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DMS Template: Digitales Ticketsystem

Service, bitte! Unser Helpdesk- und Ticket-System.

Guter Kundenservice ist nichts Neues. Daran ändert auch die Digitalisierung nichts. Was sich aber ändert, ist die Geschwindigkeit, mit der Kunden inzwischen Antworten, Hilfe und Bestellungsabwicklungen erwarten. Und nicht nur diese. Auch Lieferanten, Partner und die eigenen Mitarbeiter fordern flexible und digitale Prozesse.

Unser digitales Ticketsystem erlaubt es Ihnen und Ihren Mitarbeitern, Anfragen mit deutlich mehr Übersicht und Geschwindigkeit zu bearbeiten. Als Template-basierte Lösung aus dem größeren Kosmos „Dokumentenmanagement“ bietet es Ihnen sofortige Arbeitserleichterung und schlanke Prozesse – und zwar ohne intensive Schulungen und tiefere Einschnitte in etablierte Workflows.

Icon digitales Ticket-System

Ticketsystem für Kunden­betreuung, Support und interne Projekt­abwicklungen:

Vorteile eines digitalen Ticket-Systems:

Die Ticketing-Software wird als fertige Lösung implementiert, die sofort genutzt und im laufenden Prozess an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden kann. Dabei ist die Software extrem offen für den gewünschten Anwendungsfall. Sowohl Supportanfragen von Kunden können damit bearbeitet werden als auch interne Anfragen von Mitarbeitern, z. B. beim IT-Support, dem allgemeinen Kundenservice, bei Anfragen an die Personalabteilung und vielem mehr.

Das bietet Ihnen unser Template-basiertes Ticketsystem:

  • Arbeitszeiten erfassen & genau abrechnen durch Live-Counter
  • Zuständigkeiten zuweisen & Fortschritt nachverfolgen
  • Automatische Ticket-Benachrichtigung bei Änderungen
  • Überwachungsbox für Kunden / Mitarbeiter
  • Erleichterte Kommunikation durch Textvorlagen für standardisierte Antworten und Abläufe (HTML, Text)
  • Automatische Protokollierung mit Einsichtsoption
  • Reports mit statistischen Auswertungen möglich
  • Integrierte Eskalationen bei Zeitüberschreitung
  • u.v.m.

 

So funktioniert das digitale Ticketsystem:

Erfassen einer Anfrage

Beim Erfassen des Problems kann man folgende Informationen mitgeben: Klassifizierung, Priorität sowie eine externe (Ticket-)Nummer. Darüber hinaus können der Ansprechpartner, die betroffenen Personen und die Beobachter gewählt werden.

Dispatcher

Beim Zuweisen des Tickets gibt es mitunter folgende Eingabemöglichkeiten: Warten auf Status, geschätzte Zeit, Komponenten sowie ein Multi-Status.

Live-Counter

Im Kopfbereich bietet der RDM-Prozess die Möglichkeit, mittels „Live Counter“ die getätigte Zeit sekundengenau zu erfassen bzw. Pausen zu tracken.

Kommunikation

Ob per E-Mail, als Rückfrage oder mittels eines einfachen Eintrags: In diesem Prozess kann man mit allen Beteiligten und auf verschiedene Arten kommunizieren.

Mail-Import

Alle E-Mails, die an ein bestimmtes Postfach gesendet werden, werden aufgrund eines Filters im Betreff importiert. Dies ist sowohl für das Starten einer Anfrage als auch beim Antworten auf Fragen relevant. Das Zusammenspiel sowie das Abfangen von E-Mails, die nicht zugeordnet werden können, übernimmt ein zweiter Prozess, der Bestandteil der Auslieferung ist.

Wir unterstützen Sie bei der Implementierung.

Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Implementierung von Dokumentenmanagement-Lösungen sind wir Ihr zuverlässiger Partner für die digitale Transformation.
Bei Fragen oder Interesse an einem unserer Produkte wenden Sie sich bitte an uns.

 

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