Zurück

Mehr Zeit für das strategische Geschäft.

Dokumenten­management für Einkauf und Supply Chain Manager.

Die Position des Einkäufers hat sich in den letzten 20 Jahren stark gewandelt. Während es noch vor wenigen Jahren gang und gäbe war, per Orderliste Rohstoffe sowie Produktions- und Büromaterial beim Stammlieferanten zu bestellen, liegt der Fokus des Einkaufs heute deutlich stärker auf dem strategischen Geschäft.

Auswahl der Kataloginhalte und Lieferanten, Entscheidungen über die nötige Qualität von Teilen oder das Warengruppen-Management: Einkäufer und Supply-Chain-Manager tragen heute einen wesentlichen Teil zum Unternehmenserfolg bei. Wenn – aber nur wenn – sie von zeitraubenden Verwaltungsprozessen befreit werden. Genau hier kommt ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ins Spiel.

Frau trägt Notebook und lächelt
Einkauf

DMS-Lösungen für den Einkauf.

Praktische Archivfunktionen mit Volltextsuche, Medienbruchfreiheit, Schnittstellen zu eigenen Beschaffungslösungen und Warenwirtschaftssystemen, automatisierte Freigabeprozesse und vieles mehr sind gewichtige Vorteile für Supply-Chain-Manager.

Den größten Vorteil für Einkäufer bietet aber wohl das Archiv: Hier stehen alle nötigen Informationen und Dokumente übersichtlich zur Verfügung. Die E-Mail, in der ein Lieferant oder Dienstleister eine Rabattvereinbarung bestätigt hat, findet sich hier genauso wie Preislisten, Verträge oder die Bestellhistorie. Auch Anmerkungen anderer Fachabteilungen finden sich genau hier. Wenn beispielsweise die Produktion mit den letzten Lieferungen unzufrieden war, finden Sie hier einen Vermerk und können umplanen.

Insgesamt werden mit einer DMS-Lösung Beschaffungsprozesse vereinfacht. Zugleich wird die Einkaufsorganisation im operativen Geschäft deutlich entlastet.

Vorteile eines DMS für den Einkauf:

  • Mehr Zeit für Markt- und Bedarfsanalysen
  • Alle Dokumente (Lieferscheine, ehemalige Bestellungen, etc.) auf Abruf verfügbar
  • Halb-automatische oder automatische Workflows möglich, z.B. bei der Rechnungsfreigabe
  • Bietet Integrationsmöglichkeiten für Beschaffungslösungen und Warenwirtschaftssystem
  • Fehlerquote bei Bestellung und Übertragung sinkt

Optimierte Beschaffungsprozesse. Ein Beispiel:

Wir möchten Ihnen an einem konkreten Beispiel zeigen, wie die Beschaffungsprozesse mit einem Dokumentenmanagement vereinfacht und beschleunigt werden können. Nehmen wir dazu an, Sie müssen Maschinenschrauben und Muttern bestellen. Also klassische C-Teile, die einen hohen Beschaffungsaufwand darstellen, aber ein geringes Einkaufvolumen aufweisen – eine wenig lohnenswerte Beschaffung, die dringend mehr Effizienz benötigt.

1. Beschaffungsantrag mit einem DMS

Mussten Beschaffungsanträge früher eingetippt, ausgedruckt, mit Post-ist versehen und den relevanten Abteilungen vorgelegt werden, sind all diese Schritte mit einer DMS-Lösung nicht mehr nötig.

Kommentare, Anmerkungen, E-Mail oder weitere Dokumente werden hier einfach angefügt und an die entsprechenden Abteilungen per Mausklick weitergeleitet. Die Bestätigung folgt – dank übersichtlicher Aufbereitung – sehr zügig.

2. Angebotsvergleich im Archiv

Orderlisten und Hängeregister voll mit Preislisten und Bestellformularen gehören der Vergangenheit an. Preislisten von Lieferanten, ehemalige Angebote und ausgehandelte Rabatte sind im Archiv hinterlegt und können komfortabel per Volltextsuche gefunden werden. Wenn Sie hier einen wirklich kompletten Überblick über alle hinterlegten Angebote haben möchten, geben Sie zum Beispiel „Sechskantschraube M16 verzinkt“ ein und Ihnen werden sofort alle Angebote mit diesem Suchbegriff angezeigt.

3. Bestellung und Wareneingang

Nach Prüfung durch den Vorgesetzten wird die Bestellung ausgelöst. Dank einer Integration Ihres DMS an die ERP-Systeme gelingt das reibungslos. Alle Daten werden wiederum im Digitalen Archiv abgelegt.

Auch der Lieferschein landet nach Wareneingang in diesem Archiv, so dass Bestellung und Lieferung bequem miteinander verglichen werden können.

4. Rechnungsprüfung

Abschließend gilt es, die Rechnung zu prüfen. Da alle nötigen Informationen für eine reibungslose Rechnungsprüfung bereits archiviert und miteinander verknüpft sind, gelingt der Freigabeprozess innerhalb kürzester Zeit.

Mit einem Dokumentenmanagement-System wird der Einkauf – gerade bei zeitraubenden und wenig wertschöpfenden Tätigkeiten – enorm entlastet. Mehr Zeit für strategische Entscheidungen und eine profitable Angebotsauswahl sind die Folge.

Frau lehnt im Büro am Sideboard

Wie auch Ihr Einkauf von digitalen Prozessen profitiert:

Mit über 25 Jahren Erfahrung bieten wir Ihnen leistungsstarke Werkzeuge für ein effektives Dokumentenmanagement. Dabei setzen wir auf Software, die zu den Branchenstandards gehören und passen diese individuell an Ihre Anforderungen und Ihre IT-Landschaft an.
Lassen Sie sich beraten. Wir sind gerne für Sie da.

Machen Sie den Ordnungs-Check.

In welchen Bereichen hat Ihr Unternehmen Bedarf? Und wo können Workflows optimiert werden? Machen Sie den Test.

 

Zum Ordnungs-Check

+49 (2235) 97898-60
info@docuscan.de