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Effizienz maximieren, Bearbeitungszeit minimieren.

Neue Ordnung in der Eingangs­rechnungs­bearbeitung.

PDF, EDI, ZUGFeRD und natürlich die Briefpost: Die Medienbrüche bei der Eingangsrechnungsbearbeitung verhindern schnelle Prozesse und führen zu einer stockenden Rechnungsprüfung. Die Folge? Entgangene Skonto-Erlöse, eine überlastete Buchhaltung sowie im schlimmsten Fall Mahngebühren.

Dokumentenmanagement-Software schafft hier Abhilfe. Sie führt nicht nur zu einer reibungslosen Bearbeitung der Eingangsrechnungen, sondern unterstützt Sie – teilweise oder auch vollautomatisiert – die Bearbeitungszeit zu reduzieren und Ihre Skonto-Ersparnisse zu maximieren. Zudem wird Ihr Personal entlastet und kann für gewinnbringendere Tätigkeiten eingesetzt werden.

Notizen aufschreiben am Schreibtisch
Eingangsrechnung

Durchlauf- und Bearbeitungszeiten signifikant verringern.

Die digitale Eingangsrechnungsbearbeitung schafft in Ihrem Unternehmen Transparenz und beschleunigt bisher unnötig zeitaufwändige Prozesse wie die Prüfung und Freigabe von Rechnungen. Zudem bietet sie Ihnen die nebenstehenden Vorteile:

  • Eingescannte Briefpost wird vom System automatisch ausgelesen und zusammen mit allen anderen bereits digitalen Medien zentral im System erfasst.
  • Relevante Fachabteilungen werden per Klick in den Prüfungs- und Freigabeprozess eingebunden.
  • Für die Rechnungsprüfung relevante Dokumente wie Lieferscheine und Aufträge sind über eine Verlinkung einfach verfügbar.
  • Jeder kann – bei Bedarf auch mobil – auf die Dokumente zugreifen.
  • Eine Terminüberwachung mit Alarmfunktion sorgt für fristgerechte Zahlungen und die beste Nutzung von Skonto-Erlösen.
Mann im Gespräch

Wie auch Ihr Unternehmen vom digitalen Rechnungswesen profitiert:

Mit über 25 Jahren Erfahrung bieten wir Ihnen leistungsstarke Werkzeuge für ein effektives Dokumentenmanagement. Dabei setzen wir auf Standardlösungen, die wir individuell an Ihre Anforderungen und Ihre IT-Landschaft anpassen.

Lassen Sie sich beraten und schaffen Sie jetzt Ordnung.  Wir sind gerne für Sie da.

In der Summe profitieren Sie mit einer DMS-basierten Eingangsrechnungsbearbeitung von einem deutlich effizienteren Workflow und einer optimierten Personalauslastung. Genau das möchten wir Ihnen anhand eines Beispiels verdeutlichen:

 

450.000 Eingangsrechnungen und ein Ziel: die Bearbeitungszeit drastisch reduzieren.

Der Nutzfahrzeughersteller DAF Trucks N.V. aus Eindhoven erhält pro Jahr ca. 450.000 Eingangsrechnungen, die zu gleichen Teilen per EDI-Datenstrom und per Briefpost eingehen und zum Teil mit externen Ansprechpartnern wie Warenlagern, Handelspartnern und Niederlassungen auf der ganzen Welt abgestimmt werden müssen.

Treun Kremers, IT-Projektmanager bei DAF Trucks erklärt die Prüfungskriterien: „Erstens: Die Ware ist in unserem Lager eingetroffen. Zweitens: Die Ware entspricht in Art und Menge unserer Bestellung und drittens: Der Preis ist korrekt. Die Praxis zeigt, dass (...) etwa bei 90.000 Eingangsrechnungen pro Jahr eines dieser Kriterien nicht erfüllt ist und wir zur Klärung des Sachverhalts Rücksprache (...) halten müssen".

Oftmals musste die Buchhaltung in solchen Fällen Rechnungskopien anfertigen und per Briefpost an die zuständigen Fachabteilungen versenden. Bei 90.000 solcher Fälle pro Jahr bedeutet dies einen finanziellen Mehraufwand an Büromaterial und Porto im 6-stelligen Bereich. Und zudem: stockende Rechnungsbegleichungen sowie einen erhöhten Personalaufwand.

Nahaufnahme Notiz mit Stift

Die Lösung: ein DMS-System zur Eingangs­rechnungs­bearbeitung.

Alle bislang papierbasierten Rechnungsdokumente werden heute über Dokumentenscanner digitalisiert, zentral archiviert und im Rahmen eines DMS-gesteuerten Prozesses geprüft und zur Zahlung freigegeben. Weltweit sind dabei bis zu 700 DAF-Mitarbeiter in den Prozess der Rechnungsprüfung eingebunden. Und zwar standortunabhängig, ganz ohne Zeitverlust und auch über mobile Endgeräte.

So steigert DAF sowohl die Prozesseffizienz als auch Transparenz der Rechnungsverarbeitung. Gleichzeitig senkt das Unternehmen Betriebs- und Verwaltungskosten und stellt sicher, dass selbst kurzfristige Skontofristen wahrgenommen werden können.

Nahaufnahme Notiz mit Stift
Mann schaut auf Laptop
Mann schaut auf Laptop

Das Ergebnis: Amortisation innerhalb nur eines Jahres.

Die Entlastung durch das DMS-System zur Rechnungsbearbeitung war derartig hoch, dass die Anschaffung sich bereits vor Ablauf des ersten Jahres rentierte. Unser Kunde Treun Kremers sagt dazu: „Jährlich rund (...) 450.000 Eingangsrechnungen werden heute über automatisierte Dokumenten-Workflows bearbeitet. Die Zeitersparnis ist enorm und der Service gegenüber Händlern und Zulieferern konnte deutlich verbessert werden. Da das DMS-Projekt sich innerhalb eines Jahres amortisiert hat, sparen wir viel Geld.“

Die Vorteile einer digitalen Eingangs­rechnungs­bearbeitung in der Übersicht:

  • Automatische Prüfung, Freigabe und Kontierung
  • • Hohe Transparenz • Einhaltung von Zahlungsfristen
  • • Support für die Liquiditätsplanung • Weniger Fehlerquellen
  • • Mobiler Zugriff
  • • Schnellere Durchlaufzeiten für die Rechnungsbearbeitung
  • • Papierloser Zahlungsausgang
  • • Steigerung des Cashflows
  • • Dokumentation der Freigaben
  • • Eskalationsszenarien
  • • Datenübergaben an die Finanzbuchhaltung
  • • Nutzung verbesserter Zahlungskonditionen
  • • Zugriff auf weitere Dokumente, die zur Prüfung benötigt werden
  • • Überwachung von Liegezeiten

Machen Sie den Ordnungs-Check.

In welchen Bereichen hat Ihr Unternehmen Bedarf? Und wo können Workflows optimiert werden? Machen Sie den Test.

 

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+49 (2235) 97898-60
info@docuscan.de