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Unkompliziertes Beschaffungswesen

Beispiel: intelligenter Bestellungsprozess

Ob das Beschaffen von Bürobedarf, der Einkauf von Maschinen oder das Bestellen der Rohstoffe – das Beschaffungswesen übernimmt eine zentrale Funktion im Betriebsalltag. Umso ärgerlicher, wenn Vorgänge durch dezentrale Archivierung oder schwerfällige Freigabeprozesse unnötig kompliziert und undurchsichtig werden. Eine entsprechende Dokumentenmanagement-Lösung kann Sie dabei unterstützen, dies zu vermeiden.

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Beschaffungsantrag

Der Beschaffungsantrag wird via einem elektronischen Formular gestellt, welches den Dialog startet. Anmerkungen können angefügt werden, und jeder Mitarbeiter, der den Antrag danach bearbeitet, hat vollen Einblick in den bisherigen Ablauf.

Prüfung durch den Vorgesetzten

Die Prüfung durch den Vorgesetzten erfolgt effizient und transparent – ihm liegen Bedarfsmeldung, Beschaffungsantrag und Budgetplanung auf einen Blick vor.

Bearbeitung durch den Einkauf

Die Kollegen im Einkauf erhalten die Freigabe durch den Vorgesetzten. Nun erfolgt die Bestellkontrolle – auch hier haben die Mitarbeiter Zugriff auf Bestands- und Inventurlisten, die zuvor ins System eingespeist wurden.

Angebotsvergleich

Sobald Angebote eingeholt sind und eine Lieferantenauswahl stattgefunden hat, können noch vor der Genehmigung und Freigabe Angebote mit vorangegangenen abgeglichen werden – so haben Sie eine optimale Verhandlungsgrundlage.

Bestellung auslösen

Bei Auslösen der Bestellung wird diese an das zentrale ERP-System übergeben – zuständige Stellen werden informiert und die Bestellbestätigung archiviert.

Wareneingang

Die Ware trifft im Unternehmen ein. Einkauf und andere Abteilungen erhalten hierzu Mitteilungen. Nach Prüfung des Wareneingangs können Menge und Qualität anhand der Lieferscheine per Klick bestätigt werden.

Rückmeldung

Vollständigkeit, aber auch Probleme können jederzeit nachvollzogen werden. Bei zukünftigen Bestellungen also kann wieder verglichen werden – das spart wertvolle Zeit und hilft auch bei der Rechnungsprüfung.

Wir sorgen für Effizienz.

Der intelligente Bestellungsprozess ist nur eines von vielen Szenarien, in denen eine personalisierte Software-Lösung Sie unterstützen kann. Sie fragen sich, wie Dokumentenmanagement in Ihren individuellen Workflow passt? Gern beantworten wir Ihre Fragen.

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Weitere Lösungen

Die Optimierung von Workfllows im Rechnungswesen ist nur eines von vielen Beispielen. Bleiben Sie mit unserer informativen Quartals-Mail auf dem Laufenden!

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Diese Kunden vertrauen uns bereits

Erfahrung sichert Erfolg. Unser Team aus Experten deckt ein weites Spektrum ab, das finden auch unsere langjährigen und zufriedenen Kunden. Nicht nur Großkonzerne, sondern auch zahlreiche Kleinunternehmer und Mittelständler vertrauen auf unsere Beratungsleistungen.