Es ist eine der häufigsten Fragen, die unserem Geschäftsführer Michael Bollig in seinen Beratungsgesprächen gestellt wird, wenn er mit einem Kunden die Digitalisierung papierbasierter Prozesse erörtert. „Womit kann ich scannen?“ „Dahinter steckt meistens die Sorge, dass die Investition in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) obendrauf hohe Kosten für die erforderliche Hardware mit sich bringt. Doch in der Regel kann der DMS-Fachmann den Interessenten beruhigen: In den meisten Unternehmen sind die passenden Scanner schon vorhanden und teure Neuanschaffungen überflüssig. DocuWare arbeitet mit allen möglichen Arten von Scannern zusammen und sei es ein Faxgerät oder das Handy. Die Scans landen als Bild, pdf-Datei oder als Mail in einem zentralen Ordner oder einem Postfach und werden auf Wunsch sogar voll automatisch ausgelesen, um sie in digitale Geschäftsprozesse zu übergeben und elektronisch zu archivieren.
Multifunktionsgeräte (MFP)
Drucker, Scanner und Kopierer in Einem: Vernetzte Multifunktionsgeräte (Multifunction Printer, MFP) sind in vielen Unternehmen bereits im Einsatz und werden von mehreren Arbeitsplätzen oder Abteilungen genutzt. Über diese zentralen Bürokopierer mit Netzwerkanschluss gelangen die gescannten Dokumente im zentralen Verzeichnis oder per ’scan-to-mail‘ als E-Mail in einem Postfach, das von DocuWare überwacht wird. Von dort werden sie im Wege eines angepassten Importjobs an den zuständigen Mitarbeiter übergeben.
Arbeitsplatz-Scanner
Ein Einzelblatt- oder kleiner Flachbettscanner, der häufig per USB-Port an den Rechner angeschlossen ist, ist die ideale Lösung zur gelegentlichen Erfassung einzelner Dokumente. Mit der DocuWare Scan App auf Ihrem Rechner wird der Scanvorgang gesteuert und bei Bedarf Auflösung und Konstrast angepasst. Die Scans werden direkt in die Briefkörbe der zuständigen Mitarbeiter gespeichert oder im gewünschten Archiv abgelegt. Geeignetet Scanner dieser Art gibt es schon ab 200 Euro. Produktionsscanner mit Einzelblatteinzug schaffen 5000 Blatt Papier und mehr am Tag.
Hochgeschwindigkeitsscanner
Je nach Anforderung empfiehlt sich dennoch der Einsatz eines Hochgeschwindigkeitsscanners. Solche Geräte können täglich große Papierstapel in kürzester Zeit einziehen, wie sie in großen Konzernen aber auch mittelständischen Unternehmen anfallen können. Auch hier liefert DocuWare alle Dokumente automatisch indexiert, in Einzelseiten getrennt und sortiert in das richtige Archiv.
Netzwerk-Scanner
Scanner, die nicht direkt am Arbeitsplatz an einen Rechner, sondern direkt ans Netzwerk angeschlossen sind, verfügen häufig über einen Einzelblatteinzug, der an einer zentralen Stelle oder in einer Abteilung steht und in kleineren und mittleren Unternehmen gute Dienste leistet. Auf dem Display kann zum Beispiel der Empfänger eingegeben, der das digitalisierte Dokument per Mail erhält.
Smartphone als Scanner
Gar nichts extra kostet es, wenn das Smartphone oder Tablet zum Scanner wird. In den App-Stores von Google und Apple finden sie kostenlose Apps zum mobilen Scannen. Wie die PaperScan – App von DocuWare. Damit steht selbst dem Mitarbeiter im Homeoffice ein hochwertiger Scanner zur Verfügung. Die Dokumente werden in bestmöglicher Qualität gescannt, können danach einfach zugeschnitten werden und gelangen in die Dropbox, auf Google Drive oder die DocuWare-Cloud oder die On-Premises-Lösung. PaperScan kann auch unabhängig von DocuWare für hochwertige Dokumentenscans im geschäftlichen und privaten Umfeld eingesetzt werden und bietet sogar die Möglichkeit, das erstellte pdf-Dokument per Mail oder WhatsApp zu verschicken. Die Bedienung ist einfach und gelingt intuitiv. PaperScan von DocuWare gibt es kostenlos in den Appstores von Apple und Google.
Virtueller Drucker
Dokumente, die schon digital erstellt wurden, machen Scanner sogar ganz und gar überflüssig. Virtuelle Drucklösungen erlauben es, Dokumente aus einer Anwendung heraus zu erstellen, um sie direkt in einen Geschäftsprozess zu übergeben und elektronische archivieren zu können. Die Lösung DocuWare Printer erlaubt es, aus nahezu jeder Anwendung Dokumente per Druck-Befehl in DocuWare abzulegen. Dafür wird der Printer aus dem Dialogfeld des Druckerprogramms des Betriebssystems ausgewählt. Während des Druckens erstellt das Tool eine pdf-Datei und legt sie in einen digitalen Briefkorb oder direkt in ein Archiv ab. Bei Standarddokumenten, etwa Ausgangsrechnungen, Angeboten oder Kostenvoranschlägen, werden Indexbegriffe direkt aus dem Dokument ausgelesen und es wird vollautomatisch archiviert. „Ich habe schon erlebt, dass in Unternehmen digitale Dokumente ausgedruckt werden, um sie wieder einzuscannen“, schmunzelt Michael Bollig. „Das ist mit einer ordentlich angepassten DMS-Lösung natürlich völlig überflüssig!“
