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Automatisch archiviert, perfekt strukturiert.

E-Mails revisionssicher archivieren und digital ordnen.

E-Mails bieten im Geschäftsalltag eine große Erleichterung. Rechnungen und Verträge werden unkompliziert und ohne Zeitverlust versendet und relevante Belege können einfach angehängt werden. E-Mails bieten aber auch ein Problem: Genauso wie Dokumente per Briefpost müssen sie datenschutzkonform und revisionssicher aufbewahrt und einfach zugänglich sein. Bei der schieren Masse an täglichen E-Mails ist das kein einfaches Unterfangen.

Dokumentenmanagement-Lösungen helfen Ihnen bei diesem Problem. Denn E-Mails werden nach festgelegten Regeln automatisch archiviert und indexiert. Revisionssicher abgelegt, stehen sie auch danach mit einer komfortablen Suchfunktion und Ordner-Systemen zur schnellen Recherche zur Verfügung. Zugleich werden Ihre Server und E-Mail-Clients entlastet.

Faru sitzt vor Computer

Compliance-Anforderungen einhalten.

In den letzten Jahren hat sich viel getan. Der geschäftliche E-Mail-Versand – zum Beispiel bei Rechnungen – ist inzwischen rechtsverbindlich und papierbasierten Prozessen gleichgestellt. Natürlich auf der Basis neuer Gesetze und Verordnungen, um deren Einhaltung sich Unternehmen – zusätzlich zu den bereits vorhandenen Verordnungen – kümmern müssen. In Deutschland sind dies zum Beispiel Compliance-Anforderungen wie HGB, AO und GoBD.

Die E-Mail-Archivierung unserer Dokumentenmanagement-Lösungen hilft Ihnen dabei, diesen Verordnungen ohne zusätzlichen Aufwand gerecht zu werden. Denn E-Mails werden regelbasiert und automatisch in einem hochsicheren Archiv abgelegt, das alle Anforderungen an Datenschutz, Aufbewahrungsfristen und Unveränderbarkeit erfüllen.

Wort einfach

Regelbasiert archivieren, komfortabel durchsuchen.

Um Sie und Ihre Mitarbeiter größtmöglich zu entlasten, verläuft die Archivierung rechtlich relevanter E-Mails halb-automatisch bis automatisch ab und basiert auf vorher definierten Regeln. 

Ein Beispiel: Auftragsbestätigungen werden von Mitarbeiter A regelmäßig mit dem Betreff „Auftragsbestätigung XY“ an den Kunden versendet. Nun können Sie die folgenden Archivierungsparameter festlegen: Alle E-Mails mit dem Betreff „Auftragsbestätigung XY“ von „Mitarbeiter A“ werden automatisch ins Archiv überführt und dort mit Indexdaten versehen. Sobald Sie die Rechnung zum „Auftrag XY“ versendet haben, können beide Dokumente automatisch miteinander verlinkt werden.

Sogenannte Indexwerte wie Empfänger, Absender, Betreff, Datum, etc. werden dabei automatisch übernommen. So können Sie später z.B. alle Mails eines bestimmten Datums oder diejenigen mit Betreff „Rechnung“ bequem per Volltextsuche herausfiltern.

Da die regelbasierte Archivierung von E-Mails ein wenig Erfahrung und Know-how benötigt, kümmern wir uns gerne um eine Lösung, die Ihren Anforderungen vollumfänglich gerecht wird.


Wort E-Mail-Archivierung

Vollständig in Ihre Systeme integriert.

Die Integration in Ihre vorhandene IT-Landschaft (ERP-, CRM-, Finanzbuchhaltungs- oder E-Mail-Systeme) erfolgt reibungslos. Der große Vorteil dabei: Für Ihre Mitarbeiter ändert sich nichts an der Benutzeroberfläche. Eine Schulung ist nicht nötig.

Unsere E-Mail-Archivierung bedient alle E-Mail-Clients und -Systeme, zum Beispiel:

  • Microsoft Exchange
  • IBM Lotus Notes
  • David Server von Tobit
  • Apple Mail
  • Gmail
  • iPhone-Mail-Apps
  • Und viele, viele weitere

Vorteile einer E-Mail-Archivierung mit DocuScan:

  • Zeit- und Ressourcen-Ersparnis
  • • Revisionssichere Archivierung Zentraler
  • • Zugriff auf E-Mails – ohne langes Suchen
  • • Vereinheitlichte, transparente Prozesse
  • • Weniger Druck- und postalische Vorgänge
  • • Entlastung von Servern und E-Mail-Systemen

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