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Glossar

Fachbegriffe Dokumentenmanagement

Was bedeutet Indexierung? Und was Barcode-Erkennung? Was heißt eigentlich revisionssicher? Und was hat es mit GoBD und DSGVO auf sich? Hier finden Sie einfache Erklärungen zu Begriffen auf unserer Websites, aus unseren DMS-Lösungen sowie allgemein aus der Welt des Dokumentenmanagements.

Buchstabe A

ABBYY

Die ABBYY Gruppe ist ein Unternehmen, das sich auf Software-Lösungen für die optische Zeichenerkennung (OCR) und Content Capture spezialisiert hat. Die Software hilft dabei, Informationen auf Papier (Texte, Zeichen und Zahlen) nach dem Scannen automatisch zu erfassen, digitalisieren, extrahieren und in weiterverwertbare Daten umzuwandeln. Manuelle Eingaben z.B. bei der Eingangsrechnungsbearbeitung entfallen damit.

AO Abgabenordnung

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet alle Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§ 257 HGB). Vor allem aber aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu beachten.

Buchstabe D

Dokumenten­management

Dokumentenmanagement, kurz DMS, im Software-Bereich bedeutet vor allem die digitale Verwaltung und Archivierung von Unternehmensdokumenten wie Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Belege, E-Mails, Anhänge, Lieferscheine, Verträge, Bestellscheine und sämtlicher anderer Dokumente. Dokumentenmanagement-Systeme sind vor allem entstanden, um große Datei- und Dokumentmengen effizient, rechtskonform und übersichtlich zu verwalten.

Buchstabe E

ECM

ECM bedeutet Enterprise-Content-Management und beschreibt die software-gestützte Verwaltung aller unternehmensrelevanten Daten und Informationen. ECM wird oftmals synonym mit dem Begriff Dokumentenmanagement verwandt.

ERP

ERP ist die Abkürzung für Enterprise-Resource-Planning und bezeichnet Software-Systeme, die sämtliche Geschäftsprozesse digital abbilden und Ressourcen damit standortunabhängig und effizient verwaltbar machen. Die Leistungen von ERP- und DMS-Systemen greifen dabei zahnradartig ineinander. Mittlerweile gilt der Begriff ERP auch als Synonym für Warenwirtschaftssysteme.

Buchstabe G

GoBD

GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die Verwaltungsvorschrift regelt unter anderem die digitale Aufbewahrung von steuerlich relevanten Dokumenten und den elektronischen Datenzugriff.

Buchstabe I

Indexierung/Indexdaten

Indexierung im Bereich des Dokumentenmanagements bedeutet die halb-automatische bis automatische Verschlagwortung und Verstichwortung von Dokumenten. Bei der Ablage eines Dokuments im Archiv werden sogenannte Indexdaten extrahiert, die später eine bessere Auffindbarkeit gewährleisten. Indexdaten können zum Beispiel sein: Absender, Datum, Rechnungs- und Bestellnummern, Sachbearbeiter, der Volltext und viele mehr.

ICR

ICR (Intelligent Character Recognition) nennt man eine Texterkennung für handgeschriebene Texte. Bei der ICR verwendet man Vergleichs- und Erkennungsprozesse um handschriftliche Informationen zu erkennen.

Buchstabe O

OCR-Software

OCR ist die Abkürzung für Optical Character Recognition. Sie bezeichnet alle software-gestützten Prozesse zur elektronischen Erkennung von Buchstaben, Zeichen und Zahlen und der anschließenden Umwandlung in auch von Maschinen lesbare Daten.

OMR

Optical Mark Recognition (OMR) ist eine Technik zur computergestützten Erkennung von Markierungen auf Papier, ähnlich der Texterkennung (Optical Character Recognition oder OCR). OMR wird häufig zur automatischen Auswertung von Formularen wie zum Beispiel Multiple Choice-Tests oder Wahlzetteln verwendet.

Buchstabe R

Revisionssicherheit

Revisionssicherheit im Sinne eines Dokumentenmanagement-Systems bedeutet die manipulationssichere und unabänderliche Archivierung von Dokumenten. Das GoBD definiert hierzu, dass Dokumente im Original, unverlierbar, unveränderbar, jederzeit sofort und lückenlos verfügbar und maschinell auswertbar archiviert werden müssen. Ein DMS erfüllt diese Voraussetzungen.

Buchstabe V

Volltextsuche

Die Volltextsuche im Dokumentenmanagement beschreibt die Möglichkeit, im Digitalen Archiv nach einzelnen Begriffen zu suchen, die nicht verschlagwortet wurden.

Buchstabe X

XML

XML (Extensible Markup Language) ist eine moderne Programmiersprache zur Erstellung und Beschreibung von Seiten und Daten im World Wide Web. XML beinhaltet auch ein Datenformat für den strukturierten Datenaustausch. XML selbst ist keine Beschreibungssprache wie HTML, sondern eine Art Metasprache.

Buchstabe Z

Zugriffsrechte

Zugriffsrechte beim Dokumentenmanagement bezeichnen die unterschiedlichen Rollen und Rechte der an das DMS angeschlossenen Nutzer. Abgestufte Berechtigungen wie der beschränkte Zugriff auf einen bestimmten Teilbereich, reine Leserechte, Schreib- und Leserechte und viele weitere sind hier möglich. Dies gewährt auch die revisionssichere Archivierung und ist Bestandteil der GoBD-Regelungen (z.B. bei unveränderbaren Dokumenten).

Lächelnde Frau im Büro
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