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MailRobot

DocuWare Certified Products: Automatisierter Versand von Dokumenten per E-Mail.

Seit dem Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011 dürfen Unternehmen Rechnungen per E-Mail ohne digitale Signatur oder EDI-Verfahren versenden. Die Rechnung per E-Mail steht nun auf der gleichen rechtlichen Grundlage wie die Rechnung auf Papier. Damit entfällt nicht nur eine immense bürokratische Hürde, sondern auch die Kostenfaktoren Büromaterial und Versand.

Der MailRobot für DocuWare macht es Ihnen einfach, Rechnungen aus Ihrem DMS automatisch und mit einem Standardtext versehen, zu verschicken. Die Archivierung und Versandbestätigung wird dabei ebenfalls automatisch im System hinterlegt.

Frau tippt auf Notebook
Optimieren

Leistungsmerkmale des MailRobot.

In Ihrem DocuWare-DMS haben Sie Kunden- und Lieferantenstammdaten mit Detailinformationen wie Ansprechpartnern der Rechnungsabteilung archiviert? Und Ihre Rechnungen sind ebenfalls im DMS hinterlegt? Dann nimmt MailRobot Ihnen viel Arbeit beim Versand der Rechnungen ab. Auch beim automatischen Versand von Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen oder Gutschriften kann MailRobot genutzt werden.

Standardtexte erstellen
Mit dem integrierten Texteditor entwerfen Sie Standard-Texte für Ihre Mails, die – zusammen mit der Rechnung und/oder anderen Anhängen – automatisch mitversendet werden.

Mit dem SQL-Editor legen Sie zusätzlich variable Platzhalter für Ihre E-Mail fest. Soll der jeweilige Ansprechpartner in der Anrede genannt werden? Soll die Rechnungsnummer im Betreff oder der Mail stehen? Oder soll ein aktuelles Datum ergänzt werden? MailRobot hilft Ihnen dabei, Ihre Mails zu individualisieren.

Mit dem Simulator können Sie jederzeit die Einstellungen überprüfen und testen. Eine umfangreiche Protokollierung der Aktionen ermöglicht es dem Administrator, sich zu jeder Zeit über den Ablauf des Mailversandes zu informieren.

E-Mail-Anhänge
Die Dokumente werden idealerweise im quasi Standard Format PDF/A umgewandelt, so dass der Empfänger ein optimales Dateiformat erhält, dass alle Schrift- und Formatierungseinstellungen originalgetreu wiedergibt.

Wenn weitere Dokumentenarten mitverschickt werden sollen, werden diese aus dem elektronischen Archiv automatisch herausgesucht und der E-Mail beigefügt.

Revisionssichere Archivierung
Nach dem Versand der Emails können die Indexdaten im Archivsystem aktualisiert werden, so dass stets der Status der Dokumente überwacht werden kann.

Highlights des MailRobot:

  • Integrierte Dokumenten-Konvertierung in PDF
  • Funktioniert mit beliebigem Mailserver mit SMTP-Unterstützung
  • Flexible Such-Möglichkeiten zur Indexierung der relevanten Dokumente
  • Möglichkeit, zusätzliche Dokumente aus anderen Archiven oder Dateisystemen anzuhängen
  • Unterstützung von CC- und BCC-Versand
  • Personalisierte E-Mails durch Vorlagen mit Platzhaltern
  • Datenbankunterstützung für zusätzliche Daten per SQL

Software herunterladen

Hier finden Sie das aktuelle Datenblatt zum MailRobot sowie die neueste Softwareversion zum Download.

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