Alles im Überblick

In jedem Unternehmen gibt es vertragliche Bindungen unterschiedlichster Arten mit verschiedenen Vertragspartnern. Zusätzlich entsteht durch Änderungen, wechselnde Vertragsvereinbarungen und Schriftverkehr ein oft unüberschaubares Dokumentaufkommen, die derzeit aktuellen Vertragsbedingungen, Kosten und Laufzeiten sind meist nur über umfangreiche Recherchen einsehbar. Transparente Kostenaufstellungen und automatische Benachrichtigungen vor Vertragsverlängerungen und Ablauf von Kündigungsfristen fehlen oft vollständig. 

Unsere Vertragsverwaltung hilft bei der Organisation Ihrer Verträge. Mit wenigen Klicks und optional verwendbaren Filterfunktionen ist schnell ersichtlich welche Verträge vorhanden sind, welche Kosten diese verursachen und wann diese automatisch verlängert werden oder gekündigt werden müssen. Automatische Benachrichtigungen warnen rechtzeitig vor dem Vertragsende und/oder Ablauf der jeweils geltenden Kündigungsfristen, die unbemerkte, automatische Verlängerung von Verträgen gehört der Vergangenheit an. Vertragsdaten können jederzeit geändert werden und auf Wunsch einen Freigabeprozess im Unternehmen auslösen.

Alle relevanten Vertragsdokumente lassen sich zudem komfortabel zentral im Archivsystem archivieren und jederzeit einsehen. Der Zugriff auf Vertragsdokumente kann dabei auf Wunsch mehrstufig z.B. anhand der Vertragsart, der Abteilung oder des Betrages geregelt werden.

Vertragsmanagement (Vertragsverwaltung) wird in der Praxis als das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens angesehen und stellt somit eine sowohl globale als auch eine komplexe Unternehmensaufgabe dar. In diesem Zusammenhang ist anzumerken, dass fast alle Abteilungen in einem Unternehmen entlang der Wertschöpfungskette von diesem Thema betroffen sind. Jede Abteilung hat ihre fachspezifischen Anforderungen an das Vertragsmanagement, welche wie folgt aufgeführt sind:

Allgemeine Risiken

• • Umständliches Auffinden von Verträgen
  • Verpassen von Fristen, Vertragsoptionen, Verlängerungen u.s.w.
  • Beachtung der gesetzlichen Vorschriften
  • Ungleicher Informationsstand/fehlende Aktualität
  • Inhaltliche Risiken von Verträgen
  • Verlust von Verträgen/Vertragsbestandteilen
  • Kein übersichtlicher Bearbeitungsprozess
  • Nicht immer transparenter Genehmigungs- /Freigabeprozess
  • Hohe Durchlaufzeiten, kein Vertragscontrolling
  • Bilanz- und Revisionssicherheit (siehe auch interne Revision).

Lösung

• Browser-Zugriff - einfach zu bedienen

• Transparenz und Kontrolle über den gesamten Vertragsbestand inkl. Zugriff
• Beachtung der gesetzlichen Vorschriften
• Automatische Terminüberwachung
• E-Mail Benachrichtigung bei Ereignissen und Fälligkeiten
• Automatische Erfassung von allen Office Dokumenten
• Kurze Implementierung und einfache Administration
• Revisionssicherheit
• integrierte Excel Export Funktion