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Digital Arbeiten

Integration von DocuWare in abas ERP

DocuWare-Integration-Abas_ERP

Ein zentrales Archiv ist der Kern jedes modernen und zukunftsfähigen ERP-Systems. Zentrale Datenbanken verknüpfen alle Bereiche und Module einer ERP-Lösung, wie Warenwirtschaft, Produktion, Finanz- oder Personalwesen, indem sie jeder Anwendung die jeweils relevanten Daten und Dokumente zur Verfügung und den geschützter Zugriff sicherstellen. Dabei sind Zugriffsrechte, Versionsverwaltung, Datensicherheit, die Revisionssicherheit elektronisch archivierter Belege und ihre schnelle Auffindbarkeit von zentraler Bedeutung. Jedes gute ERP-System braucht ein gutes, datenbankgestütztes Dokumentenmanagement-System (DMS).

DMS fürs ERP-System

So wie DocuWare: Das DMS des gleichnamigen Unternehmens lässt sich in alle gängigen ERP-Systeme integrieren. Es gewährleistet den Zugriff auf den zentralen Dokumentenbestand und den Aufruf von Dokumenten aus jedem Bereich des ERP Systems heraus. Damit unterstützt DocuWare eine effiziente Planung, Steuerung und Kontrolle von Geschäftsprozessen über alle Ebenen und Abteilungen eines Unternehmens hinweg – und das auch standortunabhängig.

Die moderne, webbasierte Anwendung von DocuWare ist herkömmlichen Client-Server-Architekturen weit voraus. Der Browser als DocuWare-Client erspart die Installation einer speziellen Software an den Arbeitsplätzen der Nutzerinnen und Nutzer, ist einfach zu bedienen und ohne großen Aufwand auf dem neuesten Stand zu halten. Das spart Einarbeitungs- und Schulungskosten auf Seiten der Anwenderinnen und Anwender und Kosten für die Administration und Wartung.

DocuWare für abas ERP

Als erfahrener und auf DocuWare spezialisierter Partner bietet DocuScan auch Kunden und Partnern, bei denen abas ERP im Einsatz ist, die Integration von DocuWare an. abas ERP ist eine modulbasierte Unternehmenssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen und zählt mit rund 4000 Kunden und mehr als 120.000 Anwendern (Unternehmensangaben) zu den bekanntesten und weit verbreiteten ERP-Lösungen in Deutschland. Um abas ERP und DocuWare zusammenzubringen, nutzen unsere Programmierer die Standardschnittstelle zwischen abas ERP und dem Dokumentenmanagement-System HABEL DMS, das üblicherweise im Bundle mit abas ERP angeboten wird. Die Umstellung der Archivierung auf DocuWare und gegebenenfalls auch der Import von Dokumenten, die im HABEL DMS-Archiv abgelegt wurden, gelingt DocuScan reibungslos.

DocuWare wird dabei nahtlos integriert. Dokumente können über die DMS-Funktionalitäten abgelegt und aufgerufen werden, die abas ERP bereithält. Externe Dokumente über die integrierte Drag-and-drop-Funktion direkt abzulegen und Geschäftsvorfällen zuzuordnen wird ebenso unterstützt, wie die vollautomatische Übernahme von Ausgangsbelegen ins DocuWare Archiv. Der Dokumentenaufruf erfolgt über die in abas ERP integrierte Vorgangs- und Dokumentenansicht.

Integration von DocuWare in abas ERP

Unsere Lösung

Migration von Dokumenten ins DocuWare-Archiv

Um Dokumente aus dem HABEL-DMS-Archiv in das DocuWare-Archiv zu überführen, hat DocuScan das Tool „HabelExport“ entwickelt. Es entschlüsselt die Ablagesystematik des bestehenden Archivs, ordnet die dort abgelegten Dokumente den zugehörigen Datenbankeinträgen zu und stellt sie in einer für DocuWare lesbaren Form bereit. Den Import nach DocuWare erledigt dann unser Alleskönner „StorageRobot“. Der liest die Dokumente ein, erkennt die Indexdaten, kann bei Bedarf Werte ergänzen und archiviert die Dokumente im ausgewählten DocuWare-Archiv mit den zugewiesenen Indexdaten. Und das alles voll automatisch.

Ausgangsdokumente archivieren

Viele ERP- oder Warenwirtschaftssysteme stellen Ausgangsdokumente, Journale und Listen als fertige Dateien und in den verschiedensten Formaten für eine elektronische Archivierung im Dateisystem ab. Der StorageRobot von DocuScan ist darauf spezialisiert, solche Ablageorte zu überwachen. Er indexiert alle dort abgestellten Dokumente vollautomatisch und zuverlässig und legt sie im DocuWare-Archiv ab. Für die Archivierung von Dokumenten, die abas ERP generiert, schrieben unserer Entwickler das Tool "AbasConverter". Das leistet die nötige Vorarbeit, damit der StorageRobot auch in einer abas ERP-Umgebung zuverlässig seinen Dienst tun kann.

Belege in abas ERP aufrufen

Sind Belege mit DocuWare elektronisch archiviert, können sie überall dort aufgerufen werden, wo das ERP-System den Dokumentenaufruf vorsieht. Dafür entwickelte die DocuScan das Tool „DirectViewWeb“, das sich direkt in die ERP-Umgebung einbetten lässt. Jeder elektronisch archivierte Beleg zu einem Vorgang lässt sich aus der Anwenderoberfläche heraus suchen und direkt anzeigen. Bei mehreren Treffern wird eine Ergebnisliste angezeigt. Alle standardmäßigen Funktionen, die DocuWare bietet, wie Stempel, Anmerkungen usw., stehen damit zur Verfügung und werten das ERP-System mit Dokumentenmanagement-Funktionalitäten auf.

E-Mail-Archivierung

Ist bei unseren Kunden Microsoft Outlook im Einsatz, erledigt das Ad-In "DocuWare connect to Outlook" die E-Mail Archivierung. Mit Klick auf "Ablegen" kann der Anwender eine ausgewählte Nachricht direkt im Posteingang des Mail-Programms zur Archivierung auswählen. Je nach Konfiguration kann die E-Mail mit oder ohne Anhang archiviert oder nur der Anhang archiviert werden. Anhänge werden dabei immer im Originalformat abgelegt. Für den Nutzer stehen die Daten sofort in DocuWare zur Ansicht bereit.

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Susanne Neumann Webjournalistin

Über den Autor:

Susanne Neumann ist IT-Fachredakteurin und Journalistin aus Leidenschaft. Seit vielen Jahren beschäftigt sie sich als freie Autorin für Fachverlage und Unternehmenskommunikation mit den vielseitigen Themenbereichen ECM und DMS. Für das Blog der DocuScan GmbH verfolgt sie die aktuellen Entwicklungen in der Branche und blickt dabei auch über den Technik-Tellerrand. Mit journalistischem Gespür beantwortet sie genau die Fragen, die unsere Kunden stellen.

+49 (2235) 97898-60
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