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Mehr Überblick heißt: mehr Leistung.

Digitale Akte: alle Dokumente digital verfügbar.

PDF, Fax, Brief, Ausdruck, E-Mail-Kommunikation: Bei der Vielzahl an Medien und den damit verbundenen Medienbrüchen gerät das Zusammentragen von passenden und zusammengehörenden Daten zu einer zeitraubenden Angelegenheit. Schlimmer noch: Es bedeutet einen hohen Produktivitätsverlust.

Ein Dokumentenmanagement-System schafft hier Abhilfe. Denn es hilft Ihnen dabei, alle Dokumente zu digitalisieren und übersichtlich in der Digitalen Akte abzulegen. Dort stehen die Daten jedem beteiligten Mitarbeiter – auch mobil – zur Verfügung und können ohne Zeitverluste bearbeitet werden. Wie Sie die Digitale Akte in Ihrem Unternehmen gewinnbringend einsetzen, das erfahren Sie im Folgenden.

zwei Frauen am Arbeitsplatz
Digitale Akte

Digitale Akte

Überall verfügbar, überall übersichtlich.

E-Mail-Postfächer, analoge Ablagen und Aktenordner, Archive, Laufwerke, Server: Bisher haben Sie viele verschiedene Quellorte, an denen Sie Dokumente und Daten ablegen. Eine Dokumentenmanagement-Lösung digitalisiert all diese Daten und überführt sie in Digitale Akten. Diese werden zukünftig Ihre zentrale und einzige Informationsquelle.

Ordnerstrukturen, Volltextsuche und Möglichkeiten zur Indexierung und Kommentierung von Dokumenten bieten Ihnen die Übersicht und den Komfort einer digitalen Lösung. Zudem spart sie Platz und erlaubt standortunabhängigen Zugriff – auch durch mehrere Personen gleichzeitig – sowie eine revisionssichere Archivierung.


Digitale Akte in der Anwendung.

Mit unseren DMS-Lösungen legen Sie Digitale Akten für die verschiedensten Abteilungen und Workflows an. So behalten Sie nicht nur die perfekte Übersicht, sondern sorgen auch dafür, dass Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Denn nur freigegebene Mitarbeiter können auch auf die entsprechende Akte zugreifen.

Die Digitale Akte eignet sich zum Beispiel für:

  • Personalakten
  • Kundenakten
  • Einkaufsakten
  • Vertragsakten
  • Projektakten
  • Lieferantenakten
  • Auftragsakten
  • E-Akten in der öffentlichen Verwaltung
  • Fertigungsakten
  • Patientenakten
  • Reklamationsakten

 


Digitale Akte für Ihr Personalwesen.

Ein Mitarbeitergespräch steht an und sie benötigen noch schnell einen Überblick über Fehlzeiten, Fortbildungen und Gehaltsvereinbarungen? Mit einer Digitalen Personalakte ist das kein Problem. Alle relevanten Informationen zum Mitarbeiter sind hier übersichtlich gespeichert. Und wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, können die Daten gesetzeskonform und in wenigen Sekunden gelöscht werden.

Ihre HR-Abteilung erhält mit der Digitalen Personalakte zudem ein leistungsstarkes Tool, das Prozesse wie Bewerber- und Seminarmanagement, Personalplanung und -entwicklung oder das Terminmanagement deutlich verschlankt und beschleunigt. Mehr zu diesen Themen erfahren Sie im Bereich Personalverwaltung und Personalmanagement.

Dass eine solche Arbeitsweise auch bei einem extrem hohen Aufkommen an Personaldaten zu mehr Produktivität führt, zeigt unser Kunde meteor Personaldienste, bei denen wir unsere Dokumentenmanagement-Lösungen bereits implementieren durften. Der Kunde sagt hierzu: “Durch den Einsatz des zentralen Dokumenten-Pools wurden die Prozesse im Haus deutlich beschleunigt. Wir können beispielsweise die Ressourcen unserer Mitarbeiter besser nutzen, da Ablagetätigkeiten und zeitintensive Recherchen passé sind.“

Hier finden Sie die ausführliche Referenz zur Digitalen Personalakte.

Ihre Vorteile im Überblick:

  • Effiziente HR-Prozesse
  • Hohe Transparenz
  • Vereinfachtes Bewerber- und Seminarmanagement
  • Verbesserte Auskunftsfähigkeit
  • Mitarbeiterlebenszyklus auf einen Blick
  • Einfach zu bedienende Oberfläche

Digitale Kundenakte, intern und extern.

Eine Digitale Kundenakte bietet Ihnen gleich zwei Möglichkeiten für ein service-orientiertes Kundenmanagement:

1. Digitale Kundenakte intern
Stammdaten, Mail-Kommunikation, Bestellungen, Rechnungen und Reklamationen: Alle Informationen finden sich übersichtlich und dem jeweiligen Kunden zugeordnet in der Digitalen Akte. Nur wenige Klicks oder eine komfortable Volltextsuche sind nötig, um relevante Informationen schnellstmöglich zu finden. Ihr Vertrieb kann diese Akte beispielsweise nutzen, um sich – auch mobil – auf Gespräche umfassend vorzubereiten. Ihr Kundenservice hingegen kann dank eindeutiger Informationen schnell Auskunft geben. Zudem erhält Ihr Management einen hervorragenden Überblick zum jeweiligen Kunden und kann – beispielsweise bei sich häufenden Reklamationen – zügig reagieren.

2. Digitale Kundenakte extern
Ihre Kunden benötigen regelmäßig Zugriff auf bestimmte Daten wie Lieferscheine oder Bestellungen? Richten Sie eine spezielle Kundenakte ein, auf die nur Ihr Kundenbetreuer und der Kunde selbst Zugriff haben. So ist der Kunde immer bestens informiert und Sie sparen viel Zeit bei der Betreuung.

Ihre Vorteile im Überblick:

  • Unterstützt ein service-orientiertes Kundenmanagement
  • Mehr Überblick bei der Kundenbetreuung
  • Alle Informationen schnell zur Hand
  • Mehr Zeit für den Kunden
  • Umfangreiche Informationsquelle für Vertrieb und Management

 

Digitale Akten für Ihren Einkauf.

Preislisten, Verträge, Bestellhistorie oder eine Übersicht zu Lieferanten und Dienstleistern: Alle Informationen stehen hier übersichtlich zur Verfügung. Zeitraubende Recherchen und unnötig komplizierte papierbasierte Vorgänge gehören damit der Vergangenheit an.

Zudem bietet die Digitale Einkaufakte Ihrem Personal neue Möglichkeiten. Zum Beispiel:
 

Lieferantenbewertung: Sie können zu jeder Lieferung Feedback aus den verschiedenen Abteilungen und so nach und nach eine aussagekräftige Bewertungsliste erstellen. 
 

Bestellfreigabeprozesse: Um alle Bestellungen der verschiedenen Abteilungen unter Kontrolle zu halten, können Sie effiziente Freigabeprozesse für jede Bestellung einrichten.
 

Komfortabler Vergleich von Angeboten: Die Indexdaten sowie die Suchfunktion machen einen Vergleich zwischen verschiedenen Angeboten deutlich leichter.
 

Verlinkung zum Rechnungseingang: Bestellformulare und Lieferscheine können direkt bei Rechnungseingang mit dieser verlinkt und Prüfungsprozesse vereinfacht werden.

Insgesamt hilft die Digitale Einkaufsakte Ihren Einkäufern dabei, mehr Kapazität und Zeit für gewinnbringende Markt- und Bedarfsanalysen zu gewinnen.

 

Ihre Vorteile im Überblick:

  • Alle Dokumente (Lieferscheine, ehemalige Bestellungen, etc.) auf Abruf verfügbar
  • Hohe Transparenz
  • Halb-automatische oder automatische Workflows möglich, z.B. bei der Rechnungsfreigabe
  • Bietet Integrationsmöglichkeiten für Beschaffungslösungen und Warenwirtschaftssystem
  • Fehlerquote bei Bestellung und Übertragung sinkt

Ihre Vorteile mit
der Digitalen Akte

  • Hohe Transparenz und Übersicht
  • • Große Zeit- und Platzersparnis
  • • Keine Suche nach Akten und Dokumenten
  • • Einfache Anwendung
  • • Direkter Zugriff auf ein zentrales Digitalarchiv – auch standortübergreifend
  • • Gleichzeitige Nutzung durch mehrere Personen
  • • Schaffung einer zentralen Informationsplattform
  • • Automatische Zuordnung von Dokumenten
  • • Logische Verknüpfung von Akten und Prozessen

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