Rechts- und Revisionsicherheit
Der elektronische Datenaustausch ersetzt zunehmend die herkömmliche Papierkorrespondenz. Auch rechtlich werden elektronische Informationen zunehmend papiergebundenen gleichgestellt. Eine Reihe von Gesetzen und Verordnungen stellen E-Mails bereits Briefen gleich. Verträge können per E-Mail geschlossen werden und die elektronische Post hat vor Gericht volle Beweiskraft erlangt. Vorreiter für diesen Trend waren die USA mit dem Sarbanes-Oxley Act (SOX oder SOA). Dieser soll die Transparenz, Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit von Finanzdaten börsennotierter Konzerne regeln.
Gesetzliche Anforderungen werden erfüllt
Auch in Deutschland gibt es ein Reihe von Compliance-Anforderungen, wie HGB, AO (Abgabenordnung), GDPdU(Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie Basel II. Alle diese Gesetze und Verordnungen beinflussen die Verwaltung von E-Mails direkt. Trägt etwa eine E-Mail eine Elektronische Signatur entspechend dem Signaturgesetz, ist sie ein rechtsverbindliches Original. Dementsprechend hat der Anwender sie zentral zu verwalten und langfristig zu sichern. Ebenso müssen steuerlich relevante, per E-Mail verschickte Informationen laut GDPdU in digitaler Form aufbewahrt werden. Betriebe müssen den unmittelbaren bzw. mittelbaren Zugriff seitens der Steuerbehörden langfristig sichergestellen (bis zu zehn Jahren). Weder Unternehmen noch Organisationen werden sich so auf Dauer dem „Compliance-Druck" entziehen können. Die Ausseinandersetzung mit der Archivierung von E-Mails wird ein Muss.
Alle Zertifizierungen im Überblick |
