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Digital Denken

Papierloses Büro im Trend – Bund fördert Digitalisierung

Papierloses Büro und Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Deutschland

Jedes dritte Unternehmen in Deutschland arbeitet bereits weitgehend papierlos. Das ist das Ergebnis einer Befragung unter 1.104 Unternehmen aller Branchen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland. Die Erhebung wurde im Auftrag des Digitalverbands Bitkom durchgeführt. Die Studie sei repräsentativ für die Gesamtwirtschaft, informiert der Verband. Demnach wird in rund 30 Prozent der Unternehmen überwiegend papierlos gearbeitet, rund 75 Prozent gestalten Büroprozesse digital.

„Die deutsche Wirtschaft macht bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse weiter Fortschritte", fasst Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom, die Ergebnisse zusammen. "Das hat nicht nur ökonomische, sondern auch ökologische Vorteile: Dokumente können ortsunabhängig und schnell gefunden und bearbeitet werden, es werden keine meterlangen Regale oder Aktenschränke benötigt und schließlich schont der Verzicht auf Papier die Umwelt.“

Papier spielt der Befragung zufolge jedoch in jedem vierten Unternehmen noch eine sehr große Rolle: Acht Prozent arbeiten komplett und weitere 18 Prozent zu drei Vierteln papierbasiert. Ein weiteres Drittel (36 Prozent) arbeitet nach eigenen Angaben zweigleisig, setzt also etwa zur Hälfte Papier und digitale Formate ein.

Elektronische Aktenschränke

Wenn es darum geht, bereits bestehende Papierakten zu digitalisieren, sind der Befragung zufolge große Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern Vorreiter: 20 Prozent haben Papierakten weitestgehend digitalisiert, 46 Prozent teilweise. Etwas anders sieht es in der Gesamtwirtschaft aus. Dort hat nur jedes achte Unternehmen (12 Prozent) Papierakten weitgehend digitalisiert, weitere 33 Prozent teilweise.

"Wenn ich unsere aktuelle Auftragslage betrachte, kann ich den Trend zum papierlosen Büro bestätigen", kommentiert Michael Bollig, Geschäftsführer der DocuScan, die Ergebnisse der Bitkom-Studie. "Wobei nicht nur große, sondern auch viele kleinere Unternehmen mit deutlich weniger als 20 Mitarbeitern unsere Lösungen nachfragen und in sie investieren. Und das trotz Corona. Oder auch wegen Corona: die Unternehmen, in denen die Rechnungsprüfung mit Papierbelegen erledigt wird, oder in denen die Mitarbeitenden überhaupt nur im Büro arbeiten können, weil ihre Akten da stehen, merken in Zeiten von Lockdown und Homeoffice, wie schlecht sie aufgestellt sind."

Gerade für kleinere Unternehmen sind die webbasierten DMS-Lösungen, die die DocuScan bei ihren Kunden implementiert, besonders geeignet, weil sie aufgrund ihrer Architektur schnell und kostensparend eingeführt werden können. Fix-und-Fertig-Lösungen für Rechnungsprüfung und Personalmanagement mit der DocuWare Cloud sind sofort einsatzbereit und schnell anzupassen.

Bundeswirtschaftsminister fördert Digitalisierung

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) unterstützt mit dem Programm "Digital jetzt", das im September gestartet ist, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bei Investitionen in digitale Technologien und in die Qualifizierung der Beschäftigten zu Digitalthemen. Das Programm bietet KMU mit 3 bis 499 Beschäftigten aus allen Branchen finanzielle Zuschüsse sowohl für Hardware als auch für Software und/oder die Mitarbeiterqualifizierung. Das Programm umfasst ein Gesamtvolumen von 203 Millionen Euro und läuft bis Ende 2023.

Ab 1. Dezember für Förderung registrieren

Die Förderanträge werden ausschließlich über ein Antragstool online angenommen, und für die Antragstellung online müssen sich Unternehmen zuvor registrieren. Aufgrund eines regelrechten Runs auf die Fördermittel hat das Ministerium das Registrierungsverfahren unterdessen gestoppt und eine Überarbeitung des Antrags- und Registrierungsverfahren angekündigt. Für 2020 ist das Förderkontingent bereits ausgeschöpft, teilt das Ministerium mit.

Am 1. Dezember 2020 soll die Registrierung wieder geöffnet werden und dann für alle Unternehmen fortwährend offen bleiben. Die monatlich verfügbaren Kontingente sollen ab Januar 2021 auf Basis eines Zufallsverfahrens verlost werden. Die ausgelosten Registrierungen sollen dann einen Antrag vorbereiten und einreichen können.

Der Antrag muss unter anderem das gesamte Digitalisierungsvorhaben beschreiben, die Art und Anzahl der Qualifizierungsmaßnahmen erläutern und die Ziele formulieren, die mit der Investition erreicht werden sollen. "Als Anbieter können wir unsere Kunden da unterstützen", versichert DocuScan-GF Michael Bollig. "Weil wir natürlich am besten wissen, wie die Lösung im Detail aussehen wird und was dafür gebraucht wird."  

Quellen:
https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Jedes-dritte-Unternehmen-in-Deutschland-arbeitet-weitestgehend-papierlos
https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Dossier/digital-jetzt.html

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Susanne Neumann Webjournalistin

Über den Autor:

Susanne Neumann ist IT-Fachredakteurin und Journalistin aus Leidenschaft. Seit vielen Jahren beschäftigt sie sich als freie Autorin für Fachverlage und Unternehmenskommunikation mit den vielseitigen Themenbereichen ECM und DMS. Für das Blog der DocuScan GmbH verfolgt sie die aktuellen Entwicklungen in der Branche und blickt dabei auch über den Technik-Tellerrand. Mit journalistischem Gespür beantwortet sie genau die Fragen, die unsere Kunden stellen.

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