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Digital Arbeiten

Gelungene DMS-Integration: DocuWare für work4all

DocuScan Blog work4all Integration

work4all – der Name ist Programm: Die modular aufgebaute All-Round-Lösung zur digitalen Unternehmensverwaltung vereint CRM (Customer Relationship Management) als Kernmodul mit ERP (Enterprise Resource Planning) für alle kaufmännischen Vorgänge. Ergänzt durch das Basismodul Projektmanagement können mit work4all sämtliche digitalen Geschäftsprozesse abgebildet werden – ob im Handwerksbetrieb oder im Dienstleistungsunternehmen. Auch bei der DocuScan GmbH kommt work4all zum Einsatz – in allen Geschäftsbereichen und an jedem Arbeitsplatz. "Wir verwalten unser ganzes Unternehmen damit", berichtet Geschäftsführer Michael Bollig. "Wir haben uns viele Lösungen angeschaut und zeigen lassen, aber work4all war die einzige, die alles konnte, was wir brauchen. Sogar Artikellisten lassen sich einfach anlegen und in die Prozesse einbinden." Ausschlaggebend für die Entscheidung für work4all war auch die Option, das System mit dem hauseigenen Dokumentenmanagement-System DocuWare zu vereinen. Dank diverser Schnittstellen konnte die DocuScan DocuWare tief in work4all integrieren und einen eigenen Rechnungsprüfungsworkflow einbinden. Die elektronischen Aktenschränke, die bei DocuScan das Papierarchiv ersetzen und digitale Ordnung schaffen, wurden nahtlos angebunden.

Dokumentenmanagement als perfekte Ergänzung

Möglichst alle Dokumente aus work4all sollen in DocuWare abgelegt und revisionssicher aufbewahrt werden. Sowohl elektronische als auch per Scan digitalisierte Belege können weitgehend automatisiert ausgelesen und in angepasste digitale Workflows übergeben werden. Mit der Mobile-App von DocuWare kann auf Workflows auch standortunabhängig zugegriffen werden.

Mit teils vom Anbieter DocuWare teils von der DocuScan selbst entwickelten Komponenten dockt das DMS direkt an den zentralen Datenspeicherorten von work4all an und holt sich automatisiert Daten ab oder übergibt sie, ohne in die work4all-Struktur einzugreifen. "Das integrierte Dokumentenmangement mit DocuWare wertet work4all massiv auf", ist Michael Bollig überzeugt.

Casestudy: Die integrierte Unternehmenslösung im Hause DocuScan

Der Entwickler und DocuScan-Geschäftsführer Michael Bochman erklärt, wie die reibungslose Integration von DocuWare in die work4all-Struktur funktioniert: Ausgangsbelege zum Beispiel werden von work4all als binäres Objekt (BLOB) direkt in der Datenbank gespeichert. Mit DocuWare werden die Dateien über die von DocuScan programmierte Schnittstelle „Work4all PDF Export“- extrahiert und mittels "StorageRobot" – ebenfalls eine Entwicklung von DocuScan - direkt als PDF-Datei in DocuWare archiviert. Dublettenkontrollen und Löschregeln sorgen dafür, dass nur das zuletzt versendete Dokument archiviert wird, sollten Belege mehrfach übertragen worden sein.

Werden in work4all generierte Dokumente über eine StorageRobot-Konfiguration archiviert, werden sie in work4all durch einen Link zum Dokument im DocuWare-Archiv ersetzt. Auf dieselbe Weise verknüpft der StorageRobot die Dokumente im Archiv auch mit Dokumenten, die in work4all in der Kachel „Dokumente“ abgelegt werden. Ist das „Thema“ in work4all gesetzt, was einem Auszug der Belegartenliste entspricht,  wird dieses als Belegart verwendet. Ist das nicht der Fall, wird als Standardbelegart „Dokumentation“ verwendet.

Workflow 'Rechnungsprüfung' mit DocuWare und work4all

Die digitale Rechnungsprüfung ist im Hause DocuScan eine auf Basis von DocuWare realisierte und gleichzeitig in work4all integrierte Lösung. Sämtliche Eingangsrechnungen werden in einem elektronischen DocuWare-Briefkorb zusammengeführt. Eingangsrechnungen per E-Mail werden dabei mit "XchangeConnect" von DocuScan aus dem Exchange Server Postfach abgerufen, Rechnungen per Post werden gescannt und automatisch importiert. Dabei sorgt das DocuWare-Tool "Intelligent Indexing" für die automatisierte Erfassung und Indizierung der Rechnungsdaten: Felder wie 'Firma', 'Belegart', 'Datum' oder auch 'Netto'- und 'Brutto'-Beträge sowie der 'Mehrwertsteuer'-Satz werden automatisch ausgelesen, geprüft und der Originalbeleg mit seinen Indexwerten im Archiv abgelegt. Anmerkungen und Freigabestempel werden als virtuelle Schichten über das Dokument gelegt und sind später jederzeit nachvollziehbar.

Der Ablagevorgang ist der Startschuss für den Rechnungsprüfungsworkflow. Die Belege werden entsprechend der Unterschriftenrichtlinien an die Mitarbeiter mit der "Rolle" 'Rechnung prüfen' verteilt. Mit einem Klick auf eine Smart Connect-Schaltfläche in der Rechnungsmaske von work4all kann jeder Beleg aus dem DocuWare Archiv jederzeit aufgerufen und angezeigt werden. Wenn alle Prüfer freigeben haben, wird automatisch in work4all eine Buchung für die Eingangsrechnung erzeugt und der Workflow beendet. Nach der erfolgreichen Buchung wird im DocuWare-Archiv der Status der Rechnung auf „gebucht“ gesetzt und die interne Belegnummer mit der Buchungsnummer aus work4all gefüllt.

Über einen Autoindex-Job werden die Rechnungen schließlich mit dem Status „gebucht“ auf „Export“ gesetzt und über einen Synchronisationsworkflow in das Archiv für den externen Steuerberater gespiegelt.

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Susanne Neumann Webjournalistin

Über den Autor:

Susanne Neumann ist IT-Fachredakteurin und Journalistin aus Leidenschaft. Seit vielen Jahren beschäftigt sie sich als freie Autorin für Fachverlage und Unternehmenskommunikation mit den vielseitigen Themenbereichen ECM und DMS. Für das Blog der DocuScan GmbH verfolgt sie die aktuellen Entwicklungen in der Branche und blickt dabei auch über den Technik-Tellerrand. Mit journalistischem Gespür beantwortet sie genau die Fragen, die unsere Kunden stellen.

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