Was kostet mich ein DMS, Herr Bollig?

Was kostet mich ein Dokumentenmanagement System, kurz DMS, wollte Bloggerin Susanne Neumann vom Geschäftsführer der DocuScan, Michael Bollig, wissen. Und bekam eine Antwort, die über die Preisgestaltung von Dokumentenmanagement weit hinaus ging. Ein Interview, das zu einer Lehrstunde zum Thema DMS geriet.

Bloggerin: Was kostet mich ein DMS, Herr Bollig?

M. Bollig (schmunzelt): Genauso gut könnten Sie fragen: Was kostet ein Auto? Dann sagt der Autoverkäufer: Ja, was wollen Sie denn für ein Auto? Wollen Sie ein großes, ein kleines, ein grünes, ein gelbes … Und dann geht das los mit dem Interieur und dem Exterieur. So ähnlich verhält sich das auch bei Dokumentenmanagement-Lösungen. Die Kernfrage ist die Art des Lizenzerwerbs oder des Erwerbs der Nutzungsrechte. Man kauft heute ja keine Software, sondern man kauft die Erlaubnis eine Software zu nutzen. Deswegen muss man eingangs erst einmal die Frage stellen: Wie möchten Sie denn die Software in Ihrem Unternehmen nutzen?

Welche Möglichkeiten gibt es denn da?

Es gibt die Möglichkeit, Dokumentenmanagement als Service zu nutzen, das nennt man „Software as a Service“, kurz SaaS. Das sind Online-Lösungen – also Dokumentenmanagement in der Cloud. Das heißt, Sie verbinden sich online mit dem System, das auf externen Servern betrieben wird. Wir nutzen hier die Microsoft Azure Rechenzentren in Europa.

Dann haben wir die „On Premise“-Varianten, das sind einmalige Kauflizenzen, die Sie bei Ihnen im Hause installieren. Sie kaufen einmalig das Recht, die Software auf Ihren eigenen Geräten dauerhaft zu nutzen. Das System wird auf Ihrem eigenen Server oder bei Ihrem Hoster installiert.

Und dann haben wir noch das Modell der so genannte „Subscription“-Lizenz. Das ist so ein Mittelding: Da erwerben Sie nicht die klassische Lizenz plus flankierendem Service und Wartung, sondern Sie zahlen einen jährlichen festen Preis für die Software.

Aber installieren die Software inhouse?

Genau. Und für die Wartung und Pflege dieser Hardware sind Sie selber verantwortlich.

Was habe ich überhaupt davon, in ein DMS zu investieren?

Im Durchschnitt amortisiert sich die Investitionen in ein DMS in acht bis 12 Monaten. Danach liegt die Einsparung zu 100% auf Seiten des Kunden. Sie profitieren von weniger Zeitaufwand bei der Erfassung von Daten, kürzeren Freigabeprozessen und Abläufen und dem schnellen Finden von Dokumenten. Weiterer Nutzen entsteht aber auch durch die Vermeidung papiergebundener Ablagen, entsprechender Räumlichkeiten, Wegfall von Kopien und Ausdrucken. Sie erfüllen rechtliche Anforderungen – Stichwort: elektronischer Rechnungsempfang – erhöhen den Cashflow und haben eine viel größere Transparenz, was den Dokumentenbestand und die Prozesse angeht. Letztendlich werden die hochqualifizierten Mitarbeiter entlastetet, Wachstum mit gleicher Mitarbeiter Anzahl wird ermöglicht und frei werdende Kapazitäten werden besser genutzt.

Cloud oder On Premise?

Und was empfehlen Sie nun, die Inhouse- oder die Cloud-Lösung? 

Das ist eine der wichtigsten Fragen, die man erstmal beantworten muss: Gehe ich überhaupt in die Cloud oder nicht? Wenn ich etwas einscanne, möchte ich dann, dass das digitale Dokument auf meiner eigenen Festplatte landet, innerhalb meines Netzwerkes, oder gebe ich es nach draußen in die Wolke und nutze die Vorteile, wie: vermeintlich günstiger, einfacher, ich brauche keinen eigenen Server, keinen Administrator – das sind alles Entscheidungsmotive. Erstens.

Das zweite Thema bei der Entscheidung für die Cloud-Lösung ist die Qualität der Internetanbindung. Hab ich in meinem Unternehmen überhaupt die Bandbreite, um die Cloud-Lösung ordentlich zu nutzen, weil da ja Datentransfers stattfinden, in die eine und in die andere Richtung.

Und drittens: Kann ich mit einer Cloud-Lösung funktional das erreichen, was ich mit einer Inhouse-Lösung erreichen kann? Stichwort: Integration. Die Anbieter von Cloud-Lösungen müssen natürlich dafür sorgen, dass ihre Daten sicher sind. Hierzu müssen sie ihre Systeme nach außen abschotten, was die Möglichkeiten der Integration naturgemäß einschränkt.

Das sind die drei Kernfragen, die wir dem Kunden stellen, wenn es um Cloud oder on premise geht.

Wie zuverlässig ist denn eine Cloud-Lösung? Wie sind Ihre Erfahrung?

Die Ausfallsicherheit ist das vierte Thema. Mutmaßlich ist die Cloud ausfallsicher. Aber in Wirklichkeit gibt es natürlich Ausfälle. Die Ausfallsicherheit der Cloud-Server, mit denen wir arbeiten, wird testiert auf 99,2 oder sogar 99,8 Prozent. Darüber hinaus bietet unsere Cloud-Lösung ein zusätzliches Backup-Konzept: DocuWare Request, das ist eine schlüsselfertige Lösung, mit der sie Ihre Daten offline verfügbar machen können. DocuWare Request ist auch in den Kosten für eine Cloud-Lösung inkludiert. Ihr eigener Server im Keller kann natürlich auch ausfallen, wenn Sie die Inhouse-Lösung haben. Da greifen dann Ihre eigenen Sicherheitskonzepte, da haben Sie die Ausfallsicherheit also selber in der Hand.

Nochmal anders gefragt: Für wen bietet sich was an?

Tja, das hängt von ganz vielen Dingen ab. Unsere Cloud-Lösung für Einsteiger ist zum Beispiel ganz schnell verfügbar! Wenn ein Kunde kommt und sagt: Ich will die Software mieten, dann kann ich dem sagen: Kein Problem, in fünf Minuten steht dein Docuware-System.

Das heißt, Vorteil der Online-Lösung ist schonmal der, dass das System ganz schnell verfügbar ist.

Ja. Und aufgrund des großen Problems, dass am Markt zu wenig Fachkräfte existieren, die so ein System auch einrichten und betreuen können, gehen die Hersteller immer mehr dazu über, basierend auf ihren Online-Lösungen on top noch vorkonfigurierte Lösungen anzubieten. Das heißt, Sie kriegen als Cloud-Kunde nicht nur in wenigen Minuten das Dokumentenmanagement-System, sondern Sie können dann auch gleich entscheiden, ob Sie auf eine von mehreren vorkonfigurierten Lösungen setzen mögen. Das DMS hat dann schon Grundkonfigurationen im Bauch – fertige Archive oder vielleicht auch schon fertige Workflows. Sie können also nicht nur sofort mit einem Dokumentenmanagement starten, sondern zum Beispiel mit einem Dokumentenmanagement für Buchhaltung oder mit einem Dokumentenmanagement für Personalmanagement oder, oder …

Welche vorkonfigurierten Lösungen bieten Sie an? 

Wir bieten aktuell vier Lösungen an: Bei uns gibt es die fertige Eingangsrechnungsverarbeitung, es gibt die digitale Personalakte, also eine Lösung zur Ablage von Personaldokumenten und auch schon sechs oder sieben fertige Workflows dazu. Drittens haben wir jetzt ganz neu eine vorkonfigurierte Lösung zur so genannten „Smarten Dokumentenorganisation“, sowie viertens unseren Signatur Service für die Anbindung von externen Signatur-Dienstleistern.. 

Was ist das?

Das ist ein allgemeinerer Ansatz, also nicht auf ein spezielles Thema zugeschnitten. In dem enthaltenen Archiv können sie Ihre ein- und ausgehenden Dokumente einfach und sicher unter verschiedenen Kategorien und Schlagworten ablegen. Über smarte Workflows können die dann an Kollegen verteilt und mit Aufgaben zur Erledigung versehen werden. Die Bearbeitung überwacht das System. Ziemlich clever und einfach.

Smartes Dokumentenmanagement

Und was kostet so ein smartes Dokumentenmanagement System?

Bei den Cloud-Lösungen sind immer alle Funktionen bereits enthalten, es gibt eigentlich nur zwei Faktoren, die den Preis bestimmen und die wir jeweils in Paketen anbieten: die Anzahl der Benutzer und der benötigte Speicherplatz. Das kleinste Paket mit 20 Gigabyte (GB) Cloudspeicher und vier Benutzern gibt es bereits für gerade einmal 49 Euro pro Benutzer im Monat.

Und die Buchhaltung- oder Personalmanagement-Lösungen?

Die kosten gar nichts. Also nichts extra. Man entscheidet sich bei uns für ein Basis-, Professional- oder Enterprise-Paket – im Prinzip abhängig von der Zahl der User. Preislich ist das weitestgehend identisch: Sie können eine „DocuWare Cloud Base“-Lizenz erwerben und nehmen dann so viele Client-Lizenzen dazu, dass Sie irgendwann bei der Professional-Lizenz landen. Oder Sie packen noch mehr Lizenzen und Speicherplatz drauf, dann kommen Sie irgendwann bei Enterprise raus. Das tut sich rechnerisch nichts.

Für wie viele Dokumente reicht der Archivspeicher, der im Basispaket schon mit drin ist?

Das kommt darauf an, was und wie Sie archivieren. Natürlich sollten Sie Dokumente optimiert ablegen, zum Beispiel sollten sie Bilder nicht gerade mit besonderer Farbbrillianz einscannen. Klassisch kommen Sie bei einem 300 dpi-Scan Schwarz-Weiß bei normalem Schreibverkehr auf Speichergrößen zwischen 40 und 50 Kilobyte (kB) fürs Blatt. Rechnerisch kommen Sie dann bei einem Gigabyte Speicher auf ca. 20.000 Dokumente! Im Basispaket sind bei uns 20 GB drin, macht 400.000 Dokumente. Ein dicker Leitzordner fasst theoretisch bis zu 600 Blatt Papier, im Durchschbitt sind rund 350 Blatt drin. Dann bekommen Sie immer noch mehr als 1000 Ordner auf 20 GB untergebracht … Das ist schon eine Hausnummer.

Also nochmal zusammengefasst: Was bekomme ich bei einer Cloud-Lösung für meine Geld?

Den Betrieb der Server, das Installieren und Bereitstellen der Software und auch das ganze Thema Datensicherung ist in diesen Cloud- oder Mietpreisen alles inkludiert. Auch zusätzliche Funktionalitäten in Form von Modulen und die Nebenkosten, was den Betrieb, die Sicherung und Pflege der Systeme angeht, das ist heute alles in den Mietpreisen eingebaut.

Und alles, was bei einer Cloud-Lösung inkludiert ist, muss bei der On Premise-Lösung kostenpflichtig erworben werden: die Server-Komponenten, Client-Lizenzen, Module, die ERP-Integration – gar, wenn sie schlüsselfertig ist, ein so genannter Konnektor – das sind bei On Premise-Lösungen in der Regel immer kostenpflichtige Zusatzleistungen oder Module.

Konnektoren für die ERP-Integration

Was können Module und Konnektoren?   

In jedem Unternehmen gibt es unterschiedliche Anwendungen und Systeme, die an das DMS angebunden werden sollen. Hierzu gibt es, je nach Bedarf, unterschiedliche Schnittstellen, mit denen wir das realisieren. Wenn Sie zum Beispiel die direkte Archivierung von E-Mails aus Ihrem Mail-Programm wünschen, dann gibt es dafür fertige E-Mail-Konnektoren. Es gibt Szenarien, bei denen sollen Barcode gelesen oder Daten aus anderen Datenbanken ergänzt werden. Hierzu gibt es dann wieder spezielle Module wie „Barcode und Forms“ oder „Autoindex“, mit denen wir das erreichen können. Es gibt sogar ein Modul, mit dem Sie Dokumente direkt aus Ihrer bestehenden Anwendung aufrufen können, das heißt „Smart Connect“.

Was macht dieses Smart Connect genau?

Knöpfe in Ihrem ERP-System einblenden, über die Sie aus der ERP-Anwendung heraus Dokumente direkt aufrufen können. Bei den funktionell erweiternden Modulen gibt es dann auch die entsprechenden ERP-Integrationsmodule – Connect to Navision, Connect to SAP, Connect to Sage … – das sind in der Regel immer kostenpflichtige Module, auch Connect to Datev …

Und die sind bei DocuWare in der Cloud-Lösung alle mit drin und müssen in der On Premise-Variante alle extra zugekauft werden?

Das stimmt zwar so, man kann das aber auch andersherum sehen: In den meisten Fällen benötigen wir ja gar nicht alle Funktionen bzw. Module, bezahlen diese in der Cloud aber im Grunde alle immer mit. Die ERP-Schnittstellen zu DATEV, SAP usw. sind außerdem auch bei der Cloud-Lösung kostenpflichtig.

Wie sieht es mit Consultig- und Schulungskostens aus?

Die haben Sie auch mit einer Cloud-Lösung … außer Sie arbeiten sich selber ein. Software wird heute immer intuitiver und vermittelt erstmal den Eindruck, man könne das auch alles selber einrichten –  was auch zu einem gewissen Grad stimmt. Aus unserer Sicht fehlt dann aber meistens das organisatorische Konzept. Wir haben in über 20 Jahren als Experten hier natürlich einen riesigen Erfahrungsschatz und wissen genau, was sinnvoll ist und was nicht, bzw. wie man bestimmte Themen umsetzt. Wenn das Grundkonzept nicht stimmt, bringt Ihnen die beste Software nichts. Das können Unternehmen ohne spezialisierte Fachkräfte nicht selbst leisten. Um bei dem Vergleich zum Auto zu bleiben: Würden Sie in das Auto, mit dem Sie jeden Tag fahren wollen, die Bremsanlage mit Hilfe eines Handbuchs oder YouTube-Videos selber einbauen?

Wenn das Grundsystem einmal steht und fachgerecht umgesetzt ist, können unsere Kunden das System auch selber pflegen und erweitern. Dann ergibt das auch wieder Sinn.

Benutzer-Lizenzen

Kommen wir zur On Premise-Variante. Wie setzt sich da der Preis zusammen?

Es gibt erstmal eine Kauflizenz für eine Server-Komponente. Bei DocuWare gibt es drei Server: Die „Base“, die „Professional“ und die „Enterprise“-Variante. Das sind keine Server im Sinne von Hardware, sondern das sind die Grundlizenzen. 4.950 Euro kostet zum Beispiel der DocuWare Professional Server, den wir fast immer verkaufen. Das ist bei uns der erste Preis.

Dazu kommen die entsprechenden Benutzerlizenzierungsvarianten. Da gibt es auch wieder unterschiedliche Lizenz-Modelle: das „named licence“-Verfahren, also eine Namenslizenz, oder das „concurrent licence“- also konkurrierende Verfahren. Bei der Namenslizenzierung wird einer bestimmten Person eine Lizenz für die Nutzung der Software zugewiesen.

Die hat also eine persönliche Lizenz, die ist auf sie zugelassen und nicht übertragbar.

Damit kann sie so oft und so viel mit der Software arbeiten, wie sie mag. Beim konkurrierenden Lizenzverfaren teilen sich mehrere User eine Lizenz. Sie können – theoretisch –  mit einer konkurrierenden Lizenz 1000 Leute bedienen. Von denen kommt aber ausschließlich immer nur einer an das System. Dann gibt es noch ein drittes Lizenzmodell, das sind abgespeckte Lese- oder „read only“-Lizenzen. Die gibt es bei uns speziell nur als „Flat Licence“ für beliebig viele Benutzer  – also einmalige Kosten. Ich weiß von Wettbewerbern, die verkaufen auch einzelne Leselizenzen. Die kosten dann sehr wenig und sind ähnlich wie named licence im Projekt platziert.

Was heißt Leselizenz?

Unsere Leselizenz berechtigt zum Recherchieren in den Archiven, zum Öffnen und Anzeigen der Dokumente und zur reaktiven Arbeit mit den Dokumenten. Reaktiv heißt drucken, herunterladen etwas per E-Mail verschicken … Was diese Lizenz nicht kann, ist etwas zu archivieren, zu indexieren, Annotationen aufzubringen. Alles was Ablage und Änderungen der Dokument bedeutet, erfordert immer einen vollen Zugriff.

Welche Abteilungen können in einem Unternehmen klassischerweise am besten mit einer Leselizenz arbeiten?

Das kann man so nicht sagen. Wir haben abteilungsübergreifend immer Heavy-User – also Benutzer, die viel mit dem DMS machen, die scannen, ablegen … Buchhaltungsmitarbeiter sind zum Beispiel normalerweise Heavy-User. Und dann gibt es abteilungs- und auch funktionsübergreifend eine sehr große Benutzergruppe im Unternehmen, die nicht selber archiviert, aber aufgrund ihrer Berechtigungen und ihrer Aufgaben Zugriff auf die – in unserem Beispiel – Buchhaltungsdokumente braucht, und das zu 90 Prozent nur reaktiv. Für die Rechnungsprüfung zum Beispiel, für die sind Leselizenzen ausreichend.

Und was kosten die Client-Lizenzen mit Vollzugriff?

Die sind in der Regel mengenmäßig gestaffelt. Die Anbieter machen diese namens- und/oder konkurrierenden Lizenzen abhängig von der Menge, die gekauft wird. Wenn Sie 50 Lizenzen kaufen, bekommen Sie natürlich einen besseren Preis, als wenn Sie 10 Lizenzen kaufen. Bei uns fängt eine Namenslizenz bei einer On-Premise-Lösung preislich bei um die 400 Euro an und bei der maximalen Ausbaustufe laden Sie dann letztlich bei 200 Euro pro Benutzer.

Was kostet die Integration des DMS ins bestehende ERP-System?

Eine Integration in ein ERP-System umfasst immer grundsätzlich vier Themenbereiche: Erstens die Übernahme von Ausgangsdokumenten – also Dokumentenarten die aus dem ERP-System kommen und archiviert werden wollen, also zum Beispiel Ausgangsrechnungen. Zweitens die Verarbeitung der Eingangsdokumente, also von externem Beleggut. Drittens den integrierten Dokumentenvorgangs- oder Geschäftspartner-Aufruf, also aus dem ERP-System Dokumente, Vorgänge oder ganze Akten aufrufbar zu machen. Das ist das, was die meisten unter Integration verstehen. Und viertens – meiner Meinung nach auch ein sehr wichtiger Aspekt – die so genannte Konsistenz-Prüfung, also die Vollständigkeitskontrolle, bzw. der Abgleich zwischen Archiv und ERP-System. Sprich zu kontrollieren: Ist auch wirklich alles da, was gebucht ist, oder gibt es Papier im Archiv, wo die Buchung fehlt?  

Also was kostet die Integration ins ERP-System mit diesen vier Komponenten?

Das ist sehr schwer zu beantworten, das ist eine Range an Preisen, abhängig vom ERP-System, abhängig vom Funktionsumfang des Konnektors, vor allem aber von der Entwicklungsarbeit, die in dem Konnektor steckt. Einen SAP-Konnektor zu entwicklen ist viel aufwendiger, als die Entwicklung beispielsweise eines „Connect to Navision“. Jedenfalls kostet im On Premise-Bereich der Konnektor immer etwas, also je nach Entwicklungsaufwand irgendwas zwischen 3.000 und 15.000 Euro.

Zusammengefasst: Die On Premise-Lösung kostet die Server-Komponente, Client-Lizenzen, die Konnektoren und funktionellen Module.

Und dann kommen die Neben- oder Zusatzkosten für Service, Pflegeverträge, die Hardware, die Datensicherung, Schulung und der ganze Themenkomplex der Updates und Aktualisierung dazu.

Web-basierte Lösung

Was kostet eine Stunde Schulung für einen Mitarbeiter?

Wir machen es dem Kunden einfach, bei uns bekommt der immer denselben Stundenpreis. Andere machen es differenzierter. Da gibt es eigene Preise für die Projektmamager, eigene für die Schulung, für Schrauber … Bei uns kostet jede Stunde 130 Euro und jeder Tag 1040 Euro. Egal, welche DocuScan-Mitarbeiterin oder welchen Mitarbeiter Sie buchen.

Und wie lange schulen Sie, bis die Mitarbeiter Ihres Kunden es verstanden haben? Gibt es da einen Erfahrungswert?

Früher hat man drei Tage Usertrainig gemacht, heute schult man die Mitarbeiter in wenigen Stunden. Da ist der Vorteil der Browser- oder Web-basierten Programme zu nennen.

Das bedeutet, das Programm wird nicht installiert, sondern man ruft es in der gewohnten Benutzeroberfläche des Browsers auf.  

Genau. Egal, ob Sie bei uns eine Cloud-Lösung haben oder On Premise kaufen, die Client-Oberfläche ist eine „Web-“ oder auch „Browser-basierte“ Applikation, wie man das nennt – und demnach bei dem Thema Erlernen der Software sehr, sehr einfach und leicht. Der Schulungsaufwand für einen normalen Benutzer, der damit arbeitet, liegt zwischen ein und zwei Stunden, dann hab ich den ganzen Webclient erklärt. Der große Vorteil der Webclients ist aber vor allem, dass sie Kosten sparen bei der Pflege und Aktualisierung der Software. Weil bei einer Server-Aktualisierung immer auch die Webclients mit aktualisiert werden. Wenn ich zum Beispiel auf DocuWare 7.4 update, werden alle Clients automatisch auch auf 7.4 aktualisiert, das muss ich nicht mehr an jedem Benutzerrechner einzeln machen.

Server-Varianten

Sie sagten vorhin, den Professional Server verkaufen Sie am häufigsten. Was kann der?

Alles. Und was Sie mit dem nicht machen können, dafür brauchen Sie einen Enterprise Server. Der bietet mehr Funktionen über den Professionals Server hinaus, wie zum Beipiel Hochsicherheitsarchive, verschlüsseltes Speichern von Dokumenten, Load-Balancing – da können Sie ein DocuWare-System auf mehreren Servern verteilen und einen Lastenausgleich machen. Wenn ein Server in die Knie geht, dann zieht DocuWare freie Serverkapazitäten eines Zweit- und Drittservers heran. „Clustering“ sagt man auch dazu.

Welche Kunden kaufen den Enterprise Server?

Die großen. Oder auch Kunden, die sich entscheiden, mit DocuWare Richtung Personalmanagement zu gehen. Da kommt sehr schnell die Frage nach dem Datenschutz auf. Verschlüsselung von Dokumenten funktioniert nur mit dem Enterprise Server.

Aber die normale rechtskonforme Aufbewahrung von Dokumenten ist auch mit dem Professional Server möglich?

Das hat damit nichts zu tun! Die rechtskonforme Archivierung setzt den ordnungsgemäßen Betrieb der Software voraus. Das ist ein völlig anderes Thema. Sie sind verpflichtet, Ihr DocuWare so zu betreiben, dass es den rechtlichen Anforderungen genügt. Das schaffen Sie mit allen drei DocuWare-Servern.

Das ist auch nicht, wie häufig angenommen wird, eine Eigenschaft der Software, sondern ist vielmehr davon abhängig, dass man die Software richtig einrichtet und dokumentiert. Hier gibt es ganz klare Vorschriften.

Und wie sieht es mit der Datensicherheit aus?

Auch das ist eine Frage der Einrichtung und der generellen Infrastruktur der Kunden. Die meisten unserer Kunden setzen heute auf virtualisierte Systeme. Das bietet Vorteile bei der Sicherung und der Wiederherstellung durch z.B. regelmäßige Snapshots usw.. Häufig werden DMS Systeme in dem Rahmen auch über mehrere physische Server gespiegelt, um ein Höchstmaß an Ausfallsicherheit zu gewährleisten. Das ist sehr individuell. Unsere Software ist da sehr kompatibel und bietet keine Einschränkungen, was viele unserer Kunden schätzen.

Ist denn auch die Art der Datensicherung eine Kostenfrage?

Das ist ganz klar eine Kosten- und Komfortfrage, wie Sie Ihr Ausfallszenario in Ihrem Betrieb organisieren. Es ist ja schon alleine ein Unterschied, ob ich eine Platte pro Woche zur Datensicherung brauche oder täglich eine …

Haben wir jetzt alles für den Gesamtpreis beisammen?

Sie brauchen zum Betrieb einer Software on premise noch einen Datenbank-Server. Wir setzen auf drei Datenbanken auf, die wir nativ unterstützen: Auf MySQL – die ist im Lieferumfang dabei –, auf den MS SQL-Server – das ist die weit verbreitete Datenbanklösung von Microsoft, davon gibt es auch noch eine kostenfreie aber sehr eingeschränkte Version – oder Oracle als Datenbank-System. Aufgrund der engene Zusammenarbeit zwischen DocuWare und Microsoft empfehlen wir den MS SQL Server, den viele Unternehmen bereits einsetzen. Den können wir auch zusammen mit den DocuWare Lizenzen sehr günstig anbieten.

Wie sieht es bei der On Premise-Lösung mit Kosten für Service, Wartung und Updates aus?

Wir leisten kostenlosen Service bei Kunden, die einen Wartungsvertrag haben. Also kostenfreie Unterstützung bei Störungen. Das ist der Service-Bestandteil eines Wartungsvertrags. Wenn Sie keinen haben, ist die Behebung einer Störung kostenpflichtig, z.B. wenn Ihr DocuWare System nach einem Windows Update streikt. Die kostenfreie Bereitstellung von aktuellen Versionen für den Kunden ist der andere Bestandteil des Wartungsvertrags. Auch das ist normalerweise kostenpflichtig, wenn man keinen Wartungsvertrag hat. Kunden mit Wartungsvertrag werden Aktualisierungen kostenfrei bereitgestellt – nur die Bereitstellung, nicht die Installation der aktuellen Version. Der Preis für die Updates – wenn Sie keinen Wartungsvertrag haben – sind abhängig davon, wie alt Ihre Version – Ihr Release – ist, pro Release 20 Prozent. Wenn Sie also ein DocuWare 7.0 haben und aktuell gibt es jetzt DocuWare 7.3, dann müssen sie 60 Prozent Ihres Preises nochmal berappen, wenn Sie ein Update haben wollen. Also spätestens nach vier, fünf Releases können Sie die Software neu kaufen. Wenn Sie keinen Wartungsvertrag haben.

Was_kostet_ein_DMS?
Vergleich der Kostenentwicklung der Lizenzierungsvarianten bei einer angenommenen Projektgröße von € 20.000.
Grafik/Copyright: DocuScan GmbH

Vergleichen wir jetzt nochmal die Kosten für Cloud- und On Premise-Lösung: Ist die Cloud-Lösung günstiger? Eingangs sprachen Sie von „vermeintlich“ günstiger …

Das ist eben mit dem spitzen Bleistift auf Laufzeiten von fünf bis zehn Jahren kalkuliert mitnichten der Fall! Irgendwann kommt der Punkt, da wird die Miete teurer. Bei einer Cloud ist allerdings etwas mehr Leistung drin, weil die Pflege der Infrastruktur mit drin ist, die Datensicherung ist mit drin, das Aktualisieren der Software ist mit drin. Das ist bei einer On Premise-Lösung alles kostenpflichtig. Deswegen kann man das nicht ganz miteinander vergleichen. Und demnach ist die Cloud-Lösung immer ein wenig günstiger.

Und im Vergleich zur Subscription-Lizenz?

Das Subscription-Lizenz-Modell ist der neue Stern am Himmel … wird unheimlich gepusht! Das ist eine Art Mischform: Sie kaufen das System nicht, sondern sie mieten es für einen jährlichen Festpreis, der weit unter den On-Premise-Preisen liegt, und installieren die Software auf ihren eigenen Geräten. Sie kriegen dann jedes Jahr die gleiche Rechnung. Das hat für Unternehmen, die das kaufen, gewissen Vorteile, was die Darstellung und Abschreibung solcher Kosten angeht. Die Idee ist, dass ein Lizensieren einer Software durch das Subscription-Modell für die Kunden einfacher wird. Preiswerter, einfacher, besser abschreibbar, transparenter. Ein Server wird aber auch hier natürlich gebraucht, das Backup usw.

Für die On Premise- und die Subscription-Lösung braucht man also eigene Hardware, was kostet die?

Ein Server ist ja nur ein Computer und da gibt es am Markt genauso die kleine, mittlere, große, grüne, gelbe, blaue Lösung: Wieviel Arbeitsspeicher? Wie groß soll die Festplatte sein? Wie viele Prozessoren sollen sein? Die meisten Unternehmen haben aber eh schon leistungsstarke Hardware da stehen, auf der sich dann auch mehrere virtuelle Server betreiben lassen.

Jetzt raucht mir der Kopf …

Deswegen können Sie bei der Entscheidung für ein DMS in jedem Fall erstmal einen ein- oder zweitägigen Workshop voranstellen – mit den entsprechenden Pro-Kopf-Tage-Preisen –, um erstmal herauszufinden, was überhaupt die Idee ist bei dem DMS-Thema. Vor Angebotserstellung helfen wir unserem Kunden zu verstehen: Was will ich denn überhaupt mit dem Dokumentenmanagement. Erst dann können wir als Autohändler sagen: Du brauchst eine S-Klasse. Oder es reicht eine B-Klasse. Oder ich empfehle dir eine C-Klasse mit Anhängerkupplung und dicken Reifen.

Vielen Dank für Ihre Antworten, Herr Bollig!

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