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Digital Leben

Wünsche werden digital

Weihnachtspost digitalisiert

Säcke voller Weihnachtspost von Kindern aus ganz Deutschland treffen in diesen Tagen in der Poststelle der Deutschen Christkindel KG in Engelskirchen ein. Unermüdlich öffnen die Wichtel Pünktchen und Knut die liebevoll gestalteten Briefe der Kinder an Christkind und Weihnachtsmann und scannen Wunschzettel ein. Namen, Adressen und Wünsche werden automatisch ausgelesen und indiziert, die digitalen Dokumente verschlagwortet im zentralen Archiv der Wünsche abgelegt. Auch Wunschzettel, die als E-Mail oder Fax eintreffen, werden auf diese Weise verarbeitet und archiviert. Und Wichtel Alexa nimmt sogar Wünsche per Telefon entgegen und protokolliert sie in einem Formular, das als Dokument ebenfalls archiviert werden kann. Das Dokumentenmanagement System (DMS) steuert selbstständig die Übergabe aller erfassten und jeweils relevanten Daten in elektronische Freigabe- und Lieferprozesse.

"Früher musste ich das große Buch vom Nikolaus Seite für Seite durchblättern" (Klaus Ruprecht)

Ob ein Wunsch in Erfüllung gehen kann, prüft Prokurist Klaus Ruprecht. In seiner Abteilung werden die Zeugnisse und Berichte digitalisiert und archiviert, die Eltern, Großeltern, Lehrer und andere Erwachsene über das Jahr an den Heiligen Nikolaus schicken und die die guten und die schlechten Taten jedes Kindes dokumentieren. Nur Klaus Ruprecht, der Nikolaus und die oberste Firmenleitung haben Zugriff auf diese Dokumente des Betragens, die ebenfalls im Archiv der Wünsche abgelegt werden und auf einen Klick zur Verfügung sehen. "Früher musste ich das ganze Buch vom Nikolaus, in dem er die Berichte über das Benehmen der Kinder notierte, Seite für Seite durchblättern", erinnert sich Klaus Rupprecht mit Schaudern. "Das alleine hat mich schon furchtbar viel Zeit gekostet. Von seiner Handschrift will ich gar nicht erst reden ..." Für jedes Kind gab es außerdem einen Aktenordner, in dem alle eingehenden Berichte und Zeugnisse von Hand einsortiert werden mussten. "In der Vorweihnachtszeit mussten wir dann Hunderte von Aushilfswichteln nur dafür einstellen, dass sie die Akten der Kinder im Archiv raussuchten", schüttelt Ruprecht den Kopf. "Und dann kontrollieren Sie mal, dass kein Wichtel heimlich einen Blick in so einen Ordner voller sensibler Daten wirft", merkt er an. "Alle Jahre wieder wurde Erzengel Uriel im Advent nur dafür abgestellt, permanent auf die Archivwichtel aufzupassen. Dafür ist er ja eigentlich völlig überqualifiziert."

10 Millionen Aktenordner digitalisiert

Mit der Einführung der elektronischen Archivierung wurde das papiergebundene Aktenarchiv der Kinder abgeschafft. Rund 10 Millionen Kinder unter 14 Jahren gibt es in Deutschland. Das bedeutete ein Bestand von etwa 10 Millionen Aktenordner im Jahr, die angelegt, gepflegt und schon aus Platzgründen auch wieder aussortiert werden mussten, sobald ein Kind nicht mehr an den Weihnachtsmann glaubte. Außerhalb der Saison war Zeit genug, die Aktenbestände nach und nach mit mehreren Hochleistungsscannern zu digitalisieren, automatisch zu indexieren und zu archivieren. Dank des DMS liegen bei der Christkindel KG heute sämtliche Dokumente, egal welcher Art, zentral im elektronischen Archiv der Wünsche und stehen unternehmensweit blitzschnell überall dort zur Verfügung, wo sie gebraucht werden. Ob im Einkauf, im Lager, in der Buchhaltung oder auch im Kundenservice, wo nach Weihnachten die Reklamationen aufschlagen. Sein großes Buch dient dem Heiligen Niklaus heute nur noch als Requisite bei seinen Engagements in den großen Shopping-Malls.

Wunschfreigabe auf einen Klick

Jeden Morgen im Advent startet Klaus Rupprecht als erstes sein DMS-Programm an seinem Arbeitsplatz im Vorzimmer vom Nikolaus oder – kommt er aus Gründen (wie Corona) nicht ins Büro – die App auf seinem Handy. Auf einen Blick liefert ihm die Anwendung sofort seine aktuelle ToDo-Liste: jene frisch erfassten Wünsche, die er zu prüfen hat. Mit einem Klick auf einen Wunsch oder auf den Namen eines Kindes ruft er die Dokumente auf, die vom Betragen des Kindes berichten, um zu entscheiden, welche Geschenke es verdient hat. Mit einem digitalen Prüfstempel gibt er Wünsche frei oder lehnt sie ab. Darüber hinaus können für jedes Kind individuelle Prüfkriterien für Wünsche festgelegt werden, die eine zusätzliche Kontrolle durch den Weihnachtsmann einfordern: "teurer als 50 Euro" oder "nicht altersgerecht" können solche Kriterien sein.

Nahtlose ERP-Integration

Eine Freigabe löst automatisch den Lieferprozess aus. Über eine Schnittstelle, die Administrator Michael (Erzengel) programmiert hat, werden die relevanten Daten vom DMS an das hauseigene ERP-System namens CSG (Christmas Service and Gifts) übergeben. Dort wird eine Auftragsbestätigung für den Rechnungsempfänger – zumeist die Eltern – erzeugt, die automatisch per Mail verschickt werden kann. Wie jedes andere Dokument, das in CSG erzeugt wird, wird die Auftragsbestätigung außerdem automatisch im zentralen Archiv abgelegt und ist dort über die Indexierung jederzeit und zu jedem zugehörigen Vorgang auffindbar.

Parallel gleicht das System die freigegebenen Wünsche mit dem Lagerbestand ab. Was nicht da ist, muss schnellstens bestellt werden: Ultimativer Liefertermin ist alljährlich der 23. Dezember! Eine Lücke im Lagerbestand setzt automatisch und einen digitalen Beschaffungsprozess in der Abteilung Einkauf in Gang. Alle besonderen Bedingungen, wie Liefertermine oder das Einholen von mindestens drei Angeboten, sind dabei zwingend einzuhalten. Am Ende des Workflows vergleicht Einkaufschef Ebenezer Scrooge alle Angebote, die ihm die Anwendung übersichtlich anzeigt, und fällt die Kaufentscheidung, die wiederum automatisch die Bestellung auslöst.

Alle Belege in einem Archiv

Die Rechnungen für eingekaufte Geschenke werden ebenso wie alle anderen Arten von Eingangsrechnungen elektronisch archiviert und sind über eine Schnittstelle auch in der Buchhaltungssoftware GIFTWARE aufzurufen. „Früher sind wir erstickt in Papier", erinnert sich Buchhaltungschefin Maria von Bethlehem. Unmengen von Rechnungen und Belegen von Spielzeugherstellern, Süßwarenproduzenten, Dienstleistern von nicht materiellen Wünschen oder Lieferanten von Verpackungsmaterial mussten für die Buchhaltung und das Finanzamt aufbewahrt werden. Allein die Rechnungen und Belege vom Haus- und Hof-Spediteur Rentier-Service Rudolf beliefen sich auf rund sechs Millionen Blatt Papier pro Saison. Wichtel hefteten die Belege von Hand in Akten ab – nach dem Namen des Lieferanten und zweitrangig nach Rechnungsdatum sortiert. Besonders die alphabetische Sortierung sorgte dabei für Chaos: Ob zum Beispiel eine Rechnung der Firma "Geschenkpapier Müller" unter  „G“ oder unter „M“ abgeheftet wurde, entschied jeder Wichtel nach seinen eigenen Vorstellungen. „Häufig wurden Belege falsch oder unsinnig abgelegt“, weiß Maria von Bethlehem noch gut, „um sie wiederzufinden, haben meine Kolleginnen und Kollegen dann stundenlang Aktenordner durchsuchen müssen. Heute finden sie den Beleg dank DMS sowohl unter dem Stichwort "Müller" als auch unter "Geschenkpapier".

Rentierschlitten bringt Geschenke

Digitale Lieferscheine

Im Lager der Christkindel KG wuseln die Lageristen-Wichtel emsig zwischen den Regalen umher, um die bestellten Geschenke zusammenzutragen. Auch sie haben die DMS-App auf ihren Tablets, in der sie virtuell abhaken können, was versandfertig ist und an die Spedition übergeben wurde. In der modernen Logistikhalle der Christkindel KG werden die Geschenke, die angeliefert wurden, und die Lagerwaren sortiert, verpackt und auf die Rentier-Schlitten der Spedition verladen, die in der Saison sieben Tage die Woche Pakete an die Adressen der Kinder ausliefern. „Wir produzieren Unmengen von Lieferscheinen“, erklärt Abteilungsleiter Gabriel (Erzengel). Nacht für Nacht werden sie im Warenwirtschaftssystem erzeugt und ausgedruckt, um den Lieferungen beigelegt zu werden. Hochgerechnet sind das rund 10 Millionen Seiten allein an Lieferscheinen pro Jahr, die die Christkindel KG zusammen mit den Rechnungen an die Erziehungsberechtigten der Kinder verschickt.

Digitale Rechnungsprüfung

Eine digitale Kopie wandert jeweils ins zentrale Archiv. Auch sämtliche Ausgangsrechnungen werden als digitale Kopie automatisch indexiert und im elektronischen Archiv abgelegt. Ein integrierter Workflow beschleunigt die Rechnungsprüfung. Unterschriftsrichtlinien definieren dabei die verschiedenen Prüfungs-, Freigabe und Genehmigungsprozesse. „Früher haben die Abteilungsleitenden in der Saison täglich stapelweise Unterschriftenmappen auf dem Tisch gehabt“, schildert IT-Engel Michael die Genehmigungsprozesse. „Wenn der Chef außer Haus war, blieben die Rechnungen liegen." Heute können Ebenezer Scrooge, Gabriel und andere Mitglieder der die Unternehmensführung jederzeit auf ihren Mobilgeräten Rechnungen freigeben, egal, wo sie sind. "Damit minimieren wir Skontoverluste und erhöhen den Chashflow."

Digitale Vertragsverwaltung

Auch die Lohnabrechnungen der Wichtel, ihre Zeitverträge und die Personalakten aller festen Mitarbeiter werden bei der Christkindel KG elektronisch archiviert, ebenso Verträge mit Lieferanten und Speditionen, die über ein digitales Vertragsmanagement verwaltet werden. Papier gibt es in der Zentrale in Engelskirchen so gut wie gar keins mehr.

"Die digitale Ordnung hat sogar unseren notorischen Nörgler überzeugt!" (Petrus)

Die DMS-Anwendung arbeitet webbasiert mit dem Standardbrowser. Das ersparte dem Administrator-Engel Michael die Installation einer speziellen Software an den Arbeitsplätzen der Nutzerinnen und Nutzer. Die Anwendung ist einfach zu bedienen und spart dadurch auch Einarbeitungs- und Schulungskosten auf Seiten der Anwenderinnen und Anwender. "Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind mit dem DMS sehr zufrieden", resumiert Erzengel Michael die Einführung des DMS. "Sogar unser notorischer Nörgler, der Engel Aloisius", ergänzt Petrus, in dessen Abteilung der Engel aus München für die Annahme von Reklamationen zuständig ist. "Die neue digitale Ordnung hat ihn überzeugt und hebt seine Stimmung am Arbeitsplatz erheblich." Zu jeder Reklamation könne er sich heute sämtliche Belege mit ein paar Klicks aufrufen und habe sofort den Überblick. "Das erspart ihm die mühsamen Recherchen und am Ende des Tages hat er sogar mehr Zeit zu frohlocken UND zu trinken."

Die DocuScan wünscht allen Kunden, Partnern und Freunden entspannte Feiertage mit viel Zeit für die Familie. Bleiben Sie gesund.

Susanne Neumann Webjournalistin

Über den Autor:

Susanne Neumann ist IT-Fachredakteurin und Journalistin aus Leidenschaft. Seit vielen Jahren beschäftigt sie sich als freie Autorin für Fachverlage und Unternehmenskommunikation mit den vielseitigen Themenbereichen ECM und DMS. Für das Blog der DocuScan GmbH verfolgt sie die aktuellen Entwicklungen in der Branche und blickt dabei auch über den Technik-Tellerrand. Mit journalistischem Gespür beantwortet sie genau die Fragen, die unsere Kunden stellen.

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