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meteor Personaldienste AG & Co. KGaA

Personal­verwaltung von seiner anspruchsvollsten Seite.

meteor Personaldienste ist auf die Überlassung gewerblich-technischen Personals spezialisiert. Um über 18 Niederlassungen hinweg Ordnung in die große Anzahl von Personaldaten zu schaffen, wurde eine Lösung gesucht, die nicht nur die vielen, relevanten Daten von internen und externen Mitarbeitern ordnet, sondern auch die nötige Sicherheit bieten, um die hochsensiblen Daten zuverlässig zu schützen.

best practice

Dokumenten­management bei meteor –Rahmen­bedingungen und Lösung

Die meteor Personaldienste setzt circa 2.000 qualifizierte externe Mitarbeiter bei seinen Kunden aus Industrie und Handwerk ein und beschäftigt selbst knapp 140 interne Mitarbeiter. 18 Niederlassungen in ganz Deutschland garantieren regionale Präsenz und damit die Nähe zu Kunden und Mitarbeitern. Zentral verwaltet wird das Unternehmen in Köln. Die räumliche Trennung von Kunden-/Mitarbeiterbetreuung und Verwaltung sowie das an allen Standorten immens hohe Aufkommen an Dokumenten erfordern ein hohes Maß an prozess- und ablageorganisatorischer Effizienz.

 

Die Lösung: DocuWare, implementiert von DocuScan

Zur Realisierung der elektronischen Personalakte wurde DocuWare in das bei meteor führende ERP-System MS Axapta integriert. Das DMS übernimmt die Stammdaten, die in einer auf Axapta basierenden Branchenlösung zur Personalverwaltung namens „Staffing“ erfasst werden. Personenbezogene Papierdokumente werden mittels eines Barcodes oder manuell über eine Eingabemaske mit Personalnummer, Belegart und Datum erfasst, automatisch indiziert und in einem elektronischen Personalarchiv zentral bereitgestellt. Sämtliche personenbezogenen Dokumente werden so automatisch der jeweiligen Personalakte zugeordnet und sind am Arbeitsplatz der zugriffsberechtigten Mitarbeiter direkt digital verfügbar.

Ob Urlaubsantragsverfahren, Vertragsverwaltung, unternehmensweite Postverteilung oder die Finanzbuchhaltung: Für alle relevanten Prozesse wurden effiziente Workflows eingerichtet, die es allen Mitarbeitern einfach machen, sich ganz und gar auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.

Die Vorteile:

  • Transparente Prozesse
  • Sinkende Kosten
  • Zugriff via Webzugang

 

Die Aufgabe:

  • Abbau des Papierarchivs
  • Zentraler Dokumenten-Pool
  • Integration in Microsoft Axapta
  • Dokumenten-Workflows
„Durch den Einsatz des zentralen Dokumenten-Pools wurden die Prozesse im Haus deutlich beschleunigt. Wir können beispielsweise die Ressourcen unserer Mitarbeiter besser nutzen, da Ablagetätigkeiten und zeitintensive Recherchen passé sind.“
Andreas Schmincke, Vorstandsmitglied meteor Personaldienste Köln
Die ausführliche Case Study zum Dokumenten­management von meteor:

 

Fallstudie herunterladen

+49 (2235) 97898-60
info@docuscan.de