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Geschäftsprozesse automatisieren

Mann an Tafel zeichnet Workflow

Der Workflow, also die Abwicklung arbeitsteiliger Prozesse in Unternehmen, soll Arbeitsabläufe optimieren. Das Ziel: mittels Automatisierung größtmögliche Effizienz erreichen. Doch was braucht es, damit die Arbeit wirklich „fließen“ kann? Wann hat es einen Sinn, auf automatisierte Workflows zu setzen? Und wie lassen sich Geschäftsprozesse automatisieren? Das und mehr erfahren Sie in diesem Beitrag.

Darum sollten Sie generell auf automatisierte Geschäftsprozesse setzen

Wer in der heutigen Zeit wettbewerbsfähig sein möchte, der muss vor allem eines sein: schnell! Zügiges Handeln und hohe Agilität sind entscheidend für die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens – ganz unabhängig von der Branche. Ein großes Hindernis dabei sind papierbasierte, manuell bearbeitete Geschäftsabläufe. Denn jede Arbeit, die ein Mitarbeiter manuell erledigt, kann eine mögliche Quelle für Fehler und Verzögerungen sein. Ein gutes Beispiel dafür ist die Buchhaltung. Hier spielen sich branchenunabhängig entscheidende Prozesse ab, die wesentlich zur Liquidität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens beitragen. Gleichzeitig birgt eine Buchhaltungsabteilung einige Fehlerquellen. Zeitdruck, Unkonzentriertheit oder Krankheits- und Urlaubstage führen oft dazu, dass eine Rechnung nicht korrekt verarbeitet, falsch weitergeleitet oder nicht richtig abgelegt wird. Die Folge: Zeitverzug und fehlende Zahlungsein- oder Zahlungsausgänge. Treten solche Dinge gehäuft auf, leidet am Ende das ganze Unternehmen darunter. Um das zu vermeiden, sollten Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren.

Mit anderen Worten: Ersetzen Sie manuelle, papierbasierte Arbeiten, indem sie alltägliche und wiederholt anfallende Geschäftsprozesse automatisieren. So benötigen diese keine Bearbeitung durch eine menschliche Arbeitskraft und die Mitarbeiter können sich auf ihre eigentliche Arbeit sowie auf andere gewinnbringende Prozesse konzentrieren. Denn wenn Sie auf digitale, automatisierte Workflows setzen, gestalten sie damit alle Geschäftsabläufe innerhalb Ihres Unternehmens transparenter. Das fördert zudem eine bessere Kontrolle über sämtliche Prozesse. Gerade in Abteilungen wie der Buchhaltung kommt eine solche Transparenz der Liquidität des gesamten Unternehmens zugute. Außerdem begünstigen automatisierte Workflows eine schnelle Reaktion auf Kundenwünsche und Marktgeschehnisse. Das verschafft Ihrem Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile – für die Zukunftsfähigkeit einer Firma nicht unwichtig.

Human Resources digital und automatisiert bearbeiten

Sie möchten auch Personalangelegenheiten effizienter und schneller bearbeiten? Dann sollten Sie in diesem Bereich ebenfalls Ihre Geschäftsprozesse automatisieren. Von Einarbeitungen und Kündigungen über die Verwaltung von Urlaubs- oder Krankheitstagen bis hin zum Bewerbermanagement muss eine Personalabteilung mit jedem Bereich des Unternehmens vertraut sein und alle dazugehörigen Unterlagen schnell und effizient bearbeiten können.

Der Weg zu mehr Effizienz bei gleichzeitig Zeitersparnis: Optimieren Sie alltägliche Routineaufgaben. Hierbei handelt es sich überwiegend um Arbeiten, die regelmäßig ähnliche Unterlagen erfordern. Automatisierte Workflows helfen an dieser Stelle, sämtliche Abläufe zu beschleunigen und unnötige Arbeitsschritte zu eliminieren. So verhindern sie mittels Standardisierung zum Beispiel lange E-Mail-Ketten oder Zeitverluste durch mühsame Terminabsprachen. Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren, lassen sich letztere nämlich besser planen und organisieren. Das verschafft Ihren Mitarbeitern zusätzliche Zeit, die sie gewinnbringend in andere Projekte investieren können.

Geschäftsprozesse automatisieren – so funktioniert es

Haben Sie sich dazu entschieden, die Agilität und die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu steigern, geht es darum, automatisierte Workflows zu implementieren. Dafür steht an erster Stelle eine Analyse des Ist-Zustandes Ihres Unternehmens und der Abteilungen, deren Prozesse Sie zukünftig automatisieren wollen. Bewerten Sie den jeweiligen Status Quo und legen Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern den konkreten Handlungsbedarf fest. Ein guter Richtwert zum Bestimmen des Optimierungspotenzials: Je mehr Papier innerhalb der alltäglichen Arbeitsprozesse anfällt, desto sinnvoller ist die Umstrukturierung. Um die Zielformulierung festzusetzen, fragen Sie sich, welchen Nutzen automatisierte Geschäftsprozesse Ihrem Unternehmen bringen sollen. Ein erfahrender und professioneller Berater kann Ihnen in dieser Phase wertvolle Tipps geben.

Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren, sollte es am Ende das Ziel sein, durch manuelle Arbeiten bedingte Fehler zu minimieren und Ihren Mitarbeitern gleichzeitig mehr Zeit für gewinnbringende Projekte zu verschaffen. Und genau dafür ist die Arbeit mit automatisierten Workflows die beste Methode. Dabei gilt: Investieren Sie so früh wie möglich in die Automatisierung Ihrer Buchhaltung. So sind Sie besser aufgestellt für die digitale Zukunft – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Von diesen wichtigen Vorteilen profitieren Sie

Haben Sie den Ist-Zustand Ihres Unternehmens analysiert und das Optimierungspotenzial von Buchhaltungs- und Personalabteilung definiert, so geht es um die Wahl der richtigen Software. Auch hier empfiehlt es sich, auf einen kompetenten Berater zurückzugreifen. Anhand Ihrer Zielvorstellung kann dieser eine Lösung erarbeiten, die genau zu Ihren Anforderungen passt. Danach geht es um die Implementierung. Damit sich das Thema „Geschäftsprozesse automatisieren“ nicht zur Mehrarbeit entwickelt, ist eine nahtlose Integration des neuen, automatisierten Systems in die bereits bestehende Arbeitsumgebung essenziell. Die Einrichtung sollte den laufenden Betrieb dabei so wenig wie möglich beeinträchtigen. Achten Sie deswegen darauf, dass ein Organisator, wie zum Beispiel Ihr IT-Leiter, bei der Installation vor Ort ist. Dieser sollte eine spezielle Schulung bekommen, damit er die anderen Mitarbeiter vor allem in der Einarbeitungsphase beraten und unterstützen kann.

Sie haben das Gefühl, wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren wird sich einiges ändern? Das ist richtig – und auch gut so! Denn durch automatisierte Workflows haben Sie etliche Vorteile. In diesen Bereichen wird Ihr Unternehmen ab Minute eins der Nutzung garantiert profitieren:

1. Die Buchhaltungsabteilung: Automatisierte Workflows nehmen Ihren Mitarbeitern die Arbeit ab, Rechnungen zu erfassen, an die richtige Person weiterzuleiten, zu begleichen und später zu archivieren. Mittels Automatisierung durch vorkonfigurierte Systeme erfolgen Erfassung, Dateneingabe, Freigabe-Routing und Dokumentenarchivierung selbständig. Zudem sorgt ein automatisierter Rechnungsworkflow dafür, Fehler, Dubletten und Ausnahmen sofort zu identifizieren sowie alle Änderungen und Daten an Ihr Buchhaltungsprogramm zu übermitteln. So lassen sich überflüssige Aufgaben eliminieren und ein effizientes Arbeiten fördern.

2. Die Personalabteilung: Wer beim Recruiting auf automatisierte Workflows setzt, schafft ein optimales, perfekt an das Unternehmen angepasstes Bewerbermanagement. Dazu gehört eine detaillierte Abstimmung der Anforderungsprofile potentieller Bewerber mit den betreffenden Abteilungen. Zudem lassen sich Personalangelegenheiten effizienter und schneller bearbeiten, wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren.

3. Mitarbeiter im Home Office oder auf Geschäftsreisen: Wer seine Geschäftsprozesse automatisieren kann, erfährt völlige Flexibilität durch automatisierte Workflows. Denn diese ermöglichen ein zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten, ganz gleich von welchem Endgerät. So lässt sich beispielsweise die fachliche Prüfung und Freigabe von Rechnungen von überall aus durchführen. Für Ihr Unternehmen bedeutet das einen erheblichen Zuwachs an Flexibilität. Und auch die ERP-Integration kann von dieser Flexibilität profitieren, lässt sich ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow doch ohne Probleme in jede von Ihnen genutzte Finanzanwendung integrieren.

4. Audits und Prüfungen: Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren, profitieren Sie auch in Sachen Audits und Prüfungen. Automatisierte Workflows verhindern, dass Daten falsch oder lückenhaft erfasst werden. Alle vom Auditor geforderten Dokumente können Sie diesem in Echtzeit bereitstellen. Das erleichtert Ihnen nicht nur die Vorbereitung einer Betriebsprüfung, sondern bietet Ihnen gleichzeitig mehr Transparenz und eine bessere Kontrolle über Ihren Cashflow. Eine zusätzliche Protokollierung aller Aktivitäten hilft Ihnen darüber hinaus bei der Einhaltung der Compliance.

Wenn Sie also zentrale Geschäftsprozesse automatisieren wollen, kommen Sie nicht um die Arbeit mit digitalen, automatisierten Workflows herum. Fest steht dabei: Für die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens ergeben sich entscheidende Vorteile. Und diese sollten Sie nutzen, denn nur so können Sie auf lange Sicht zukunftsfähig sein.

Quelle: https://start.docuware.com/de/blog/dokumenten-management/geschaeftsprozesse-automatisieren

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Über den Autor:

Michael Bollig beschäftigt sich bereits seit 1986 mit dem Thema Dokumenten Management und gilt als Pionier in diesem Bereich. Er ist Begründer der DocuScan GmbH und seit 1999 als Geschäftsführer für die Bereiche Marketing und Vertrieb verantwortlich. Durch seine langjährige Erfahrung und seine ausgezeichneten Kontakte ist er einer der absoluten Experten auf seinem Gebiet.

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