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DMS Template: Digitale Reisekostenabrechnung

Reisekosten und Spesen digital abrechnen

Die Reisekostenabrechnung ist ein Ärgernis – sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter. Denn wo Unternehmen einen hohen Verwaltungsaufwand mit zusätzlichem Personal tragen müssen, so stehen für Mitarbeiter lästiger Papierkram und – in manchen Fällen – das Warten auf die Rückerstattung ins Haus.

Unser DMS-Template macht die Reisekostenabrechnung zwar nicht überflüssig, es schafft aber die Zettelwirtschaft ab und hilft dabei, den Verwaltungsaufwand für Mitarbeiter und Unternehmen signifikant zu reduzieren. Gleichzeitig hilft es Ihnen dabei, die positiven Auswirkungen von Dokumentenmanagement in kleinem Rahmen zu testen. Denn intensive Schulungen entfallen. Im Vordergrund steht nur der Komfort einer modernen Reisekostenabrechnung.

Icon digitale Reisekostenabrechnung

So funktioniert die digitale Reisekosten­abrechnung:

Die digitale Reisekosten­abrechnung:

Das DMS Template „Digitale Reisekostenabrechnung“ ist die ideale Ergänzung zum „Digitalen Dienstreiseantrag“. Denn aus diesem können Informationen einfach übernommen werden, ohne dass ein Mehraufwand anfällt. Des Weiteren bietet das Template folgende Leistungen:

  • Länderabhängige Spesenberechnung für die abwesenden Tage
  • Belege können analog oder digital eingereicht werden
  • Kosten können nach Wunsch gesplittet werden (Kostenstellen)
  • Angabe der bewirteten Personen möglich
  • Ausweisung von Trinkgeld
  • Rückwirkende Umrechnung der Landeswährung in Euro am bezahlten Tag
  • Kilometerpauschalen für Privatautos
  • Auswahl der gewünschten Auszahlungsart

 

So funktioniert die Reisekosten­abrechnung digital:

Reisekosten­abrechnung befüllen

Sofern Sie eine neue Abrechnung anlegen, haben Sie nun die Möglichkeit, alle Daten neu einzugeben oder eine bereits erledigte Reisekostenabrechnung als Vorlage zu wählen. Alle Daten aus dem digitalen Dienstreiseantrag können zum Beispiel mit einem einfachen Klick übernommen werden.

Informationen zur Dienstreise eintragen

Start- und Endzeitpunkt der Dienstreise, Art der Unterbringung, Verkehrsmittel, getätigte Vorauszahlungen und Mitreisende können hier in intuitiven Formularfeldern eingegeben werden. Optional können Sie Ihre Dienstreise auch einer Kostenstelle zuweisen.

Verpflegungs­mehraufwand verwalten

Falls Sie mehr als acht Stunden für eine Dienstreise unterwegs waren, können Sie den Verpflegungsaufwand verwalten. Bezahltes Geschäftsessen, Frühstück im Hotel, Verpflegung im Ausland: Das Template ist immer auf dem aktuellsten Rechtsstand, berechnet anfallende Pauschalen automatisch und rechnet selbst Fremdwährungen um. 

Reisekosten­abrechnung freigeben

Sobald alle Daten erfasst und mit Belegen versehen sind, erhält die Personalabteilung einen Bearbeitungsschritt zugewiesen. Sollte Ihre Freigabematrix die Höhe des zu erstattenden Betrags regeln, wird zudem der entsprechende Vorgesetzte informiert. Dies schafft Sicherheit und Transparenz über den Aufgaben-Workflow und die Einsicht in personenbezogene Daten.

Reisekosten­abrechnung abschließen

Insofern alle Vorgesetzten die Reiskostenabrechnung freigegeben haben, kann die Auszahlung veranlasst werden. Der Restbetrag wird schließlich von der Buchhaltung in der gewünschten Form (Bar, Überweisung, Verrechnung) ausgezahlt.

Wir unterstützen Sie bei der Implementierung.

Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Implementierung von Dokumentenmanagement-Lösungen sind wir Ihr zuverlässiger Partner für die digitale Transformation.
Bei Fragen oder Interesse an einem unserer Produkte wenden Sie sich bitte an uns.

 

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