auf den Dokumenten. Somit lassen sich auch diese Dokumente in über Stempel gesteuerte Workflows einbinden.

Die Ordnungskriterien werden in die Archivdatenbank eingetragen und die konvertierten Spool-Daten im Archiv

gespeichert. Ist das Archiv für die Volltextrecherche eingerichtet, baut DocuWare anhand des Inhalts der Do- kumente den Volltext-Index auf. Häufig werden die Spool-Daten auf Formulare gedruckt oder für deren elektronische Ausgabe Formulare eingeblendet. Bei der Konvertierung in das CL5- Format werden diese Formulare nicht mit jedem Dokument archiviert, sondern einmalig bei der Einrichtung von COLD/READ als TIFF-Datei gespeichert und den Dokumenten bei der späteren Wiedergabe elektronisch hinterlegt.

Nach dem Einlesen stehen die Doku- mente sofort für die Recherche zur Verfügung. Der Anwender gibt einen Suchbegriff ein, zum Beispiel den Kundennamen oder einen Zeitraum, und erhält eine Liste der gefundenen Dokumente. Die mit COLD/READ erfassten Dokumente werden gemeinsam mit anderen Schriftstücken, Dateien und Mails aufgelistet, die der Suchabfrage entsprechen. Alternativ oder ergänzend können die Dokumente nach jedem beliebigen enthaltenen Begriff oder Wert recherchiert werden.

Zur Anzeige der Dokumente aus der CL5-Datei bietet DocuWare den Textmodus, der nur die reinen Nutzdaten darstellt, oder den Bildmodus, der die Nutzdaten formatiert und ein gegebenenfalls vorhandenes Formular hinterlegt. In dieser Ansicht kann das Dokument ebenso originalgetreu ausgedruckt oder per Fax versendet werden wie ein in das TIFF-Format konvertiertes Dokument. Das Finden und Anzeigen von Dokumenten ist sowohl mit dem Windows-Client von DocuWare 5 als auch beim Einsatz des DocuWare INTERNET-SERVER mit einem Browser über Internet und Intranet möglich. Zur Auslagerung älterer Dokumente bietet DocuWare die Möglichkeit, diese mit Suchdatenbank und Recherchemodul auf CD, DVD und andere Datenträger revisionssicher zu übertragen.

Download Datenblatt DocuWare Cold/Read