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DMS Template: Digitaler Dienstreiseantrag

Dienstreise digital beantragen und managen.

„Wenn einer eine Reise tut, so kann er was erzählen“, schrieb einst Matthias Claudius. Der kannte wahrscheinlich noch keine Dienstreisen, sonst hätte es heißen müssen: „so MUSS er was erzählen.“ Und zwar dem Vorgesetzten, der Personalabteilung, der Buchhaltung, dem Back-Office, den betroffenen Kollegen und so weiter.

Mit dem DMS-Template für den digitalen Dienstreiseantrag, einer modularen Schritt-für-Schritt-Lösung, werden viele dieser Prozesse verschlankt. Anders als bei einer umfangreichen Einführung eines neuen IT-Systems können Unternehmen mit diesem Template sofort vom Komfort eines digitalen Dokumentenmanagements profitieren. Denn es ist intuitiv und bietet sofortige Arbeitserleichterung.

Icon digitaler Dienstreiseantrag

So funktioniert der digitale Dienstreise­antrag:

Die Vorteile des digitalen Dienstreise­managements:

Neben einem schlanken Workflow bietet das Template vor allem viele Komfortfunktionen, zum Beispiel die Erstellung von Reiseplänen, den Export in einen Kalender oder die Vorlagenfunktion für wiederkehrende Dienstreisen.

Idealerweise wird das Template mit der „digitalen Reisekostenabrechnung“ verzahnt, so dass eine Mehrfach-Eingabe der relevanten Daten überflüssig wird. Dies sind die Vorteile des DMS Templates:

  • Reisezeitraum in Outlook exportierbar
  • Eingabe eines Vorschusses möglich
  • Vorlagen für wiederkehrende Reisen möglich
  • Übersichtliche Ressourcenbuchung
  • Automatischer Start des Templates „Digitale Reisekostenabrechnung“ möglich

 

Das digitale Dienstreise­management im Detail:

Dienstreise­antrag stellen

Über das Template wählen Sie den Antragsteller sowie eventuelle Mitfahrer aus, laden entsprechende Dokumente hoch und geben Details zur Dienstreise und Finanzierung an. Auch der Zeitplan kann hier festgelegt und zum Beispiel in den Outlook Kalender oder als iCal exportiert werden.

Ressourcen beantragen

Wählen Sie die zur Verfügung stehenden Ressourcen aus, geben Sie den Bedarfszeitraum an und ergänzen Sie das Formular ggf. um weitere Wünsche.

Reisebericht erstellen

Am Ende des Formulars können Sie entscheiden, ob ein Reisebericht erstellt werden soll. Der erstellte Bericht wird dem Antragssteller nach Abwicklung der Dienstreisebuchung per E-Mail geschickt.

Dienstreise­antrag prüfen und genehmigen

Dienstreiseanträge kommen in der Eingangsbox Dienstreise (Prüfung) des Vorgesetzten an. Dieser kann die Dienstreise, unter einer definierten Bedingung, genehmigen oder unter einer Begründung zur Korrektur schicken oder ablehnen. Darüber hinaus kann der Antragssteller aufgefordert werden, seinen Antrag zu korrigieren.

Ressourcen durch Back-Office buchen

Nach der Genehmigung durch den Vorgesetzten (über die angelegte Genehmigungsmatrix) können die beantragten Ressourcen gebucht werden. Bei einem Antrag, in welchem ein Vorschuss in Anspruch genommen wurde, werden zwei Schritte gestartet. Ein Schritt geht an die Buchhaltung, um den Vorschuss an den Antragssteller auszuzahlen, den anderen Schritt bekommt das Back-Office zugewiesen.

Vorschuss bearbeiten

Der zuständige Mitarbeiter in der Buchhaltung bekommt gleichzeitig eine E-Mail, in der er darauf hingewiesen wird, dass ein Vorschuss an den Antragssteller ausgezahlt werden kann. Anträge ohne Vorschuss landen in der Eingangsbox Dienstreise (Buchung).

Buchung abschließen

Nachdem die benötigten Ressourcen durch das Back-Office gebucht wurden, erhält der Antragssteller eine Information per E-Mail. Dieser E-Mail werden alle dienstreisebezogenen Unterlagen angehängt.

Wir unterstützen Sie bei der Implementierung.

Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Implementierung von Dokumentenmanagement-Lösungen sind wir Ihr zuverlässiger Partner für die digitale Transformation.
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