Zurück

MailConnect

DocuWare Certified Products: Automatische Archivierung von E-Mails.

Zur Entlastung der E-Mail-Systeme, und um eine zentrale Ablage im Dokumenten-Pool zu schaffen, können die geschäftsrelevanten E-Mails direkt aus dem E-Mail-Client heraus revisionssicher- und langzeitarchiviert werden und sind jederzeit wieder auffindbar. MailConnect bietet dabei eine universelle Integrationsschnittstelle für Microsoft Exchange und Outlook Clients.

Älterer Mann liest etwas am PC
Optimieren

Leistungsmerkmale von MailConnect.

Die Archivierung von einzelnen E-Mails und/oder Anhängen erfolgt direkt aus dem Mail-Client im Langzeitformat (PDF) oder im originären Outlook Format (MSG). Die Recherche nach archivierten Mails erfolgt nun alternativ über DocuWare oder direkt aus dem Mail Client heraus. Die E-Mails können hier optional als archiviert oder bereinigt gekennzeichnet werden. Den nicht speicherintensiven Mail-Text können Sie im Client beibehalten. Die Archivierung erfolgt über die DocuWare-Platform-Schnittstelle, die für die Suche und Ablage der Mails keinen DocuWare-Client benötigt. Bereits archivierte Dokumente werden erkannt, so dass eine doppelte Ablage vermieden wird.

Verknüpfung mit Indexbegriffen
Individuelle Ablagemasken, die eine manuelle Eingabe von Indexbegriffen erlauben, können ebenfalls eingerichtet werden, um z.B. einen Bestell–, Projekt- oder Auftragsbezug herzustellen. Durch die einfache dialoggestützte Indexzuweisung, können Sie beliebige Header-Informationen den Archivfeldern zuweisen. Auch die Hinterlegung fester Feldeinträge sowie eine Indexerweiterung über SQL Abfragen bietet die Möglichkeit, weitere Indexdaten aus externen Quellen auszuwählen und hinzuzufügen.

Revisionssichere Archivierung
MailConnect erfüllt bei ordnungsgemäßem Einsatz die gesetzlichen Anforderungen zur Speicherung steuerrelevanter, digitaler Daten und ist auch konform zu Vorschriften wie Basel II, Sarbanes Oxley (SO) oder IFRS. Unterstützt werden Outlook 2003, Outlook 2007, Outlook 2010 (inkl. der Ribbon Bar), Outlook 2013 und Outlook 2016.

Highlights von MailConnect:

  • Vollständige Integration in den Outlook-Mail-Client
  • Archivierung im PDF- oder originären MSG-Format
  • Ergänzung der Indexdaten um feste Werte und individuelle Ablage-Masken
  • Optionale SQL-Abfragen zur Indexerweiterung
  • Kennzeichnung und Bereinigung der E-Mails
  • Intrigiertes Onlineupdate und automatische Konfigurationsverteilung per E-Mail
  • Archivieren und Öffnen direkt aus Outlook
  • Vollständig Unterstützung von Outlook 2010, 2013 & 2016

Software herunterladen

Hier finden Sie das aktuelle Datenblatt zu MailConnect sowie die neueste Softwareversion zum Download.

Software
Download
+49 (2235) 97898-60
info@docuscan.de