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Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit.

Dokumenten­management mit DocuScan.

Vergilbtes Papier, staubige Archive, schwere Aktenordner, handgeschriebene und halb verblichene Vermerke – irgendwie hat das ja alles auch eine gewisse Büroromantik. Aber es ist einfach aus der Zeit gefallen. Denn zu einem modernen, wirtschaftlichen Unternehmen wollen langwierige Recherchen, unübersichtliche Archive und schwerfällige Workflows nicht mehr passen.

Denn ein Dokumentenmanagement-System hat dem alten Papierarchiv gleich mehrere Vorteile entgegenzusetzen: medienbruchfreie Prozesse, standortunabhängiger Zugriff und Bearbeitung, bessere Auffindbarkeit von Dokumenten, die Schaffung von Personalkapazitäten sowie – nicht zuletzt – Kosteneinsparungen.

Frau ließt stehend in Unterlagen
Wort Dokumentenmanagement

Digitale Ordnung mit Dokumenten­management.

Leistung kann nur erbringen, wer auch Zeit dafür hat. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) verschafft Ihnen und Ihren Mitarbeitern genau diese Zeit. Denn ungeliebte, administrative Tätigkeiten wie Dokumentenrecherche, Ablage, papierbasierte Prüfungs- und Freigabeprozesse und viele mehr entfallen damit. Dies versetzt Sie und Ihre Mitarbeiter in die Lage, deutlich mehr Zeit für strategische Entscheidungen und gewinnbringende Tätigkeiten aufzuwenden. 

Das leistet ein DMS für Sie:

  1. Digitalisierung und Medienbruchfreiheit Alle papierbasierten Dokumente werden digitalisiert und zusammen mit bereits digitalen Quellen in ein sicheres Archiv übertragen.
  2. Kostenersparnis Die Kosten für Papier, Tonerkartuschen, Porto und Büromaterial wie Ordner, Register oder Aktenschränke entfallen vollständig.
  3. Zeitersparnis Die aufwändige Recherche nach den nötigen Dokumenten in E-Mails, Ordnern und Ablagen wird ersetzt durch eine komfortable Volltextsuche.
  4. Standortunabhängiger Zugriff HomeOffice, Geschäftsreise, Niederlassung oder Geschäftspartner: Alle freigegebenen Mitarbeiter haben von überall Zugriff auf nötige Informationen.
Nahaufnahme Bedienung des Druckers

Grundlage für effizientes Arbeiten: Digitalisierung.

E-Mails auf der einen, Briefe, Faxe und Quittungen auf der anderen Seite: Ein Dokumentenmanagement-System von DocuScan schafft einen zentralen, übersichtlichen Informations-Pool für alle Dokumente – und zwar ohne Medienbrüche. Dazu werden alle papierbasierten Dokumente (Fax, Briefpost) eingescannt, dank einer intelligenten Texterkennung digitalisiert, indexiert und zusammen mit bereits digitalen Quellen (E-Mail, ZUGFeRD 2.0, Factur-X) ins Archiv übertragen.

Welche Vorteile das mit sich bringt? Zum einen können alle Dokumente mit komfortablen Stichwort- und Volltextsuchen in wenigen Sekunden aufgefunden werden. Zum anderen werden damit schlanke, digitale Workflows möglich, die Ihre Mitarbeiter enorm entlasten.

Wort Prozesse

Wirtschaftlichere Prozesse mit Dokumenten­management.

Sei es der Kundenservice, Rechnungsprüfungsprozesse, Ihr Personalwesen, die Buchhaltung oder der Vertrieb: Alle Abteilungen profitieren von digitalen Prozessen und einer besseren Auffindbarkeit wichtiger Informationen. Denn zeitaufwändige Tätigkeiten wie die manuelle Datenerfassung, Weiterleitungen von Dokumenten an die entsprechenden Abteilungen zur Prüfung oder die Suche nach der letzten Rechnung entfallen mit einem Dokumentenmanagement-System.

Bei Routineaufgaben, die in Ihrem Unternehmen sehr häufig anfallen und immer gleich ablaufen, können Sie sogar automatische Workflows erstellen. So wird die Rechnung nach Eingang direkt zur Freigabe an die entsprechenden Stellen weitergeleitet. Und der Unternehmenssitz im Ausland wird automatisch benachrichtigt, wenn eine Bestellung in der Hauptverwaltung eingegangen ist.


Datenschutz und Revisionssicherheit.

Dieses Dokument muss sechs Jahre aufbewahrt werden, jenes mindestens 10 Jahre. Geht es um Pensionskassen der Mitarbeiter, sind 30 Jahre verpflichtend. Und sobald keine berechtigte Grundlage mehr für die Speicherung von Mitarbeiter- und Bewerberdaten besteht, müssen auch diese gelöscht werden. Da häuft sich eine ganze Menge an Regularien zu Aufbewahrungsfristen und Datenschutz an, die Ihre Mitarbeiter im Optimalfall nicht mehr als nötig belasten sollte.

Ein Dokumentenmanagement-System unterstützt Sie dabei, auch sensible Daten gesetzeskonform und revisionssicher abzulegen.

Kollegen besprechen im gehen

Kosten und Zeit mit Dokumenten-management sparen.

Eine DMS-Lösung spart Zeit und Kosten. Wie? Hier eine Beispielrechnung:

1. Kosten sparen
Nehmen wir hier das Beispiel unseres Kunden DAF-Trucks, der vor Einführung eines DMS etwa 50.000 Ausgangsrechnungen pro Monat ausgedruckt und an Niederlassungen auf der ganzen Welt verschickt werden mussten. Allein für das internationale Porto fallen hier 50.000 x 0,90 € an. Also 45.000 Euro pro Monat. Auf das Jahr gerechnet ergibt sich hier die unglaubliche Zahl von über einer halben Million Euro nur für den Versand. Denn das Aufkommen an Büromaterial und Tonerkartuschen ist hier noch gar nicht eingerechnet.

2. Zeit sparen
Eine Studie im Auftrag von Adobe, hat ermittelt, wie viel Zeit Mitarbeiter wöchentlich mit der Dokumentenerstellung und -verwaltung verbringen: 9,4 Stunden ist das Ergebnis. Das Bemerkenswerte daran? Die Studie taxiert die davon verschwendete Zeit für Dokumentensuche und Zusammentragen verschiedenster Formate aus unterschiedlichen Quellen auf 4,9 Stunden.

Das heißt: Je nach Wochenarbeitszeit verliert ein Mitarbeiter 12,5 - 15 % Produktivität an unnötige papier-basierte Prozesse. Die Studie kommt auch zu dem Schluss, dass dies einem Gegenwert von ca. 14.492 EUR pro Jahr und Mitarbeiter entspricht. 

Sie sehen also: Ein Dokumentenmanagement-System spart Zeit und Kosten. Und zwar nicht zu knapp.

Ihre Vorteile mit Dokumenten­management von DocuScan:

  • Medienbruchfreiheit
  • • Zeitersparnis für alle Mitarbeiter
  • • Optimierte Workflows
  • • Schnelle Auffindbarkeit von Informationen
  • • Informationen jederzeit und standortunabhängig verfügbar
  • • Hohe Transparenz
  • • Individuelles Rechtesystem
  • • Direkter Zugriff auf ein zentrales Digitalarchiv

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In welchen Bereichen hat Ihr Unternehmen Bedarf? Und wo können Workflows optimiert werden? Machen Sie den Test.

 

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+49 (2235) 97898-60
info@docuscan.de