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Stadt Troisdorf

Mehr Zeit für den Bürger.

Neue gesetzliche Rahmenbedingungen und der Wunsch nach mehr Bürgernähe veranlassten die Stadt Troisdorf dazu, sich auf die Suche nach einem Lösungsanbieter zu begeben. Dieser sollte abteilungsübergreifende Workflows beschleunigen und gleichzeitig ein Schnittstellenmanagement anbieten, das vorhandene Buchhaltungs- und Finanzsystem integriert. Sie fanden: DocuScan.

Stadt Troisdorf
best practice

Dokumenten­management für Troisdorf –Rahmen­bedingungen und Lösung

Die Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NFK) bedeutete für Städte nicht nur die doppelte Buchführung, Doppik, sondern auch ein umfangreicheres Berichtswesen. Immer einen Schritt voraus, setzte die Stadtverwaltung Troisdorf diese Vorgaben bereits 2007 um und führte die Finanz-Software newsystem kommunal ein. Zeitgleich sollten weitere Ziele verfolgt werden: die elektronische Rechnungsbearbeitung, abteilungsübergreifende und digitale Rechnungsprüfungs-Workflows sowie die Archivierung aller Steuerbescheide.

 

Die Lösung: DocuWare, implementiert von DocuScan

Heute wird in der Stadtverwaltung Troisdorf vollständig auf Papier verzichtet. In der zentralen Poststelle werden die eingehenden Rechnungen gescannt, einem Kreditor zugeordnet und verschlagwortet sowie um zusätzliche Informationen wie das zuständige Fachamt ergänzt.

30.000 Steuerbescheide pro Jahr werden zentral archiviert und stehen – bei Rückfragen der Bürger – platzsparend digital und sofort zur Verfügung. Zudem können heute 45.000 Eingangsrechnungen abteilungsübergreifend und schnellstmöglich bearbeitet werden. Auch das Rechnungsprüfungsamt konnte einfach in die Digitalen Prozesse eingebunden werden.

Die Vorteile:

  • Keine Papierablagen
  • Besserer Bürgerservice
  • Höhere Arbeitseffizienz
  • Einhaltung der Skontofristen

 

Die Aufgabe:

  • Zentraler Dokumenten-Pool
  • Eingangsrechnungs-Workflow
  • Prozesse optimieren
  • Integration mit newsystem kommunal
„Wir mussten auf ein neues Finanzverfahren umsteigen. Im Rahmen dieser Umstellung ist ein komfortables System für die Rechnungsbearbeitung entstanden [...] und das zu einem finanzierbaren Rahmen. “
Stefan Dierker, Sachgebietsleiter des IuK Service der Stadt
Die ausführliche Case Study zum Dokumenten­management der Stadt Troisdorf:

 

Fallstudie herunterladen

+49 (2235) 97898-60
info@docuscan.de