Mit DocuWare Dokumente aus Lotus Notes archivieren und organisieren

Mit CONNECT to Notes archivieren Sie Ihre Notes-Dokumente in DocuWare und organisieren sie einfach und komfortabel. Dadurch stehen Ihnen innerhalb von Notes viele zusätzliche Möglichkeiten zur Dokumentverwaltung zur Verfügung, und in DocuWare können Sie archivierte Notes-Dokumente weiter bearbeiten.Mit CONNECT to Notes lässt sich die Leistungsfähigkeit eines Lotus/Notes-Systems durch die Anbindung an das Dokumentenmanagemen-System DocuWare steigern und optimieren. Das DocuWare-Modul archiviert zuverlässig Notes-Dokumentbestände, wie zum Beispiel E-Mails sowie deren Anhänge. Sie entlasten auf diese Weise Ihre Notes-Umgebung – insbesondere von der Flut der E-Mails – und die Performance des Systems wird erhöht. Zudem vereinfachen sich Wartung, Sicherung und Replikation der Datenbank. CONNECT to Notes garantiert die revisionssichere Speicherung von Notes-Dokumenten aller Art sowie deren Attachments. Archivierung und Recherche sowie weitere Funktionen sind vollständig in die Notes-Umgebung integriert.

Die von Docuware bereitgestellte Schnittstelle Connect to Notes bietet im Standard die Möglichkeit, Dokumente aus bestimmten Notes-Foldern oder Views zu archivieren. Eine Individuelle Ablage mit eigens designten Ablagemasken kann seitens der DocuScan bereitgestellt werden.

Standardinstallation Connect to Notes:

• Überwachung eines oder mehrerer Folder in beliebigen Notes-Datenbanken
• Die Ablage erfolgt nach Vorgaben aus den Profilen der Connect 2 Notes – Transferdatenbank
• Für jeden überwachten Folder kann eine eigene Konfiguration in der C2N-Datenbank hinterlegt werden um z.B. Dateien aus unterschiedlichen Foldern in unterschiedlichen Archiven zu archivieren oder mit unterschiedlichen Vorgabewerten zu versehen.
• Die Ablage kann durch einen vordefinierten Benutzer; per Windows-Authentifizierung oder mit Docuware Benutzer und Passwort erfolgen
• Ablage im original Notes-Format oder als PDF mit eingebetteten Anhängen.
• Optionales Löschen der Dateianhänge in der original-Mail und Wiederherstellung der Mail aus LotusNotes heraus.
• Verteilung der Archivierungslösung per Template.

Erweiterungen DocuScan

• Aufruf verschiedene Ablagemasken zur Archivierung per Button.
• Archivierung aus einer Mail, einer Ansicht oder einem Folder (archivieren mehrere Dokumente möglich)
• Die Ablage erfolgt über speziell designte Ablagemasken.

Funktion der Ablagemasken

• In der Ablagemaske können für eine Auswahlfeld feste Werte hinterlegt oder Werte per ODBC eingelesen werden.
• Es besteht die Möglichkeit Auswahllisten von einander abhängig zu programmieren
• Jede Ablagemaske kann in der Transferdatenbank einem eigenen Profil zugewiesen werden, dadurch ist eine Archivierung in unterschiedliche Archive möglich.
• Eine Validierung der in der Ablagemaske eingegebenen Begriffe (leer/nicht leer, Mailadressen-Format, nur Zahlen etc.) kann programmiert werden.