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Stadt Bad Honnef

Kunden­freundliche Workflows für Bad Honnef

Platzmangel und der Wunsch nach einer höheren Qualität bei Auskünften waren für die Stadt Bad Honnef ausschlaggebend dafür, ein Dokumentenmanagement-System einzuführen. Heute können die Mitarbeiter des Bürgerbüros beispielsweise auf Knopfdruck ca. 150.000 elektronisch archivierte Karteikarten und Ausweisanträge einsehen. Sie haben jetzt mehr Zeit, sich dem Bürger zu widmen.

best practice

Dokumenten­management der Stadt Bad Honnef – Rahmen­bedingungen und Lösung

Bis zum Jahre 2001 wurden sämtliche Anfragen und Anträge auf Papier in einem dafür vorgesehenen Archiv untergebracht. Dies bescherte den Mitarbeitern umständliche Suchaktionen und lange Wege von Büro zu Büro. Eine Unmenge von dezentralen Archiven sowie falsch abgelegte Dokumente sorgten für zusätzliche Verwirrung und lange Wartezeiten bei den Bürgern.

Als dann im Juli 2001 das Einwohnermeldeamt einem Bürgerbüro weichen sollte, war für die umfangreichen Papierablagen kein Platz mehr vorhanden. Schnell fiel die Entscheidung, die vorhandenen Dokumente – rund 90.000 Karteikarten sowie etwa 35.000 Anträge für Pass- und Personalausweise – elektronisch zu archivieren. Damit sollte das Platzproblem behoben werden, sowie die Daten schneller und einfacher zur Verfügung stehen.

 

Die Lösung: DocuWare, implementiert von DocuScan

Das Dokumentenmanagement-System DocuWare wurde aufgrund des guten Preis-Leistungs-Verhältnisses und der Integrationsmöglichkeiten in bestehende Programme ausgewählt.

Durch die elektronische Archivierung mit DocuWare wurde das immense Papierarchiv beseitigt. Die Suche nach einem Dokument verläuft nun schnell und auch aus Fachanwendungen reibungslos. Die berechtigten Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf die aktuellste Version eines Dokuments.
Auch der Zeitaufwand für die Installation des DMS war gering: Die Konzeption nahm circa eine Woche in Anspruch, für den Start waren je ein Tag Installation und Schulung ausreichend. „Das einzige, was uns negativ in Erinnerung geblieben ist, sind die blutigen Finger beim Entklammern der Papierunterlagen“, schmunzelt der Projektleiter.

Die Vorteile:

  • Deutliche Reduzierung des Suchaufwands
  • Schnellerer und einfacher Informationsfluss
  • Bessere Dienstleistungen für die Bürger
  • Kostenersparnis

 

Die Aufgabe:

  • Platzsparende und übersichtliche Archivierung von Dokumenten
  • Verkürzung der Such- und Ablagezeiten
„Die Administration des DMS erfordert nicht so viel Aufwand wie ursprünglich gedacht. [...] Vorteilhaft ist auch, dass mit dem DocuWare INTERNETSERVER ohne Kenntnis von HTML usw. gearbeitet werden kann.“
Jörg Harperath, Projektleiter, Stadt Bad Honnef
Die ausführliche Case Study zum Dokumenten­management der Stadt Bad Honnef:

 

Fallstudie herunterladen

+49 (2235) 97898-60
info@docuscan.de