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Digital Arbeiten

Siri, Alexa, Google Home: Jeder kann einen Assistenten gebrauchen. Aber muss der unbedingt sprechen?

Iphone

Alexa, Cortana, Siri, Google Assistant: Die IT-Blue Chips aus den USA setzen heute alle auf einen eigenen Sprachassistenten und sind an der Weiterentwicklung der Sprachsteuerung maßgeblich beteiligt. Nach dem heutigen Stand besitzen bereits 30 % der Privathaushalte in den USA und ca. 8-9 % der Haushalte in Deutschland einen Sprachassistenten von Amazon, Google & Konsorten.

In Privathaushalten ist Sprachsteuerung also auf dem Vormarsch. Und im Unternehmen? Es gibt viele Ansätze, viele Ideen, aber noch keine sich ankündigende Revolution. Trotzdem werden sie kommen. Und zwar aus einem ganz einfachen Prinzip.

Das KISS-Prinzip: Keep it simple, stupid.
Es gibt eine große Tendenz innerhalb der Digitalisierung: eine Tendenz hin zur Vereinfachung. Leichtere Bedienbarkeit, aufgeräumte und intuitive Benutzeroberflächen, geringe technische Voraussetzungen: Die Digitalisierung möchte es uns möglichst einfach machen, sie zu nutzen. Und das funktioniert. Sehen wir uns das nur mal am Beispiel des Computers an.

Noch vor 20 Jahren war jeder Computer ein Desktop-PC. Dieser war zwingend auf einen Schreibtisch angewiesen, langsam und mit komplexen Benutzeroberflächen abschreckend für Nicht-Experten. Dann folgte das Notebook. Alles, was man dafür brauchte, war ein kleiner Tisch oder zwei Oberschenkel. Mit dem Smartphone fiel auch diese Voraussetzung. Passt in die Hosentasche, benötigt mindestens eine Hand und musste – allein aufgrund der Größe – in allen Belangen benutzerfreundlich und einfach sein. Und die Sprachsteuerung? Sie würde auch die Mindestvoraussetzung Hand erübrigen.

„Schau mal, Mutti. Ohne Hände!“
Freihändiges Fahrradfahren gehört ja fast schon zur klassischen Sozialisation. Freihändiges Arbeiten ist aber noch absolute Zukunftsmusik. Trotzdem gibt es viele Unternehmensbereiche, in denen eine Sprachsteuerung viel Sinn macht. 

Das beste Beispiel: Alle Mitarbeiter, die regelmäßig mit dem Auto unterwegs sind, Stapler fahren oder in sonstiger Weise die Hände am besten am Lenkrad halten sollten, können von einer ausgereiften Sprachsteuerung deutlich profitieren. 

Ein weiteres Beispiel? Sie sitzen gerade in einem Meeting, merken, dass es länger dauern könnte, müssen den nachfolgenden Termin verschieben und alle Beteiligten informieren. Normalerweise würde dieser Prozess etwa 3 Minuten in Anspruch nehmen: Kalendereintrag löschen, neuen Termin einstellen, kurze E-Mail schreiben. Aber auch das sind 3 Minuten, in denen Sie nicht am Meeting teilnehmen können. Mit einer Sprachsteuerung sagen Sie einfach: „Verschiebe den Vertriebstermin auf 15 Uhr und informiere alle Teilnehmer.“ Und aus 3 Minuten werden plötzlich 3 Sekunden Zeitaufwand.

Smart Buildings und das Internet of Things
Im Bereich der Gebäudeautomation hat die Sprachsteuerung in hoch-modernen Neubauten bereits Einzug gehalten. Smarte Türkommunikation per Sprachbefehl, der Aufzug hört aufs Wort und die Kaffeemaschine gehorcht dem Befehl: „Kaffee schwarz und zwar flott.“ Außerdem behebt die Sprachsteuerung ein Problem, das seit Jahrzehnten Bürogemeinschaften auf der ganzen Welt beschäftigt: Wer ist verantwortlich für das Fenster, das nicht geschlossen und das Licht, das nicht ausgeschaltet wurde? Mit einem „Alles aus“-Befehl wird dem ein Ende gesetzt.

Was kann die Sprachsteuerung für das Dokumentenmanagement bieten?

Wir müssen gestehen: Auch wir müssen bei diesem Thema in die Kristallkugel schauen. Denn es gibt zwar ein paar Dinge, die sich abzeichnen. Aber noch wenig Konkretes. Also: Wie könnte ein Dokumentenmanagement mit Sprachsteuerung aussehen? Zwei beispielhafte Szenarien:

1. Rechnungsfreigabe
Bisher müssen Sie jede Rechnung einzeln aufrufen, mit den Anhängen wie Lieferscheinen und Bestellungen abgleichen und sie anschließend freigeben. Wenn Sie gerade Besseres zu tun haben, könnten Sie sich die wichtigsten (und vorher festgelegten) Daten von Ihrem Sprachassistenten vorlesen lassen und sie mit dem Stichwort „Freigabe.“ In den weiteren Workflow abgeben.

2. Dokumentensuche
Ein paar Klicks, ein paar eingegeben Stichworte und das Überfliegen der Ergebnisse: Mehr ist nicht nötig, um mit einem Dokumentenmanagement-System archivierte Dokumente zu finden. Das ist schon ziemlich einfacher. Aber es könnte mit einer Sprachsteuerung noch einfacher gehen. Denn hier sagen Sie dem System einfach: „Archiv – Rechnungen vom 17.08. anzeigen“ und sofort werden Ihnen alle Ergebnisse angezeigt. Und auf Wunsch wird Ihnen sogar eine Zusammenfassung vorgelesen.

Dies sind nur zwei Beispiele, wie DMS-Lösungen mit Sprachsteuerung in Zukunft aussehen könnten. Trotzdem: Gewiss ist hier noch nichts. Worauf Sie sich aber verlassen können: Was auch immer die Zukunft im Bereich des Dokumentenmanagements bringen mag – hier erfahren Sie es.
 

Über den Autor:

Michael Bollig beschäftigt sich bereits seit 1986 mit dem Thema Dokumenten Management und gilt als Pionier in diesem Bereich. Er ist Begründer der DocuScan GmbH und seit 1999 als Geschäftsführer für die Bereiche Marketing und Vertrieb verantwortlich. Durch seine langjährige Erfahrung und seine ausgezeichneten Kontakte ist er einer der absoluten Experten auf seinem Gebiet.

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