Digital Arbeiten

Alles heiter in der Wolke? 5 Vorteile und 1 Nachteil von Cloud-Lösungen im Dokumenten­management.

Mann tippt auf Smartphone

1. Zugang zu Dokumenten – zu jeder Zeit und an jedem Ort.
Auf Geschäftsreise, im Außendienst, im HomeOffice: Es gibt viele Anlässe, in denen man Zugang zu wichtigen Dokumenten benötigt und sie sich erst – unnötig kompliziert – durch Mitarbeiter per E-Mail zusenden lassen muss. Eine Cloud-Lösung ermöglicht mit einem browser-basierten Client mobiles Arbeiten rund um die Uhr. Auch eine On-Premises-Lösung erlaubt das mobile Arbeiten. Im Gegensatz zur Cloud-Lösung muss dieses aber erst durch ein IT-Team oder fähige Dienstleister implementiert werden.

2. Kollaboratives Arbeiten
Die Hauptniederlassung muss eine Rechnung durch Niederlassung A freigeben lassen? Mit einer Cloud-Lösung haben alle Niederlassungen Zugriff auf die aktuellsten Dokumenten-Versionen und können dasselbe Dokument zur gleichen Zeit bearbeiten. Natürlich ist das auch mit einer On-Premises-Lösung möglich, aber auch hier gilt wie bei 1.: Diese muss in der Niederlassung A erst implementiert werden.

3. Kosten
Das ist einer der gewichtigsten Vorteile für eine cloudbasierte Dokumentenmanagement-Lösung. Denn via Cloud werden nur wenig IT-Ressourcen genutzt. Das heißt: Anschaffungskosten für eigene Server, viel Speicher und laufende Kosten für Betrieb und Wartung dieser Hardware entfallen. 

4. Aktualität der Software
Die Dokumentenmanagement-Software wird automatisch und regelmäßig aktualisiert. Eine IT-seitige Akutlaisierung ist nicht mehr nötig und Kompatibilitätsprobleme durch veraltete Software-Versionen können so nicht mehr entstehen,

5. Schutz vor Datenverlust
Regelmäßige Backups in der Cloud und eine Speicherung in einem zweiten Rechenzentrum schützen Ihre wertvollen Daten automatisch vor dem Verlust.

So viel zu den Vorteilen einer Cloud-Lösung. Aber gibt es auch Nachteile? Ja. Und zwar: Mit einer Cloud-Lösung geben Sie Kontrolle ab. Anders als bei einer On-Premises-Lösung werden die Daten nicht auf Ihrem firmeninternen Server gespeichert und Ihre IT deutlich weniger Zugriff auf Kernprozesse der Software und kann sie folglich gar nicht oder nur geringfügig an Ihre Unternehmensprozesse anpassen. Also: Ist eine Cloud-Lösung oder eine On-Premises-Lösung für Sie geeigneter?

Was wir Ihnen empfehlen:

Pauschal könnte man sagen: Eine Cloud-Lösung ist für alle Unternehmen geeignet, die die Vorteile eines DMS in Ihrem Unternehmen einsetzen möchten, aber nur ein kleines Team aus IT-Administratoren und -Experten beschäftigen. Denn zeitintensive Prozesse wie Betrieb, Aktualisierung und Wartung entfallen bei einer Cloud-Lösung.
Eine On-Premises-Lösung hingegen ist für alle geeignet, die auf eine IT-Infrastruktur und geeignete IT-Mitarbeiter zurückgreifen können sowie die volle Kontrolle über die eigenen Daten und Prozesse behalten möchten.
Aber das ist eben nur die pauschale Antwort. Und die geben wir ungern. Wenn Sie also wissen möchten, ob eine Cloud- oder On-Premises-Lösung für Ihr Unternehmen geeigneter ist, dann wenden Sie sich bitte an uns. Wir beraten Sie gerne: Kontakt zu DocuScan

Über den Autor:

Michael Bollig beschäftigt sich bereits seit 1986 mit dem Thema Dokumenten Management und gilt als Pionier in diesem Bereich. Er ist Begründer der DocuScan GmbH und seit 1999 als Geschäftsführer für die Bereiche Marketing und Vertrieb verantwortlich. Durch seine langjährige Erfahrung und seine ausgezeichneten Kontakte ist er einer der absoluten Experten auf seinem Gebiet.

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