Für Andreas Watermann bedeutet DocuWare als Dokumentenmanagement im Autohaus maximale Effizienz, Transparenz und Modernität. Der Geschäftsführer des Autohauses Schmitz + Zinke GmbH in Erftstadt hat die Geschäftsprozesse in seinem Unternehmen mit DocuWare auf Vordermann gebracht. Seit Beginn dieses Jahres sorgt die integrative Dokumentenmanagement-System-Lösung DocuWare Cloud bei dem Mazda-Händler für effiziente Verwaltungsabläufe und digitale Ordnung. Sämtliche Dokumente, die im Geschäftsalltag anfallen, werden digitalisiert und revisionssicher archiviert. Dank der smarten Anbindung an das hauseigene ERP-System MACS und die Buchhaltungssoftware DATEV stehen alle Belege jederzeit schnell und in jeder Anwendung zur Verfügung. Mit den Werkzeugen, die DocuWare Cloud inklusive mitgibt, wurden kleine, schlanke Prozesse realisiert, die die Abläufe im Arbeitsalltag von Geschäftsleitung und Mitarbeitenden erheblich erleichtern und transparent machen.
Die Digitalisierung zahlt sich in praktisch allen Bereichen des Unternehmens aus – bis hin zum Endkunden.
Andreas Watermann, Geschäftsführer der Schmitz + Zinke GmbH über Dokumentenmanagement mit DocuWare
„Die Digitalisierung zahlt sich in praktisch allen Bereichen des Unternehmens aus – bis hin zum Endkunden“, stellt Watermann zufrieden fest. „Viel Platz und Raum zu sparen ist prima! Zudem haben die Mitarbeiter mehr Freude an der Arbeit, weil Sie einfach effizienter arbeiten und sich mehr auf die kundenrelevanten Aufgaben konzentrieren können. Unter dem Strich bekommen wir durch die Optimierungen wieder heraus, was wir in die Einführung des Dokumentenmanagement-Systems investiert haben!“
MACS und DATEV – Systemumgebung im Autohaus
Das Unternehmen Mazda stellt seinen Vertragshändlern ein hauseigenes Dealer-Management-System namens „Mazda Administration Communication System“ (MACS)“ zur Verfügung. Dieses ERP-System unterstützt bereits eine Vielzahl von Geschäftsprozessen im Autohaus und bietet Schnittstellen zur Unternehmenszentrale in Leverkusen, die wiederum mit den Systemen zur Fahrzeug-, Teile- und Garantieabwicklung verbunden ist. Auch im Autohaus Schmitz + Zinke wird MACS eingesetzt. Das System generiert bei den verschiedenen Geschäftsvorgängen wie An- und Verkauf von Gebraucht- und Neuwagen aus den Prozess- und Kundendaten Dokumente wie Angebote, Rechnungen und Datenschutzerklärungen, die die Kunden digital unterschreiben können. Watermann dazu: „Auch unsere Kunden schätzen die digitale Signatur, weil sie zum Beispiel keine mehrseitige Datenschutzerklärung mehr in Papierform erhalten.“ In Form von PDF-Dateien werden die Dokumente automatisch in einem Arbeitsverzeichnis von MACS auf dem zentralen Laufwerk abgelegt, allerdings nicht als unveränderliche Originalbelege.
Sowohl Dokumente, die in MACS erzeugt werden, als auch andere digitale Belege, wie Eingangsrechnungen in Form von E-Mail-Anhängen, wurden bei Schmitz + Zinke bis dato auf Papier ausgedruckt, gestempelt, von Hand signiert, kopiert, Belege in verschiedenen Kladden gesammelt und mehr oder weniger unübersichtlich in Leitzordnern archiviert. „Da kamen locker 150 Ordner im Jahr zusammen“, schätzt Watermann.
Die Mitarbeiter haben mehr Freude an der Arbeit, weil Sie einfach effizienter arbeiten und sich mehr auf die kundenrelevanten Aufgaben konzentrieren können.
Andreas Watermann
Auch eine Systemintegration zwischen MACS und der DATEV wurden bis dato nicht vollständig realisiert. Bestellt das Autohaus beispielsweise Teile bei Mazda, kommen Lieferscheine und Rechnungen als PDF-Dateien per Mail. Zusätzlich stellt MACS einen elektronischen Buchungsdatensatz (nach Kontorahmen SKR 51 für die Kfz-Branche) zur Verfügung. Dieser kann dank einer Schnittstelle direkt in DATEV verbucht werden. Doch stattdessen wurden bei Schmitz + Zinke die eingegangenen PDF-Dateien auf Papier ausgedruckt, die Daten von Hand in DATEV eingegeben und die ausgedruckten Belege in Leitzordnern abgeheftet. „Die Organisation war weder effektiv, noch prozesssicher, noch entsprach sie den üblichen Compliance-Richtlinien“, stellt Watermann rückblickend fest. Das sollte sich grundlegend ändern.
Chancen und Potential eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) waren dem Geschäftsführer bereits grundsätzlich bekannt. Und der Gesellschafter der Schmitz + Zinke GmbH, Reinhard Oborski, hatte als Mitinhaber eines IT Beratungsunternehmen bereits gute Kontakte zum ortsansässige DocuWare-Parter, DocuScan GmbH. „Ich kannte die Geschäftsführer persönlich und wusste um ihre Professionalität und langjährige Erfahrung“, berichtet Oborski. So lag es nahe, die passgenaue Integration einer Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösung in die Systemumgebung bei Schmitz + Zinke mit der DocuScan zu realisieren.
Prozesse analysiert und optimiert
Mitte Januar dieses Jahres setzte man sich zusammen, um eine Cloud-Umgebung im Autohaus zu konzeptionieren. „Die Entscheidung fiel auf die DocuWare Cloud – Lösung, weil wir sie sofort vollumfänglich nutzen konnten und weil sie die Möglichkeit enthielt, kleine, schlanke Prozesse zu integrieren“, begründet Watermann die Entscheidung. Neue Hardware wurde nicht gebraucht, ein Hochleistungsscanner zur Digitalisierung von Papierbelegen war bereits vorhanden. Schon am 1. Februar ging das DMS an den Start, rückwirkend zum 1. Januar wurden seitdem alle Belege elektronisch archiviert und Papierbelege abgeschafft.
DocuWare ist der Dreh- und Angelpunkt für alle Geschäftsprozesse.
Andreas Watermann
Voraussetzung für eine optimale Systemintegration und die Einrichtung von transparenten, digitalen Prozessen war eine gründliche Analyse der alltäglichen Verwaltungs- und Prüfungsvorgänge im Autohaus sowie die systematische Erfassung aller Belegarten. Diese Vorarbeiten weiß Watermann besonders zu schätzen: „Durch die komplette Verfahrensanalyse konnten wir die Prozesse wesentlich effektiver gestalten. Es ging ja nicht nur darum, ein paar Dokumente zu digitalisieren und Papier abzuschaffen, sondern um viel mehr. Nämlich darum, die täglichen Routinen zu hinterfragen und Prozesse zu begreifen – auch für die Mitarbeiter.“ So führte die Bestandsanalyse auch dazu, dass in MACS Prozesse neu gestaltet, geschult und optimiert wurden.
Nach Erfassung und Analyse aller Dokumente und Geschäftsprozesse entschied man sich für die Definition und Einrichtung von vier elektronischen Archiven mit unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen.
Personal-Archiv ergänzt das HR-Management
Im Archiv „Geschäftsprozesse“, auf das alle Verwaltungsmitarbeiterinnen und -Mitarbeiter Zugriff haben, werden alle Dokumente des Tagesgeschäfts verwaltet, geprüft und aufbewahrt. Dokumente, die zu einem Vorgang gehören, werden durch einen gemeinsamen Indexwert miteinander verknüpft, bei Verkaufsvorgängen ist das zum Beispiel die gemeinsame Vorgangsnummer. Garantiefälle bekommen eine gemeinsame Garantienummer, Schadensfälle eine gemeinsame Schadensnummer.
Allein die Unternehmensleitung hat Zugriff auf das „Personal“-Archiv für die Personalakten und auf ein separates Archiv „Leitung“ für Dokumente, wie zum Beispiel Miet- oder Partnerverträge, die auch nur für die Leitung von Interesse sind. In einem „Personal“-Archiv werden Bewerbungen, Arbeitsverträge, Krankmeldungen, Fortbildungsmaßnahmen und was sonst noch in eine Personalakte gehört, passwortgeschützt abgelegt. Die Personalakten, die sich bis zur Einführung von DocuWare bei Schmitz + Zinke in zehn Leitzordnern angesammelt hatten, wurden sämtlich eingescannt und die Papierbelege hernach vernichtet. „Ein ERP-System, das auch die Human Ressources verwaltet, haben wir nicht“, erklärt Watermann. „Unsere Gehaltsabrechnungen werden elektronisch mit DATEV erstellt und demnächst auch elektronisch verschickt. Das Personal-Archiv ist da eine optimale Ergänzung zu unserem Human-Ressource-Management.“
Modernes Dokumentenmanagement statt Hängeordnern
Zur Aufbewahrung der bereits vorhandenen Verkaufsakten wurde ebenfalls ein eigenes Archiv angelegt. „Man hat im Autohandel immer so einen Hängeordner pro Verkauf, das sind etwa 20 bis 30 Blätter Papier“, erklärt Waterman. „Der Kunde bekommt ein Angebot. Dann macht er eine Probefahrt, für die es eine Probefahrt-Vereinbarung gibt. Dann will er sein altes Auto in Zahlung geben, Finanzieren oder Leasen. Wenn es zum Kaufabschluss kommt, gibt es eine verbindliche Bestellung und einen Ankaufsschein für das Gebrauchtfahrzeug. Dann gibt es den KFZ-Brief und, und, und. Wenn man im Jahr 250 Autos verkauft, dann hat man 250 Hängeordner, macht in 10 Jahren Aufbewahrungsfrist 2500 Hängeordner. So ein Hängeordner ist durchschnittlich drei Zentimeter dick, macht 75 Meter nur Verkaufsakten“, hat der Geschäftsführer durchgerechnet.
Zur Einführung von DocuWare wurden bei Schmitz + Zinke alle diese Verkaufsakten eingescannt. Aus jedem Verkaufsvorgang wurde eine PDF-Datei erzeugt, die nach mehreren Kriterien verschlagwortet ist, sodass die Vorgänge mit den zugehörigen Dokumenten bei Bedarf blitzschnell auffindbar sind. „Ich habe für die eingescannten Verkaufsakten ein eigenes Archiv angelegt, weil ich es spätestens in 10 Jahren, nach Ende der Aufbewahrungspflicht, nicht mehr brauchen werde“, erklärt Watermann. Seit dem Start von DocuWare gibt es ja keine Hängeordner mehr für Verkaufsvorgänge. Die Belege kommen jetzt alle in das Archiv „Geschäftsprozesse“.
Unter dem Strich bekommen wir durch die Optimierungen wieder heraus, was wir in die Einführung des Dokumentenmanagement-Systems investiert haben!
Andreas Watermann
Neben den Archiven wurden verschiedene elektronische Briefkörbe eingerichtet, die den Mitarbeitern als Ablagefächer dienen, und aus denen sie regelmäßig Dokumente archivieren können. So gibt es zum Beispiel die Briefkörbe „Verkauf“, „Kasse“ oder „Personal“. Für Briefkörbe, bei denen es sich anbietet, wurde das Werkzeug „Intelligent Indexing“ aktiviert, das die abgelegten Dokumente automatisch ausliest und verschlagwortet, bzw. die ausgelesenen Werte in einem Ablagedialog vorschlägt.
Virtueller Druck ins elektronische Archiv
Im DocuWare Cloud enthalten sind auch die beiden Werkzeuge, die für die Dokumentenverarbeitung zuständig sind. Der DocuWare Printer ist ein virtueller Drucker, der von jeder Anwendung aus nutzbar und in der Mazda-Software als Standarddrucker eingestellt ist. Mit ihm werden etwa 30 verschiedene Dokumentenarten als PDF-Dateien direkt im richtigen Archive oder Briefkorb ablegt – und zwar als unveränderbare Originale, wie sie der Gesetzgeber definiert. Wird ein Original auf Papier benötigt, leitet der DocuWare Printer den Druckauftrag an einen für dieses Dokument bestimmten Drucker weiter.
Als zweites Werkzeug importiert und archiviert DocuWare Import digitale Dokumente aus bestimmten Verzeichnissen, zum Beispiel aus dem Verzeichnis, in das das Multifunktionsgerät Scans ablegt. Wie beim Printer wurden das Ziel (Archiv oder Briefkorb), die Identifizierung sowie die Indexierung eingerichtet. „Wenn wir zum Beispiel Rechnungen per E-Mail bekommen, schieben wir die einfach in ein Verzeichnis und dort werden sie abgeholt und automatisch verschlagwortet“, nennt Watermann ein Beispiel.
„DocuWare ist der Dreh- und Angelpunkt für alle Geschäftsprozesse mit seinen einfachen Workflows“, stellt der Geschäftsführer fest. Mit Hilfe von Listenverwaltung, digitalen Stempeln, einem Autoindex, der bei Schmitz + Zinke den Bearbeitungsstatus von Dokumenten zu einem Vorgang synchronisiert, und weiteren Werkzeugen, die in der DocuWare Cloud enthalten sind, wurden bei Schmitz + Zinke schlanke und transparente Verwaltungs- und Prüfungsprozesse eingerichtet – wie eine Vollständigkeitsprüfung bei Unfallschäden zum Beispiel.
(Screenshot: Schmitz + Zinke GmbH)
Smarte Suche im Archiv
Jede Änderung und Version eines Dokuments in einem Vorgang wird dokumentiert, die digitalen Originalbelege bleiben – wie gesetzlich gefordert – unangetastet. Die Archive bilden einen Dokumentenpool, in dem man dank des integrierten Moduls SmartConnect auch von jeder anderen beliebigen Anwendung aus nach Dokumenten suchen kann: Sowohl in der Mazda-Software als auch in DATEV wurde zu diesem Zweck die Suchfunktion SmartSearch über einen „DocuWare“-Button eingebunden. Auch der externe Wirtschaftsprüfer, der für Schmitz + Zinke die Buchhaltung erledigt, hat auf diese weise Zugriff auf den Dokumentenpool in der Cloud und kann sich zu jedem Vorgang die Originalbelege aufrufen. „Das hat sich gerade auch in der Corona-Krise bewährt“, schätzt Watermann die Lösung wert.
Der Dokumentenpool in der Cloud hat sich gerade auch in der Corona-Krise bewährt.
Andreas Watermann
Das trifft auch auf den Einsatz von DocuWare Mobile zu. Damit hat die Geschäftsleitung auch von unterwegs oder dem Homeoffice aus jederzeit Einsicht in Briefkörbe, Archive und Aufgabenlisten. Über wichtige Post wird die Geschäftsleitung dank der Mobile App umgehend informiert, egal wo sie sich befindet. Und mit der DocuWare-App PaperScan können sogar Dokumente qualitativ hochwertig abfotografieren und dann mittels der DocuWare Mobile App in Briefkörbe oder Archive abgelegt werden.
