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DMS-Templates: Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

Rechnungen einfach digital verwalten.

Rechnungen erfassen, im schlimmsten Fall manuell in die Buchhaltungssoftware übertragen, den Kostenstellen zuweisen, prüfen und freigeben: Die manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung benötigt nicht nur viel Zeit und Personal, sie ist auch fehleranfällig. Alle drei Nachteile verkehrt unser DMS-Template in Vorteile für Ihr Unternehmen.

Denn die modulare Schritt-für-Schritt-Lösung für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung lässt sich nicht nur schnell implementieren – sie hilft dabei, Personal zu entlasten, Prozesse zu automatisieren und damit Bearbeitungszeiten signifikant zu reduzieren.

icon zum Template Eingangsrechnungsverarbeitung

Effizienz maximieren, Bearbeitungszeiten minimieren.

Das DMS-Template zur Eingangsrechnungsverarbeitung bringt viele Vorteile mit sich. Medienbrüche und manuelle Eingaben werden vermieden, indem alle Rechnungen – ob analog oder digital – via Texterkennung erfasst werden. Freigabe- und Prüfungsprozesse können automatisiert oder zumindest mit wenigen Klicks angewiesen werden. Zusätzlich erinnern Komfortfunktionen wie die Terminüberwachung an Zahlungsziele oder Skonto-Termine.

  • Eingehende Rechnungen werden per Texterkennung (OCR) automatisch erfasst und den richtigen Parametern im DMS-Template zugeordnet
  • Notizen und Kommentare können zur weiteren Verarbeitung an das Rechnungsdokument angehängt werden
  • Verpasste Skonto-Erlöse oder Mahnungen werden vermieden
  • Freigabe- und Prüfungsprozesse können teil- oder voll-automatisiert angewiesen werden
  • Eine automatische Archivierung findet ebenfalls statt

 

Die digitale Eingangsrechnungs­verarbeitung im Detail:

Viele Analyse-Möglichkeiten

Neben den obengenannten Vorteilen bietet Ihnen dieses Template zahlreiche Analysefunktionen. So können Sie sich zum Beispiel die Verteilung der Kosten auf einzelne Abteilungen oder Projekte ansehen, die Summe aller Rechnungen nach Woche, Monat, Quartal und Jahr betrachten sowie prüfen, bei welchen Kostenstellen es offene Rechnungsprozesse gibt.

Texterkennung aller Rechnungen

Ob manueller Upload, automatisierter Scanprozess, FTP-Übertragung oder per E-Mail: In einem ersten Schritt werden die wichtigsten Daten der Rechnung automatisch per Texterkennung (OCR) ausgelesen. Im Anschluss wird ein Verantwortlicher automatisch über den abgeschlossenen Prozess informiert. Er überprüft die ausgelesenen Daten und kann die Tabelle ergänzen. Zudem besteht die Möglichkeit, einzelnen Kostenbausteinen unterschiedliche Steuersätze zuzuweisen.

Sachliche Prüfung und Kontierungstabelle

Der Verantwortliche bestimmt außerdem, wie mit der sachlichen Prüfung zu verfahren ist. Er kann sie überspringen, einer bestimmten Person zuweisen oder die sachliche Prüfung positionsbezogen durchführen lassen. Ergänzend dazu kann er Beträge einzelnen Kostenstellen wie Abteilungen oder Personen per Kontierungstabelle zuweisen.

Prüf- und Freigabeprozesse

Zusätzlich zur zentralen Stelle für die Eingangsrechnungen gibt es sieben weitere Eingangsboxen, an die die Rechnung (automatisiert oder manuell) geschickt werden kann: Sachliche Prüfung, Genehmigung, Geschäftsführung, Freigabe durch Einkäufer, Buchhaltung, Abweisen und Buchungssätze. So lassen sich Prüf- und Freigabeprozesse mit sehr wenig Aufwand einleiten und abschließen.

Übersicht aller offenen und bereits gebuchten Belege

Das DMS-Template gibt Ihnen zusätzlich Auskunft über alle offenen und bereits verbuchten Rechnungen. Diese werden in einer übersichtlichen Tabelle hinterlegt.

Wir unterstützen Sie bei der Implementierung.

Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Implementierung von Dokumentenmanagement-Lösungen sind wir Ihr zuverlässiger Partner für die digitale Transformation.
Bei Fragen oder Interesse an einem unserer Produkte wenden Sie sich bitte an uns.

 

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